Zo organiseer je een bodybuildingwedstrijd

Begin met het wedstrijdformat, de categorieën en de locatie voordat je deelnemers uitnodigt. Daarna leg je jury, officials, presentator en techniek vast en publiceer je tegelijk het reglement en inschrijfformulier. Houd vanaf het begin één overzicht bij van deelnemersgegevens, dieetwensen, startnummers en publiekskaarten. Op de wedstrijddag draait alles om een strak tijdschema, een gecontroleerde backstage en een geluids- en lichttest vóór de eerste deelnemer opkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
3
Klassen en categorieën bepalen
2 personen
4
Jury en officials vastleggen
5
Presentator en muziekteam boeken
6
Inschrijfformulier publiceren
7
Wedstrijdreglement publiceren
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Sponsoren benaderen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Publiekskaarten verkopen
2 personen
14
Startnummers toewijzen
2 personen
15
Juryformulieren voorbereiden
2 personen
16
Draaiboek en tijdschema printen
2 personen
17
Prijzen en trofeeën bestellen
18
Catering bestellen
19
Techniek en licht reserveren
20
Socialmediaberichten plaatsen
21
Deelnemersinstructies versturen
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Materialen controleren
3 personen
24
Startpakketten samenstellen
3 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Vloer en zaal beschermen
4 personen
27
Podium plaatsen
4 personen
28
Achterwand en wedstrijdlogo plaatsen
3 personen
29
Publieksstoelen opstellen
4 personen
30
Jurytafels opstellen
2 personen
31
Licht en geluid aansluiten
3 personen
32
Muziek en microfoons testen
2 personen
33
Backstage inrichten
3 personen
34
Registratiebalie inrichten
2 personen
35
Catering klaarzetten
3 personen
36
Juryformulieren klaarleggen
2 personen

Event

37
Deelnemers aanmelden
4 personen
38
Startnummers uitdelen
2 personen
39
Deelnemers wegen
2 personen
40
Bodybuildingkleur controleren
2 personen
41
Publieksentree openen
3 personen
42
Programma aankondigen
43
Voorjury begeleiden
4 personen
44
Deelnemers backstage oproepen
2 personen
45
Pauzeprogramma verzorgen
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Hapjes en maaltijden serveren
3 personen
48
Finales begeleiden
4 personen
49
Juryformulieren verzamelen
2 personen
50
Uitslagen verwerken
2 personen
51
Prijzen klaarzetten
2 personen
52
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
53
Fotomoment verzorgen
2 personen
54
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

55
Catering afbouwen
3 personen
56
Podium en techniek afbreken
4 personen
57
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
58
Afval verzamelen
3 personen
59
Zaal en backstage schoonmaken
4 personen
60
Sanitair controleren
2 personen
61
Geleende spullen sorteren
2 personen
62
Materialen retourneren
2 personen
63
Uitslagen publiceren
64
Deelnemers en jury bedanken
65
Facturen en bonnetjes verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 8
Publieksstoelenaantal 220
Jurytafelsaantal 3
Registratietafel
Backstagetafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 20
Kledingrekkenaantal 6
Spiegelsaantal 6
Afzetpalenaantal 18

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Versterker
Muziekspeler
Laptopaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
LED-panelsaantal 4
Werklampenaantal 4

Sportmateriaal

Digitale weegschaalaantal 2
Startnummerhoudersaantal 30
Jurytafelnummersaantal 10
Juryformulierenaantal 250
Podiummarkeringenaantal 6
Afzetlintaantal 4

Decoratie

Wedstrijdachterwand
Wedstrijdbanierenaantal 6
Sponsorbannersaantal 10
Rode loper
Podiumdoek

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Schaaltjesaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12
Snijplankenaantal 4
Cateringwarmersaantal 6

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
EHBO-dozenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie zodra het format vaststaat en controleer of er ruimte is voor podium, jurytafels, registratie, backstage en publiek. Plan minimaal één apart moment voor opbouw en een volledige techniek- en lichttest.
Publiceer het inschrijfformulier samen met de categorieën en het wedstrijdreglement. Sluit de inschrijving bijvoorbeeld 10 tot 14 dagen vóór de wedstrijd, zodat je deelnemersgegevens, dieetwensen en startnummers nog kunt controleren.
Maak voor registratie en backstage aparte werkplekken. Leg startpakketten, startnummerhouders, kledingrekken, spiegels en de digitale weegschaal klaar en wijs per zone één verantwoordelijke aan.
Print het draaiboek, tijdschema en juryformulieren vóór de wedstrijddag. Neem reserve-exemplaren mee en test de draadloze microfoons, muziekspeler, laptop, mengpaneel, luidsprekers en verlengkabels vóór de deuren opengaan.
Plan de publieksstroom met afzetpalen of afzetlint en controleer podiumverlichting vanuit de jurytafels. Bestel prijzen, trofeeën en catering op basis van het definitieve deelnemersaantal; wijzigingen op de laatste dag veroorzaken meestal tekorten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bodybuildingwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken van tevoren. Reserveer eerst de locatie en leg het format, de categorieën, jury en techniek vast; publiceer het inschrijfformulier daarna uiterlijk 8 weken vóór de wedstrijd.
Wanneer moet ik het wedstrijdreglement en inschrijfformulier publiceren?: Publiceer beide zodra categorieën en wedstrijdformat definitief zijn, meestal 8 tot 10 weken vóór het evenement. Sluit de inschrijving 10 tot 14 dagen vooraf, zodat je de deelnemersgegevens en startnummers kunt controleren.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een bodybuildingwedstrijd?: Reken op minimaal 4 uur voor podium, jurytafels, stoelen, registratie, backstage, decoratie en techniek. Plan daarna nog 60 tot 90 minuten voor geluids-, muziek- en lichttests en voor het klaarleggen van de startpakketten.
Wat moet je op de wedstrijddag als eerste controleren?: Controleer vóór opening eerst stroom, luidsprekers, microfoons, muziekspeler, podiumspots en de zichtlijnen van de jury. Controleer daarna de registratie, startnummers, juryformulieren, weegschaal en het geprinte tijdschema; reserveer hiervoor minstens 45 minuten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.