Zo organiseer je een buurtfietstocht

Begin met de route en leg daarna de start- en eindlocatie vast. Controleer vroeg of je een routevergunning, verzekering of afspraken met de eindlocatie nodig hebt. Zodra de route staat, verzamel je aanmeldingen, dieetwensen en vrijwilligers. Plan vervolgens de praktische uitvoering: routekaarten, fietspech, rustpunten, catering en fietsenstalling. In de laatste week fiets je de route opnieuw en volg je de weersverwachting, zodat je niet op de dag zelf voor verrassingen staat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route bepalen en controleren
2 personen
2
Start- en eindlocatie vastleggen
2 personen
3
Routevergunning controleren
4
Reservering eindlocatie maken
5
Verzekering en aansprakelijkheid controleren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers werven
2 personen
10
Begeleiders over de route informeren
2 personen
11
Fietspechprocedure afspreken
2 personen
12
Weersverwachting volgen
13
Route opnieuw fietsen
2 personen
14
Rustpunten controleren
2 personen
15
Deelnemerslijst afronden
16
Routekaarten afdrukken
17
Naamstickers voorbereiden
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Fietsmateriaal verzamelen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

22
Fietsenstalling afzetten
2 personen
23
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
24
Partytenten opbouwen
4 personen
25
Versiering ophangen
2 personen
26
Routeborden plaatsen
3 personen
27
Rustpunt inrichten
2 personen
28
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
29
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
30
Fietscontrole uitvoeren
2 personen
31
Deelnemers ontvangen
3 personen
32
Aanwezigheid registreren
2 personen
33
Route en verkeersregels uitleggen
2 personen
34
Voorste groep begeleiden
2 personen
35
Achterste groep begeleiden
2 personen
36
Rustpunt bemannen
2 personen
37
Water en fruit uitdelen
2 personen
38
Fietspech behandelen
2 personen
39
Finishdeelnemers opvangen
3 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Hapjes serveren
3 personen
42
Koffie en thee serveren
2 personen
43
Afval en lege flessen verzamelen
2 personen
44
Verlichting inschakelen
45
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

46
Routeborden verwijderen
3 personen
47
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
48
Partytenten afbreken
4 personen
49
Servies afwassen
2 personen
50
Locatie schoonmaken
3 personen
51
Materialen controleren en drogen
2 personen
52
Geleende materialen retourneren
2 personen
53
Routeborden en linten opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Biertafelsetsaantal 4
Fietsenrekkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkannenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 8
Snijplankenaantal 3
Messen voor bereidingaantal 3

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Portofoonsaantal 6
Mobiele telefoonladersaantal 4

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 3
Fietsreparatiesetsaantal 2
Reserve binnenbandenaantal 6
Fietsverlichtingaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 12
Fietshelmenaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Routebordenaantal 20
Pionnenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Klembordenaantal 3
Routekaartenaantal 60
Pennensetsaantal 4
Naamstickersaantal 60
Startnummersaantal 60

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasbakkenaantal 3
Sponzenaantal 6
Theedoekenaantal 12
Handdoekenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Fiets de route minstens één keer opnieuw in de laatste week. Controleer niet alleen de afstand, maar ook wegwerkzaamheden, lastige oversteekplaatsen, rustpunten en de plek waar routeborden moeten komen.
Maak de deelnemerslijst enkele dagen vooraf definitief en noteer per deelnemer relevante dieetwensen. Leg routekaarten, naamstickers en informatie voor begeleiders klaar voordat de opbouw begint.
Spreek vooraf af wie fietspech opvangt en wie de achterblijvers begeleidt. Leg per groep een fietspomp, reparatieset en passende reservebinnenbanden klaar en zorg dat de begeleiders elkaar kunnen bereiken.
Regel voor de eindlocatie meer dan alleen zitplaatsen. Zet fietsenrekken af, richt tafels en stoelen in en controleer tijdig of partytenten, koelboxen en verlengkabels beschikbaar zijn.
Volg vanaf enkele dagen vooraf de weersverwachting en bepaal wanneer je een besluit neemt over aanpassingen. Zorg bij wisselvallig weer dat partytenten, fietsverlichting, reflecterende hesjes en EHBO-koffers direct beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een buurtfietstocht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de route, locaties, vergunningen en verzekering. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en rond de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen voor vertrek af.
Hoe bepaal ik een geschikte route voor een buurtfietstocht?: Fiets de route vooraf en opnieuw in de laatste week. Controleer kruisingen, wegwerkzaamheden, rustpunten en de bereikbaarheid van de eindlocatie; plan per rustpunt ongeveer 15 minuten pauze.
Hoe regel je fietspech tijdens een buurtfietstocht?: Wijs per fietsgroep minimaal één begeleider aan en spreek vooraf af wie pechgevallen opvangt. Neem per groep een fietspomp, reparatieset en ten minste één passende reservebinnenband mee.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een buurtfietstocht?: Reken op minimaal één begeleider per fietsgroep en wijs daarnaast één coördinator aan voor de start, eindlocatie en communicatie. Plan extra hulp voor de opbouw, fietsenstalling en catering ongeveer 2 uur vóór vertrek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.