Zo organiseer je een boekpresentatie zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie, auteur en het programma. Daarna regel je de uitnodigingen en houd je aanmeldingen, dieetwensen en boekvoorraad bij. Plan catering en materialen op basis van het verwachte aantal gasten, zodat je niet op het laatste moment glazen, stoelen of boeken tekortkomt. Op de dag zelf werk je van zaalcontrole naar opbouw, techniek, ontvangst en catering. Test microfoon, laptop en beamer voordat de eerste gast binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Auteur en programma bevestigen
3
Uitnodigingen opstellen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Aanmeldingen bevestigen
8
Catering reserveren
9
Boekvoorraad controleren
10
Boeken klaarleggen
2 personen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Dranken koelen
2 personen
13
Naamkaartjes voorbereiden
14
Presentatietekst afdrukken
15
Aanwezigheidslijst afdrukken
16
Locatie openen
2 personen
17
Zaal controleren
2 personen
18
Stoelen opstellen
3 personen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Presentatietafel inrichten
2 personen
21
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
22
Microfoon testen
2 personen
23
Versiering ophangen
2 personen
24
Boekentafel inrichten
2 personen
25
Catering klaarzetten
3 personen
26
Registratietafel klaarzetten
2 personen

Event

27
Ontvangst bezoekers
3 personen
28
Koffie en thee serveren
2 personen
29
Bezoekers naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
30
Presentatie begeleiden
2 personen
31
Vragenronde begeleiden
32
Boeken verkopen
2 personen
33
Boeken laten signeren
2 personen
34
Hapjes serveren
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Gebruikt servies inzamelen
2 personen
37
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

38
Boekvoorraad inpakken
2 personen
39
Decoratie verwijderen
2 personen
40
Afval verzamelen
3 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
43
Zaal schoonmaken
3 personen
44
Apparatuur uitschakelen
2 personen
45
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 8
Tafelkleedtafelsaantal 2
Boekenkast
Krukkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 90
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Koffielepelsaantal 90
Serveerbestekaantal 8
Waterkannenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Schalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Presentatieklikker

Decoratie

Tafelkleedaantal 10
Boekpresentatiebord
Welkomstbord
Bloemstukkenaantal 4
Naamkaarthoudersaantal 6
Pennensetsaantal 4
Prikbordenaantal 2

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2

Presentatie

Boekexemplarenaantal 100
Boekenleggersaantal 100
Betaalterminal
Contantgeldkistje

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk twee weken voor de presentatie vast. Dan kun je de uitnodiging compleet versturen en weet je hoeveel tijd je nodig hebt voor presentatie, vragen en signeren.
Verwerk aanmeldingen in één lijst met naam, dieetwens en bevestigingsstatus. Controleer die lijst 48 uur vooraf en druk daarna een aanwezigheidslijst en naamkaartjes af.
Controleer de boekvoorraad minstens één week vooraf. Leg de boeken op de boekentafel klaar en houd een aparte plek vrij voor exemplaren die na afloop gesigneerd worden.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst stoelen en tafels, daarna presentatietafel en boekentafel, vervolgens geluidsinstallatie en beamer. Test microfoon en presentatie minimaal 60 minuten voor aanvang.
Zet dranken en catering pas klaar nadat de zaalindeling staat. Reken bij koffie en thee op één kopje per gast plus ongeveer 10 procent extra, en koel dranken vooraf in koelboxen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een boekpresentatie organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, locatie, auteur en programma. Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken voor de presentatie, zodat je tijd hebt om catering en boekvoorraad af te stemmen op de aanmeldingen.
Hoeveel boeken moet je voorzien voor een boekpresentatie?: Gebruik het aantal bevestigde aanmeldingen als basis en tel de verwachte verkoop aan niet-kopers daarbij op. Controleer de voorraad uiterlijk 7 dagen vooraf en houd minstens 10 procent extra exemplaren achter de hand als dat mogelijk is.
Wanneer moet je de techniek van een boekpresentatie testen?: Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoon en luidsprekers minimaal 60 minuten voor aanvang. Controleer ook verlengsnoeren, stekkerdozen en de presentatieklikker; een losse kabel is een veelvoorkomende vertraging.
Hoeveel catering heb je nodig voor een boekpresentatie?: Maak de definitieve bestelling op basis van de bevestigde gasten en verzamelde dieetwensen, uiterlijk 3 dagen vooraf. Voor koffie en thee kun je rekenen op één kopje per gast plus 10 procent extra; zet daarnaast voldoende water klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.