Zo organiseer je een buurtfeest zonder gedoe

Begin een buurtfeest niet met boodschappen doen, maar met het aantal deelnemers, de locatie en de randvoorwaarden. Verstuur uitnodigingen op tijd, verwerk aanmeldingen en dieetwensen en controleer vóór je verder plant of vergunningen nodig zijn. Werk daarna terug vanaf de starttijd: regel vrijwilligers, huurmaterialen en boodschappen, en plan een binnenalternatief voor regen. Op de dag zelf voorkom je vertraging door koeling, buffet, koffiepunt en zitplaatsen als aparte onderdelen in te richten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Reservering locatie bevestigen
5
Vergunningen controleren
6
Buren informeren
2 personen
7
Programma afdrukken
8
Vrijwilligers indelen
9
Weersverwachting controleren
10
Alternatief binnen plannen
2 personen
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
3 personen
13
Dranken ophalen
2 personen
14
Huurmaterialen ophalen
2 personen
15
Koelruimte inrichten
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
4 personen
17
Salades voorbereiden
3 personen
18
Desserts klaarzetten
2 personen
19
Koffiepunt voorbereiden
2 personen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Partytenten opbouwen
6 personen
22
Tafels opstellen
4 personen
23
Stoelen plaatsen
4 personen
24
Buffet opbouwen
3 personen
25
Servies klaarzetten
2 personen
26
Versiering ophangen
3 personen
27
Verlichting ophangen
3 personen
28
Muziek installeren
2 personen
29
Spelmaterialen klaarzetten
2 personen
30
Toiletten controleren
2 personen
31
Afvalpunten plaatsen
2 personen
32
Informatiebord plaatsen
33
Meldpunt inrichten
2 personen
34
Laatste veiligheidsronde
2 personen

Event

35
Gasten verwelkomen
3 personen
36
Programma uitdelen
2 personen
37
Koffie en thee schenken
2 personen
38
Hapjes serveren
3 personen
39
Kinderspellen begeleiden
3 personen
40
Muziek bedienen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Buffet aanvullen
3 personen
43
Tafels afruimen
3 personen
44
Afvalbakken legen
2 personen
45
Toiletten bijvullen
46
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
47
Warme maaltijd serveren
4 personen
48
Dessert serveren
2 personen
49
Dorpquiz begeleiden
2 personen
50
Dansvloer vrijmaken
2 personen
51
Laatste ronde aankondigen
52
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

53
Muziek uitschakelen
54
Voedsel veilig verpakken
3 personen
55
Dranken opruimen
2 personen
56
Servies verzamelen
3 personen
57
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
58
Decoratie verwijderen
3 personen
59
Afval sorteren
3 personen
60
Vloeren schoonmaken
3 personen
61
Toiletten schoonmaken
2 personen
62
Keuken schoonmaken
3 personen
63
Koelboxen legen
2 personen
64
Materialen drogen
2 personen
65
Huurmaterialen retourneren
2 personen
66
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
67
Locatie opleveren
2 personen
68
Gevonden voorwerpen verzamelen
69
Restafval wegbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 3
Klaptafelaantal 10
Stoelaantal 80
Biertafelaantal 8
Krukaantal 12
Buffettafelaantal 4
Garderoberekaantal 2

Servies

Dinerbordaantal 90
Dessertbordaantal 90
Soepkomaantal 70
Koffiekopaantal 80
Waterglasaantal 120
Wijnglasaantal 80
Koffielepelaantal 80
Dinerbesteksetaantal 90
Opscheplepelaantal 12
Serveerschaalaantal 16
Serveertangaantal 8
Koffiekanaantal 4
Thermoskanaantal 4

Apparatuur

Koelboxaantal 6
Biertap
Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Warmhoudbakaantal 6
Verlengkabelaantal 6
Stekkerdoosaantal 4
Bluetoothspeakeraantal 2
Microfoon
Geluidsstandaardaantal 2

Keuken

Snijplankaantal 6
Koksmesaantal 6
Mengkomaantal 6
Maatbekeraantal 2
Keukentangaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Koeltasaantal 4
Bakkenaantal 12
Ovenwantenaantal 4

Decoratie

Tafelloperaantal 12
Tafeldecoratieaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballonnenpompaantal 3
Vlaggenlijnaantal 12
Plakbandaantal 6
Touwaantal 3
Welkomstbord
Programmastandaardaantal 2

Verlichting

Lichtsnoeraantal 8
Ledlampaantal 12
Zaklampaantal 4

Sportmateriaal

Voetbalaantal 2
Frisbeeaantal 3
Touwtrektouw
Houten spellenaantal 4
Stoepkrijtaantal 6
Prijsbekersaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakaantal 8
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilaantal 4
Emmeraantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalzakhouderaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging minimaal 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 7 dagen voor het feest. Dan weet je hoeveel stoelen, servies, eten en drinken je nodig hebt en kun je dieetwensen nog verwerken.
Controleer vergunningen en informeer buren uiterlijk 2 weken van tevoren. Spreek ook af tot hoe laat muziek klinkt, zodat het geluidsplan niet pas op de feestdag ontstaat.
Maak een taakindeling met blokken van 30 tot 60 minuten. Wijs bijvoorbeeld aparte mensen aan voor partytenten en tafels, het buffet, de dranken en het opruimen; zo blijft niet alles bij één organisator liggen.
Richt koeling en drank vroeg in: zet dranken minstens 4 uur vooraf koud en houd een koelbox achter de hand. Een koffiepunt met koffiekan, thermoskan, waterkoker en koffiekopjes werkt beter op een vaste plek dan naast het buffet.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan definitief je alternatief binnen. Leg verlengkabels en stekkerdozen droog en veilig aan, en test koffiezetapparaat, verlichting, speaker of microfoon vóór de gasten komen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een buurtfeest organiseren?: Begin ongeveer 6 weken vooraf met datum, locatie en vergunningen. Verstuur de uitnodigingen minimaal 3 weken voor het feest en sluit de aanmeldingen 7 dagen vooraf.
Hoeveel stoelen en servies heb je nodig voor een buurtfeest?: Reken per aangemelde volwassene op 1 stoel, 1 dinerbord, 1 dessertbord, 1 set bestek en minimaal 2 glazen. Tel voor onverwachte gasten 10 procent extra, dus bij 40 deelnemers regel je bijvoorbeeld 44 van de belangrijkste onderdelen.
Wanneer doe je de boodschappen voor een buurtfeest?: Haal houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en verse salades, desserts en andere kwetsbare producten op de dag zelf. Zet dranken minimaal 4 uur voor aanvang koud en controleer de boodschappenlijst vóór vertrek.
Wat doe je als het regent tijdens een buurtfeest?: Neem uiterlijk 48 uur vooraf een besluit over partytenten of een binnenlocatie. Zorg dat tafels, buffet en koffiepunt passen in het alternatief en houd looproutes, verlengkabels en elektrische apparaten droog.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.