Zo organiseer je een camping vrijwilligersdag

Een camping vrijwilligersdag loopt soepel als je eerst de mensen en het werk verdeelt en pas daarna materiaal en catering regelt. Begin met uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen, en leg vervolgens werkgebieden, werkzaamheden en teams vast. Reserveer leveringen en afvalafvoer op tijd, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft te controleren en klaar te zetten. Plan ook een korte terreininspectie, want losse materialen, kabels en onduidelijke routes zorgen snel voor vertraging.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Vrijwilligers indelen
2 personen
5
Werkgebieden vaststellen
2 personen
6
Werkzaamheden plannen
2 personen
7
Materiaalbehoefte bepalen
2 personen
8
Leveringen reserveren
9
Afvalafvoer regelen
10
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
11
Boodschappenlijst opstellen
12
Aanwezigheidslijst maken
13
Programma bevestigen
14
Weersvoorspelling controleren
15
Vrijwilligers informeren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Gereedschap controleren
2 personen
19
Materialen klaarzetten
3 personen
20
Terrein inspecteren
2 personen
21
Werkgebieden afzetten
3 personen
22
Partytenten opbouwen
4 personen
23
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
24
Buffet inrichten
3 personen
25
Gereedschap per team verdelen
3 personen
26
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
27
Welkomstbord plaatsen

Event

28
Vrijwilligers ontvangen
3 personen
29
Aanwezigheid registreren
2 personen
30
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
31
Werkteams instrueren
5 personen
32
Terreinwerk uitvoeren
24 personen
33
Pauzedranken uitdelen
2 personen
34
Gereedschap tussentijds controleren
2 personen
35
Werkresultaten controleren
3 personen
36
Hapjes klaarzetten
3 personen
37
Barbecue voorbereiden
3 personen
38
Avondmaaltijd serveren
5 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
41
Koffie en thee serveren
2 personen
42
Bedankwoord uitspreken

Nazorg

43
Servies afwassen
3 personen
44
Buffet afbreken
3 personen
45
Terrein schoon achterlaten
5 personen
46
Afvalcontainers afsluiten
2 personen
47
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
48
Partytenten afbreken
4 personen
49
Gereedschap reinigen
3 personen
50
Gereedschap terugplaatsen
2 personen
51
Koelboxen legen
2 personen
52
Overgebleven eten opslaan
2 personen
53
Materialen retourneren
2 personen
54
Afval laten ophalen
55
Verloren voorwerpen verzamelen
56
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 70
Herbruikbaar bestekaantal 70
Opscheplepelsaantal 8
Scharenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Barbecuesaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Welkomstbord
Routebordenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Naamstickersaantal 60

Sportmateriaal

Scheppenaantal 8
Harkenaantal 8
Snoeischarenaantal 6
Kruiwagensaantal 4
Werkemmersaantal 8
Werkhandschoenenaantal 30
Veiligheidsbrillenaantal 20
Gehoorbeschermingaantal 10
Meetlintenaantal 4
Touwrollenaantal 4
Afzetlintaantal 6

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Afwasborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de werkindeling uiterlijk een week vooraf. Koppel elk team aan één werkgebied en wijs per team iemand aan die gereedschap en voortgang bewaakt.
Controleer de materiaalbehoefte per werkzaamheid, niet alleen per persoon. Leg bijvoorbeeld scheppen, harken en snoeischaren per team klaar en controleer ze vóór de vrijwilligers arriveren.
Regel stroom en verlichting vóór de opbouw begint. Test verlengsnoeren en stekkerdozen en plaats ledlampen of batterijlantaarns op plekken die na het werk of bij het buffet donker worden.
Bereken catering per eetmoment en houd rekening met het aantal aanmeldingen en dieetwensen. Zet dranken enkele uren vooraf koud en gebruik aparte opscheplepels voor verschillende gerechten.
Plan de laatste controle als vast onderdeel van de dag. Loop na afloop alle werkgebieden langs, verzamel gereedschap en servies en controleer of afvalbakken en afvalafvoer geregeld zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een camping vrijwilligersdag?: Begin ongeveer 4 weken vooraf met uitnodigingen en aanmeldingen. Leg uiterlijk 1 week vooraf de vrijwilligersindeling, werkzaamheden, materiaalbehoefte en catering vast.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig per werkgebied?: Werk met teams van ongeveer 4 tot 6 vrijwilligers per werkgebied. Wijs per team één aanspreekpunt aan, zodat vragen en gereedschap niet allemaal bij de organisator terechtkomen.
Wanneer moet je catering en drank voor een vrijwilligersdag regelen?: Bepaal de hoeveelheden zodra de aanmeldingen grotendeels binnen zijn, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Koel dranken enkele uren voor aanvang en richt het buffet pas in nadat de tafels en tenten staan.
Wat controleer je op de ochtend van een camping vrijwilligersdag?: Controleer minimaal 60 minuten voor de start het terrein, de werkgebieden, routeborden, stroom, verlichting en materialen. Maak ook de aanwezigheidslijst klaar en leg gereedschap per team verdeeld neer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.