Zo organiseer je een buurtpicknick zonder gedoe

Begin niet met boodschappen doen, maar met de plek, toestemming en het aantal deelnemers. Reserveer het park, controleer vergunningen en verstuur daarna de uitnodigingen, zodat je dieetwensen en aantallen op tijd kent. Werk vervolgens naar één voorbereidingsmoment toe: eten wassen en snijden, dranken koelen en materialen sorteren. Op de dag zelf bouw je eerst tenten, tafels en stoelen op; daarna richt je de eetplek en spellen in. Houd een alternatief klaar voor regen en wind.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Parklocatie reserveren
2
Vergunningen controleren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Programma bekendmaken
7
Weersverwachting controleren
8
Leveranciers bevestigen
9
Boodschappenlijst controleren
2 personen
10
Boodschappen doen
3 personen
11
Materialen ophalen
2 personen
12
Picknickmaterialen sorteren
2 personen
13
Boodschappen koelen
2 personen
14
Groente en fruit wassen
2 personen
15
Broodjes en beleg klaarzetten
3 personen
16
Salades voorbereiden
3 personen
17
Fruit en snacks verdelen
2 personen
18
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
19
Dranken koud zetten
2 personen
20
Porties dieetvrij houden
2 personen
21
Tafels en stoelen laden
3 personen
22
Locatie inspecteren
2 personen
23
Partytenten opbouwen
4 personen
24
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
25
Versiering ophangen
2 personen
26
Uitgiftepunt inrichten
3 personen
27
Spelmaterialen klaarleggen
2 personen

Event

28
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
29
Bezoekers welkom heten
2 personen
30
Lunchbuffet serveren
4 personen
31
Koffie en thee serveren
2 personen
32
Spelactiviteiten begeleiden
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Afvalbakken legen
2 personen
35
Hapjes aanvullen
2 personen
36
Verlichting inschakelen
2 personen
37
Laatste ronde aankondigen
38
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Voedsel veilig inpakken
3 personen
40
Servies verzamelen
3 personen
41
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
42
Partytenten afbreken
4 personen
43
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
44
Locatie schoonmaken
3 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Materialen drogen en opbergen
2 personen
47
Huurmaterialen retourneren
2 personen
48
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Picknickdekensaantal 12
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 70
Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiemokkenaantal 50
Besteksetsaantal 70
Serveerbordenaantal 12
Serveerschalenaantal 10

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Powerbanksaantal 3

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Ledlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Welkomstbord
Pijlbordjesaantal 6

Sportmateriaal

Frisbeesaantal 4
Voetballenaantal 2
Badmintonsetsaantal 3
Touwtrektouw
Buitenspellenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Herbruikbare doekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag uiterlijk drie weken vooraf om aanmeldingen en sluit de lijst ongeveer één week voor de picknick. Dan kun je porties, stoelen en servies tellen in plaats van op gevoel inkopen.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Leg partytenten, picknickdekens en ledlantaarns klaar, maar spreek ook af wie bij slecht weer beslist over verplaatsen of inkorten.
Maak dieetvrije porties apart en label ze voordat het buffet opengaat. Bewaar gekoelde producten in koelboxen en zet dranken pas op locatie uit, zodat salades en beleg niet onnodig warm worden.
Plan het opbouwen met minimaal drie helpers: één voor tenten en tafels, één voor eten en drinken en één voor pijlbordjes, versiering en spelmateriaal. Reken voor een parkopstelling minstens 60 minuten vóór aanvang.
Vergeet de afronding niet: wijs vooraf twee mensen aan voor het verzamelen van herbruikbaar servies, tafelkleden en spelmateriaal. Loop het terrein na vertrek nog één keer rond en neem afval en losse decoratie mee.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een buurtpicknick organiseren?: Begin vier tot zes weken vooraf met het park reserveren en het controleren van vergunningen. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk drie weken vooraf en verzamel dieetwensen tot ongeveer één week voor de picknick.
Hoeveel eten moet ik inkopen voor een buurtpicknick?: Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen als basis en tel per persoon één hoofdportie plus één kleine snack. Houd voor onverwachte gasten ongeveer 10 procent extra broodjes, fruit en drank achter de hand.
Wanneer moet ik de partytenten en tafels opbouwen?: Plan het opbouwen 60 tot 90 minuten vóór de start, afhankelijk van het aantal tenten en tafels. Zet eerst de tenten stevig neer, daarna de tafels en stoelen en pas als laatste het eten en de versiering.
Hoe houd ik eten koud tijdens een buurtpicknick?: Zet salades, beleg en andere gekoelde producten direct na het boodschappen doen in koelboxen. Vul de koelboxen met koelelementen en haal eten pas kort vóór het eten tevoorschijn; controleer de temperatuur opnieuw als de picknick langer dan twee uur duurt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.