Zo organiseer je een buurtfeest zonder last-minute stress

Begin een buurtfeest ongeveer zes weken vooraf met de datum, locatie en uitnodigingen. Verzamel meteen aanmeldingen, dieetwensen en vrijwilligers, zodat je het programma, de boodschappen en de opstelling daarop afstemt. Een buurtfeest loopt meestal niet mis op de versiering, maar op te weinig koelruimte, ongeteste apparatuur of een planning die pas op de dag zelf wordt gemaakt. Werk daarom van gastenlijst naar inkopen en pas daarna naar de inrichting van de locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Vrijwilligers inschrijven
2 personen
5
Programma verspreiden
6
Reserveringen maken
7
Weersverwachting controleren
8
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
9
Leveringen controleren
2 personen
10
Boodschappen doen
3 personen
11
Dranken ophalen
2 personen
12
Apparatuur testen
2 personen
13
Koelruimte inrichten
2 personen
14
Servies sorteren
2 personen
15
Houdbare boodschappen klaarzetten
2 personen
16
Bederfelijke boodschappen koelen
2 personen
17
Locatie vrijmaken
4 personen
18
Partytenten opbouwen
4 personen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen plaatsen
3 personen
21
Buffettafels inrichten
3 personen
22
Bar inrichten
3 personen
23
Versiering ophangen
3 personen
24
Welkomstbord plaatsen
25
Lichtkettingen ophangen
3 personen
26
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
27
Microfoon testen
28
Spelmateriaal klaarzetten
2 personen
29
Koffiepunt inrichten
2 personen
30
Afvalpunten plaatsen
2 personen
31
Toiletten controleren
32
Hapjes voorbereiden
4 personen
33
Salades bereiden
3 personen
34
Barbecue voorbereiden
3 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Servies uitstallen
2 personen
37
Allergenenlabels plaatsen
2 personen
38
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

39
Gasten ontvangen
3 personen
40
Aanwezigheid registreren
2 personen
41
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
42
Koffie en thee serveren
2 personen
43
Hapjes serveren
3 personen
44
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
45
Spelronde begeleiden
2 personen
46
Muziek afspelen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Buffet aanvullen
3 personen
50
Barbecueën
4 personen
51
Barbecuebuffet serveren
4 personen
52
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
53
Servies inzamelen
3 personen
54
Koffiepunt bijvullen
55
Dansvloer vrijhouden
56
Laatste ronde aankondigen
57
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

58
Muziek uitschakelen
59
Eten veilig opbergen
3 personen
60
Barbecue doven
2 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
62
Versiering verwijderen
3 personen
63
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
64
Lichtkettingen afbouwen
3 personen
65
Afval verzamelen
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Materialen laten drogen
2 personen
69
Voorraad opbergen
2 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Huurmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Afzetpalenaantal 6
Kleedjesaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 40
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Tafeldecoratiesaantal 12
Welkomstbord
Krijtbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 8
Plakbandaantal 6
Touwrollenaantal 3

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Gasflessenaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Haspelsaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Grote mengkommenaantal 6
Tangenaantal 8
Aluminium schalenaantal 20
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalcontainersaantal 4
Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Verlichting

Lichtkettingenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Kubbspel
Touwtrektouw
Stoepkrijtaantal 12
Springtouwenaantal 6
Pionnenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen uiterlijk zes weken vooraf en vraag om een aanmelding met het aantal personen en eventuele dieetwensen. Maak één week voor het feest een definitieve gastenlijst; daarop baseer je eten, drank, servies en zitplaatsen.
Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok. Reserveer bijvoorbeeld een aparte ploeg voor de opbouw van partytenten, tafels en stoelen en minimaal twee mensen voor buffet en bar tijdens het feest.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan of extra beschutting nodig is. Zet partytenten niet pas op het laatste moment neer: controleer eerst de ondergrond en leg touwrollen of andere bevestiging klaar.
Richt koelruimte en buffet in vóór je bederfelijke boodschappen ophaalt. Houd houdbare boodschappen apart, koel eten en dranken direct en test barbecues, gasflessen en andere apparatuur vooraf.
Maak een opbouwvolgorde voor de dag zelf: eerst locatie vrijmaken en tenten plaatsen, daarna tafels en stoelen, vervolgens buffet en bar, en pas als laatste versiering, lichtkettingen en het welkomstbord. Zo blijven doorgangen vrij en voorkom je dat decoratie beschadigt.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een buurtfeest organiseren?: Begin ongeveer 6 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Leg vrijwilligers en reserveringen uiterlijk 3 weken vooraf vast en maak 1 week van tevoren de definitieve gastenlijst.
Hoeveel drank heb je nodig voor een buurtfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast voldoende water en houd rekening met kinderen, chauffeurs en mensen die geen alcohol drinken.
Wanneer controleer je het weer voor een buurtfeest?: Controleer de weersverwachting 7 dagen vooraf voor de grote lijnen en opnieuw 48 uur voor het feest. Neem dan de definitieve beslissing over partytenten, extra tafels en bescherming van buffet en apparatuur.
Wanneer zet je eten en drinken klaar voor een buurtfeest?: Zet houdbare boodschappen enkele uren vooraf klaar en koel bederfelijke producten direct na aankoop. Richt buffet en bar pas in nadat tafels en doorgangen staan, meestal 1 tot 2 uur voor de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.