Zo organiseer je een burendagpicknick

Begin minimaal zes weken vooraf met de datum, locatie en toestemming. Open daarna de aanmeldingen, zodat je weet hoeveel eten, servies, zitplaatsen en vrijwilligers nodig zijn. Verzamel dieetwensen meteen bij de inschrijving en maak een aparte planning voor slecht weer. De meeste problemen ontstaan doordat de definitieve gastenlijst, boodschappen en schuilplek te laat worden vastgesteld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Vergunning of toestemming regelen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen openen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vrijwilligers indelen
2 personen
8
Weersverwachting controleren
9
Alternatieve schuilplek bevestigen
10
Definitieve gastenlijst maken
11
Leveranciersafspraken bevestigen
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
15
Koelboxen reinigen
2 personen
16
Servies controleren
2 personen
17
Tafels en stoelen controleren
2 personen
18
Verlichting testen
2 personen
19
Muziek afspeellijst maken
20
Naamkaartjes schrijven
2 personen
21
Routebordjes maken
2 personen
22
Maaltijdonderdelen voorbereiden
4 personen
23
Groenten wassen en snijden
3 personen
24
Salades bereiden
3 personen
25
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
26
Fruit wassen en portioneren
2 personen
27
Desserts portioneren
2 personen
28
Dranken koelen
3 personen
29
Picknickmanden vullen
2 personen
30
Transport naar locatie laden
4 personen
31
Locatie inspecteren
2 personen
32
Tafels opstellen
4 personen
33
Stoelen neerzetten
4 personen
34
Picknickkleedjes uitleggen
3 personen
35
Partytenten opbouwen
4 personen
36
Versiering ophangen
3 personen
37
Lichtjes ophangen
3 personen
38
Muziek aansluiten
2 personen
39
Buffettafels inrichten
4 personen
40
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
41
Afvalpunten inrichten
2 personen
42
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen

Event

43
Gasten verwelkomen
3 personen
44
Aanwezigheid registreren
2 personen
45
Naamstickers uitdelen
2 personen
46
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
47
Buffet openen
2 personen
48
Hapjes serveren
4 personen
49
Dranken bijvullen
3 personen
50
Buffet bijvullen
4 personen
51
Dieetgerechten aanwijzen
2 personen
52
Koffie en thee schenken
3 personen
53
Spelmaterialen uitdelen
2 personen
54
Kinderspellen begeleiden
3 personen
55
Buurtquiz begeleiden
2 personen
56
Muziekprogramma verzorgen
57
Dessert serveren
3 personen
58
Laatste ronde aankondigen
59
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

60
Eten en drinken afdekken
3 personen
61
Servies verzamelen
4 personen
62
Afval scheiden
4 personen
63
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
64
Decoratie verwijderen
3 personen
65
Muziekapparatuur uitschakelen
2 personen
66
Locatie schoon opleveren
5 personen
67
Materialen terugladen
4 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Koelboxen leegmaken
2 personen
70
Overgebleven eten controleren
2 personen
71
Houdbaar eten opbergen
2 personen
72
Retourmaterialen verzamelen
2 personen
73
Geleende materialen retourneren
2 personen
74
Afval afvoeren
2 personen
75
Locatiefoto's verwijderen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Picknickkleedjesaantal 12
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 8
Klaptafelsaantal 2
Parasolsaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 9
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 50
Bloemvaasjesaantal 10
Kunstbloemenaantal 20
Naamkaartjesaantal 60
Stoepbord
Routebordjesaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Lichtnettenaantal 4
Microfoon
Oplaadbare batterijenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Broodmandenaantal 4
Flessenopenersaantal 3

Verlichting

Ledlantaarnsaantal 8
Tafellampenaantal 6
Ledkaarsenaantal 24
Batterijlantaarnsaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 2
Frisbeesaantal 4
Badmintonsetsaantal 3
Springtouwenaantal 6
Houten spelsetsaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Handvegersaantal 2
Blikvegersaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2
Herbruikbare poetsdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig eerst de locatie en controleer of je toestemming of een vergunning nodig hebt. Leg ook direct een alternatieve schuilplek vast; wacht niet tot de weersverwachting ongunstig wordt.
Open de aanmeldingen zodra datum en plek vaststaan en sluit ze uiterlijk één week vooraf. Verwerk dieetwensen en maak daarna pas de definitieve gastenlijst en boodschappenlijst.
Plan vrijwilligers in blokken van ongeveer twee uur: opbouw, ontvangst, buffet, aanvullen en opruimen. Wijs per blok één aanspreekpunt aan, zodat vragen niet bij één organisator blijven liggen.
Controleer twee dagen vooraf de weersverwachting en bevestig leveranciersafspraken. Test verlichting, Bluetoothspeaker, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de opbouw, niet wanneer de gasten al binnenkomen.
Bereid maaltijdonderdelen zo veel mogelijk de dag ervoor voor. Was en snijd groenten, bereid salades en zet houdbare voorraad klaar; koele producten gaan pas op de dag zelf in gereinigde koelboxen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een burendagpicknick organiseren?: Begin ongeveer zes weken vooraf met datum, locatie en toestemming. Sluit de aanmeldingen één week voor de picknick en maak daarna de definitieve aantallen voor eten, zitplaatsen en servies.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een burendagpicknick doen?: Doe houdbare boodschappen twee tot drie dagen vooraf en haal verse producten één dag vooraf of op de ochtend zelf. Controleer de boodschappenlijst nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een burendagpicknick?: Controleer de weersverwachting uiterlijk twee dagen vooraf en bevestig dan de alternatieve schuilplek. Regel bij regen bovendien voldoende partytenten of een binnenlocatie en communiceer de beslissing uiterlijk de avond ervoor.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een burendagpicknick?: Reken op minimaal één vrijwilliger per taakblok en plan daarnaast één coördinator in. Voor een picknick met ongeveer 30 gasten zijn vijf tot zes vrijwilligers meestal werkbaar: voor opbouw, ontvangst, buffet, aanvullen en opruimen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.