Zo organiseer je een buurtfestival zonder last-minute stress

Begin een buurtfestival niet met versiering of boodschappen, maar met de locatie, datum en benodigde meldingen. Daarna leg je het programma vast, verwerk je aanmeldingen en deel je vrijwilligers in. Plan vervolgens materiaal, eten en bewegwijzering per onderdeel, zodat je opbouwdag niet hoeft te zoeken. Houd rekening met dieetwensen, gekoelde dranken en een alternatief bij slecht weer. Een afgedrukt draaiboek met tijden en verantwoordelijken houdt de dag overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum bevestigen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
3
Reserveringen voor materiaal maken
4
Uitnodigingen ontwerpen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Festivalinformatie publiceren
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Programma definitief maken
2 personen
10
Activiteiten en spellen kiezen
2 personen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Draaiboek afdrukken
13
Weersverwachting controleren
14
Alternatief weerplan klaarzetten
2 personen
15
Voorraad en materiaal controleren
2 personen
16
Boodschappenlijst controleren
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Dranken en gekoelde producten ophalen
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
4 personen
20
Etiketten voor dieeteten maken
21
Materialen per activiteit sorteren
2 personen
22
Naamkaartjes voorbereiden
23
Koelboxen vullen
2 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Locatie inspecteren
2 personen
26
Laad- en losplek vrijmaken
2 personen
27
Tenten opbouwen
6 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen plaatsen
4 personen
30
Podiumzone afzetten
2 personen
31
Buffettafels inrichten
3 personen
32
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Wegwijzers plaatsen
2 personen
35
Activiteitenstations opbouwen
5 personen
36
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
37
Muziek en microfoon testen
2 personen
38
Verlichting controleren
2 personen
39
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
40
Hapjes op schalen leggen
3 personen
41
Afvalpunten plaatsen
2 personen
42
Informatietafel klaarzetten
2 personen
43
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

44
Bezoekers ontvangen
3 personen
45
Programma toelichten
46
Koffie en thee serveren
3 personen
47
Hapjes serveren
4 personen
48
Kinderactiviteiten begeleiden
5 personen
49
Spelmaterialen uitdelen
2 personen
50
Muziekprogramma starten
51
Optredens aankondigen
52
Dranken bijvullen
3 personen
53
Buffet aanvullen
3 personen
54
Servies verzamelen
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletpapier en zeep aanvullen
57
Activiteiten veilig afsluiten
2 personen
58
Avondverlichting inschakelen
59
Laatste programmaonderdeel begeleiden
2 personen
60
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

61
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
62
Eten en drinken veilig opbergen
3 personen
63
Versiering verwijderen
3 personen
64
Tafels en stoelen verzamelen
5 personen
65
Tenten afbreken
6 personen
66
Afval verzamelen
4 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Achtergebleven spullen controleren
2 personen
70
Geleend materiaal retourneren
3 personen
71
Koelboxen en kratten reinigen
2 personen
72
Overgebleven eten verdelen
2 personen
73
Beschadigd materiaal apart zetten
74
Verloren voorwerpen registreren
75
Eindcontrole van de locatie uitvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 8
Tafelkleedenaantal 12
Parasolsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Krukjesaantal 12
Afzetpalenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 220
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 180
Vorkenaantal 180
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 20
Serveerschalenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 200
Ballonlintaantal 4
Tafeldecoratieaantal 12
Welkomstbord
Programmabordenaantal 6
Wegwijzerbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 80
Tafelnummersaantal 12
Krijtbordenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Speakerstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Karaokeset
Koelboxenaantal 6
Handmegafonen
Oplaadbare accu'saantal 4
Powerbanksaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveertangenaantal 12
Koelmattenaantal 8
Aluminium schalenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezem en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afwasteiltjesaantal 4

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Kegelsaantal 20
Springtouwenaantal 8
Ringwerpsetsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg locatie, datum en vergunningen minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Controleer ook of partytenten, tafels, stoelen en ander materiaal op dezelfde dag beschikbaar zijn.
Maak het programma uiterlijk 3 weken vooraf definitief en zet per activiteit een verantwoordelijke vrijwilliger erbij. Zo weet je wie spellen, materialen en deelnemers opvangt.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen niet alleen mondeling, maar in één overzicht. Maak voor dieeteten herkenbare etiketten en houd de aangepaste porties apart van het buffet.
Maak 2 dagen vooraf een weersbesluit: doorgaan buiten, tenten gebruiken of naar het alternatief plan overschakelen. Controleer dan ook of parasols, afzetpalen en wegwijzerborden praktisch geplaatst kunnen worden.
Sorteer materialen per activiteit en zet dranken minstens enkele uren voor de start koud. Leg het draaiboek, programmaborden, naamkaartjes en een plattegrond bij de ingang klaar, zodat vrijwilligers direct kunnen helpen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een buurtfestival organiseren?: Begin 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en materiaalreserveringen. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en maak het programma 3 weken voor het festival definitief.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een buurtfestival?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per activiteit en daarnaast 2 mensen voor ontvangst, buffet en praktische hulp. Plan bij een festival met meerdere activiteiten een extra reservevrijwilliger per 5 activiteiten.
Wanneer moet je het weerplan voor een buurtfestival maken?: Maak het alternatieve weerplan uiterlijk 1 week vooraf en neem 2 dagen voor de start een definitieve beslissing. Controleer dan of partytenten, parasols, afzetting en bewegwijzering echt beschikbaar en bruikbaar zijn.
Wanneer moet je eten en drinken voor een buurtfestival regelen?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal gekoelde producten en dranken op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder. Zet dranken enkele uren voor aanvang koud en houd dieeteten apart gelabeld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.