Zo organiseer je een BMX-wedstrijd

Begin met de datum, de BMX-baan en het wedstrijdreglement; die drie bepalen de rest van je planning. Leg daarna vergunningen, verzekering, officials en vrijwilligers vast voordat je de inschrijving opent. Werk met een duidelijke sluitingsdatum, zodat je startgroepen, startlijsten, nummers en catering op tijd kunt voorbereiden. Plan in de laatste week een baaninspectie en controleer niet alleen de fietsen, maar ook het starthek, de afzetting, stroom en communicatie op het terrein.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
2
BMX-baan reserveren
3
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
4
Startgroepen indelen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier publiceren
7
Sponsoren benaderen
2 personen
8
Prijzen bestellen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Officials bevestigen
13
Verzekering controleren
14
Vergunningen controleren
15
Baaninspectie plannen
2 personen
16
Deelnemerslijst afdrukken
17
Startlijsten afdrukken
18
Routeborden maken
2 personen
19
Polsbandjes sorteren
2 personen
20
Prijzen verpakken
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Materialen klaarzetten
3 personen
25
Baan en terrein inspecteren
3 personen
26
Partytenten opbouwen
4 personen
27
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
28
Afzettingen plaatsen
4 personen
29
Starthek controleren
2 personen
30
Jurytafel inrichten
2 personen
31
Inschrijftafel inrichten
2 personen
32
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
33
Geluid en microfoon testen
2 personen
34
Prijzen uitstallen
35
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

36
Registratie openen
3 personen
37
Deelnemers controleren
2 personen
38
Startnummers uitdelen
2 personen
39
Helmcontrole uitvoeren
2 personen
40
Rijdersbriefing geven
2 personen
41
Publiek verwelkomen
2 personen
42
Training begeleiden
4 personen
43
Eerste manches begeleiden
5 personen
44
Tussenstanden registreren
2 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Afvalbakken legen
2 personen
48
Kwartfinales begeleiden
5 personen
49
Halve finales begeleiden
5 personen
50
Finalisten oproepen
2 personen
51
Finales begeleiden
5 personen
52
Uitslagen controleren
2 personen
53
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
54
Deelnemers bedanken
55
Publiek uitgeleiden
3 personen
56
Wedstrijdadministratie afronden
2 personen

Nazorg

57
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
58
Tenten en afzettingen afbreken
4 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
60
Servies en materiaal afwassen
3 personen
61
Terrein schoonmaken
4 personen
62
Afval afvoeren
2 personen
63
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
64
Uitslagen publiceren
65
Gevonden voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Inschrijftafel
Jurytafel

Sportmateriaal

Startnummersaantal 100
Nummerhoudersaantal 100
BMX-fietsenaantal 10
Reservehelmenaantal 10
Reservehandschoenenaantal 10
Starthek
Pionnenaantal 30
Afzethekkenaantal 40
Lintenaantal 8
Stophorlogesaantal 4
Rondebordenaantal 2
Fietspompenaantal 4
Gereedschapssetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 12
Bandenlichtersaantal 6
Kabelbindersaantal 200
Bekers en medaillesaantal 30
Waardebonnenaantal 10
Startvlaggenaantal 3
Wedstrijdhesjesaantal 20
Reservefietsslotenaantal 10

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 2
Printers
Mobiele telefoonsaantal 4
Megafoon
Geluidsspeakeraantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Schaaltjesaantal 20

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Serveertangenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 3

Decoratie

Wedstrijdbanner
Pijlbordenaantal 12
Prijzentafelkleed

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Handvegersaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de BMX-baan voordat je een datum publiceert en plan de baaninspectie uiterlijk in de laatste week. Controleer dan ook afzethekken, linten, pionnen en het starthek op veilige werking.
Publiceer het reglement tegelijk met het aanmeldformulier. Sluit de inschrijving enkele dagen vóór de wedstrijd, zodat je startgroepen, startnummers en nummerhouders zonder haast kunt ordenen.
Bevestig officials en vrijwilligers niet alleen mondeling: maak per taak een indeling en stuur die uiterlijk een week vooraf. Wijs ook iemand aan voor de inschrijftafel en iemand voor de jurytafel.
Leg reservehelmen, reservehandschoenen, fietspompen, gereedschapssets, bandenlichters en reservebinnenbanden apart klaar. Een kleine reparatie vóór een manche voorkomt vertraging van de hele startgroep.
Maak de wedstrijddag logistiek met routeborden en een vaste opstelling voor inschrijving, jury en publiek. Test laptops, tablets, printers, megafoon, draadloze microfoon, geluidsspeaker en verlengkabels vóór de deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een BMX-wedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de datum, baan, vergunningen, verzekering en officials. Open de inschrijving pas nadat het reglement en de praktische informatie klaarstaan.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een BMX-wedstrijd?: Sluit de inschrijving meestal 3 tot 5 dagen vóór de wedstrijddag. Dan heb je tijd om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken, startgroepen in te delen en deelnemers- en startlijsten af te drukken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een BMX-wedstrijd?: Reken minimaal op 6 tot 10 vrijwilligers naast de officials voor inschrijving, baanbegeleiding, materiaal, catering en opruimen. Het exacte aantal hangt af van het aantal deelnemers en de indeling van de baan.
Wat controleer je de dag voor een BMX-wedstrijd?: Controleer de baan en het terrein, het starthek, de afzetting, routeborden en alle communicatieapparatuur. Leg daarnaast startnummers, polsbandjes, prijzen, gereedschap en reserveonderdelen per functie klaar, zodat je op de wedstrijddag niet meer hoeft te zoeken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.