Zo organiseer je een buurtfeest zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en benodigde vergunningen voordat je uitnodigingen verstuurt. Bepaal daarna het budget, verzamel aanmeldingen en dieetwensen en maak een eenvoudig programma met voldoende vrijwilligers. Regel vervolgens tafels, stoelen, partytenten, servies en koeling, en bevestig leveringen enkele dagen vooraf. Op de dag zelf werk je met een geprint draaiboek, een gecontroleerd terrein en een duidelijk plan voor regen of wind.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Locatie reserveren
4
Budget vaststellen
2 personen
5
Uitnodigingen ontwerpen
6
Uitnodigingen verspreiden
4 personen
7
Aanmeldingen registreren
8
Dieetwensen verzamelen
9
Programma opstellen
2 personen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Muziekafspeellijst maken
12
Weersverwachting controleren
13
Leveringen bevestigen
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
18
Naamkaartjes schrijven
2 personen
19
Draaiboek printen
20
Weersplan klaarleggen
2 personen
21
Terrein inspecteren
2 personen
22
Sleutels en toegang regelen
23
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
24
Partytenten opzetten
6 personen
25
Terras en looppaden inrichten
3 personen
26
Stroompunten beveiligen
2 personen
27
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
28
Muziek testen
2 personen
29
Versiering ophangen
4 personen
30
Welkomsttafel inrichten
2 personen
31
Buffettafels opbouwen
3 personen
32
Borden en bestek klaarleggen
2 personen
33
Glazen en bekers klaarzetten
2 personen
34
Koffiepunt inrichten
2 personen
35
Drankenbuffet inrichten
3 personen
36
Hapjes voorbereiden
4 personen
37
Salades en brood klaarmaken
3 personen
38
Barbecue voorbereiden
2 personen
39
Afvalpunten plaatsen
2 personen
40
Toiletten controleren
41
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
42
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

43
Welkomsttafel bemannen
2 personen
44
Gasten ontvangen
3 personen
45
Koffie en thee schenken
2 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Kennismakingsspel begeleiden
2 personen
48
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
49
Muziek verzorgen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Afval verzamelen
2 personen
52
Barbecue aansteken
2 personen
53
Barbecuegerechten bereiden
4 personen
54
Barbecuebuffet aanvullen
3 personen
55
Maaltijd serveren
4 personen
56
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
57
Servies verzamelen
3 personen
58
Dessert serveren
2 personen
59
Loterij begeleiden
2 personen
60
Dansvloer begeleiden
2 personen
61
Laatste ronde aankondigen
62
Gasten naar huis begeleiden
3 personen
63
Muziek uitschakelen

Nazorg

64
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
65
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Afval sorteren
3 personen
68
Barbecue schoonmaken
2 personen
69
Locatie schoonmaken
4 personen
70
Toiletten schoonmaken
2 personen
71
Versiering verwijderen
3 personen
72
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
73
Partytenten afbreken
6 personen
74
Materialen inventariseren
2 personen
75
Geleende spullen retourneren
2 personen
76
Restanten verdelen
2 personen
77
Gevonden voorwerpen bewaren
78
Borg en sleutels afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Stoelkussensaantal 30

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 12
Serveerplankenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 20
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Barbecueroostersaantal 2
Barbecuegereedschapaantal 2
Ovenwantenaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Speakerstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kabelgotenaantal 6
Powerbanksaantal 3
Flipover
Flipoverstiftenaantal 6
Prikbord
Draaimolenrad

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Lantaarnsaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjeshoudersaantal 90
Krijtbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 8

Sportmateriaal

Bocciasetsaantal 2
Ringwerpsetsaantal 2
Grote spellenaantal 4
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 3
Bezemaantal 3
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Krattenaantal 12
Opbergboxenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie en toegang uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf vast. Controleer meteen of een vergunning nodig is en wie de sleutels beheert; dat wordt vaak pas op de dag zelf ontdekt.
Stuur uitnodigingen minstens 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor het feest. Vraag tegelijk naar dieetwensen, zodat je niet op het laatste moment extra eten of servies moet regelen.
Plan per 10 tot 15 aanwezigen minstens één vrijwilliger voor opbouw, ontvangst, buffet of opruimen. Zet taken en telefoonnummers in het draaiboek en wijs één persoon aan die tijdens het feest beslissingen neemt.
Koel dranken minimaal 4 uur vooraf en controleer of koelboxen en koelelementen genoeg capaciteit hebben. Zet houdbare voorraad eerder klaar, maar laat gekoelde producten zo kort mogelijk buiten de koeling staan.
Maak uiterlijk de avond ervoor een weersplan met partytenten, beschutte zitplaatsen en een aangepaste indeling van terras en looppaden. Inspecteer het terrein vóór de opbouw op losse kabels, gladde plekken en obstakels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een buurtfeest organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, budget en vergunningen. Verstuur de uitnodigingen daarna minstens 4 weken voor het buurtfeest en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen van tevoren.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een buurtfeest?: Reken op minimaal één vrijwilliger per 10 tot 15 aanwezigen, verdeeld over opbouw, ontvangst, buffet en opruimen. Plan daarnaast één coördinator die gedurende het hele feest aanspreekbaar blijft.
Wanneer moet je de drank voor een buurtfeest koelen?: Koel drank ongeveer 4 uur vooraf in koelboxen of een andere geschikte voorziening. Controleer eerder op de dag of er voldoende koelelementen zijn en vul de voorraad in porties aan.
Wat doe je bij regen tijdens een buurtfeest?: Leg uiterlijk de avond ervoor vast welke tafels en stoelen onder partytenten komen en waar looppaden blijven. Controleer op de ochtend zelf de weersverwachting en houd een droog alternatief klaar voor het programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.