Zo organiseer je een bevrijdingswandeling

Begin niet met de uitnodiging, maar met de route. Leg eerst afstand, start- en eindlocatie, toegankelijkheid en rustpunten vast. Regel daarna vergunningen of meldingen en werk het veiligheids- en calamiteitenplan uit. Pas wanneer die basis staat, kun je deelnemers, vrijwilligers en verkeersbegeleiders goed informeren. Op de dag zelf draait het om duidelijke bewegwijzering, een herkenbare inschrijftafel, een kort herdenkingsmoment en een plan voor regen of uitval.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand vaststellen
2 personen
2
Start- en eindlocatie reserveren
3
Route controleren op toegankelijkheid
2 personen
4
Vergunningen en meldingen regelen
5
Rustpunten langs de route bepalen
2 personen
6
Veiligheids- en calamiteitenplan maken
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldformulier openen
9
Vrijwilligers werven
2 personen
10
Routekaart laten drukken
11
Herdenkingsmoment voorbereiden
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
15
Verkeersbegeleiders instrueren
2 personen
16
Weersverwachting controleren
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Materialen verzamelen
2 personen
19
Routepijlen en borden controleren
2 personen
20
Deelnemerslijst en polsbandjes klaarleggen
2 personen

Event

21
Startlocatie openen
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
23
Partytenten opzetten
4 personen
24
Inschrijftafel inrichten
2 personen
25
Routepijlen en informatieborden plaatsen
4 personen
26
Rustpunten inrichten
4 personen
27
Geluid en microfoon testen
2 personen
28
Deelnemers ontvangen
4 personen
29
Aanmeldingen afvinken
3 personen
30
Route en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
31
Wandeling begeleiden
6 personen
32
Verkeerspunten bemannen
4 personen
33
Rustpunten bemannen
4 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Hapjes serveren
3 personen
36
Herdenkingsmoment begeleiden
3 personen
37
Avondprogramma aankondigen
38
Koffie en thee serveren
3 personen
39
Muziek afspelen
40
Afval en lege verpakkingen verzamelen
2 personen
41
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Routepijlen en borden verwijderen
4 personen
43
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
44
Partytenten afbreken
4 personen
45
Servies en materialen schoonmaken
3 personen
46
Afval afvoeren
2 personen
47
Locatie schoon opleveren
3 personen
48
Geleende materialen retourneren
2 personen
49
Deelnemersbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoon
Powerbanksaantal 4
Megafoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 6
Led-lantaarnsaantal 10

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 12
Oranje vlaggetjesaantal 8
Bloemstukkenaantal 3

Sportmateriaal

Reflecterende hesjesaantal 12
Routepijlenaantal 35
Informatiebordenaantal 8
Wegafzethekkenaantal 6
Pionnenaantal 20
Klembordenaantal 4
Stappentellersaantal 4
Paraplu'saantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezem en blikaantal 3
Emmersaantal 4
EHBO-kitsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route op tijd en loop haar volledig na. Controleer niet alleen de afstand, maar ook smalle doorgangen, hoogteverschillen, rustpunten en plekken waar verkeersbegeleiders nodig zijn.
Regel vergunningen en meldingen voordat je uitnodigingen verstuurt. Neem in je veiligheidsplan ook een alternatief op voor slecht weer, afgesloten wegen en deelnemers die onderweg afhaken.
Maak de startlocatie uiterlijk een uur voor vertrek klaar. Zet de inschrijftafel, routekaart, polsbandjes, informatieborden en routepijlen in een vaste volgorde neer, zodat deelnemers niet hoeven te zoeken.
Geef vrijwilligers een korte briefing met hun exacte plek en taak. Laat verkeersbegeleiders vooraf de route, herkenbare hesjes, communicatie en procedure bij een calamiteit doornemen.
Verzamel dieetwensen en controleer de weersverwachting uiterlijk twee dagen vooraf. Zet voor koffie en rustpunten thermoskannen, bekers en eventuele paraplu’s apart klaar; bij regen moeten partytenten en materialen direct beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bevrijdingswandeling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan heb je tijd voor routecontrole, vergunningen of meldingen, het werven van vrijwilligers en het drukken van routekaarten.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een bevrijdingswandeling?: Reken minimaal op één coördinator, twee mensen bij de start en één verkeersbegeleider per risicovol kruispunt. Tel daarnaast per rustpunt minstens twee vrijwilligers en houd 10 procent reserve aan voor uitval.
Wanneer controleer je de route voor het laatst?: Doe de laatste volledige controle 3 tot 7 dagen voor de wandeling en controleer op de ochtend zelf de startlocatie, afzettingen en routepijlen. Zo ontdek je tijdelijke wegwerkzaamheden of ontbrekende borden nog op tijd.
Hoe bereid je een bevrijdingswandeling voor op regen?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en opnieuw op de ochtend zelf. Plan overdekte rustpunten met partytenten, bescherm routekaarten en informatieborden tegen vocht en leg voor vrijwilligers en deelnemers paraplu’s of andere regenvoorzieningen klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.