Zo organiseer je een bevrijdingsfeest

Begin een bevrijdingsfeest niet met versiering, maar met datum, locatie en de beschikbare stroom. Controleer daarna of je een vergunning nodig hebt en leg reserveringen vast voor tenten, tafels, stoelen en andere materialen. Verstuur uitnodigingen op tijd, verzamel aanmeldingen en dieetwensen en werk toe naar een definitief aantal gasten. In de laatste week bevestig je leveranciers, programma en boodschappen; op de dag zelf bouw je eerst de basis op en richt je daarna buffet en aankleding in.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Reserveringen maken
3
Vergunningen controleren
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Programma opstellen
2 personen
9
Muziek afspeellijst maken
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Leveranciers bevestigen
12
Weersverwachting controleren
13
Definitieve aantallen bepalen
2 personen
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Houdbare boodschappen klaarzetten
2 personen
18
Materialen verzamelen
3 personen
19
Locatie en stroom controleren
2 personen
20
Route en ingang vrijmaken
2 personen
21
Tafels en stoelen uitladen
4 personen
22
Partytenten opbouwen
6 personen
23
Tafels opstellen
4 personen
24
Stoelen neerzetten
3 personen
25
Buffettafels inrichten
3 personen
26
Drankenpost inrichten
2 personen
27
Koffiepunt inrichten
2 personen
28
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
29
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
30
Muziek testen
2 personen
31
Versiering ophangen
4 personen
32
Vlaggen plaatsen
3 personen
33
Spelmateriaal klaarzetten
2 personen
34
Hapjes voorbereiden
5 personen
35
Broodjes en beleg klaarzetten
3 personen
36
Salades en snacks klaarzetten
3 personen
37
Allergenenkaartjes plaatsen
2 personen
38
Servies en bestek klaarleggen
3 personen
39
Afvalpunten plaatsen
2 personen
40
Toiletten controleren
41
Welkomsttafel inrichten
2 personen
42
Kassa en betaalmiddelen klaarleggen
2 personen
43
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
44
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

45
Gasten verwelkomen
3 personen
46
Aanmeldingen afvinken
2 personen
47
Programma toelichten
48
Koffie en thee schenken
2 personen
49
Dranken serveren
2 personen
50
Spelactiviteiten begeleiden
4 personen
51
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Buffet aanvullen
3 personen
55
Muziek bedienen
56
Muziekprogramma aankondigen
57
Herdenkingsmoment begeleiden
2 personen
58
Avondmaaltijd serveren
5 personen
59
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
60
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
61
Dansvloer vrijhouden
62
Lichtdecoratie inschakelen
63
Laatste ronde serveren
2 personen
64
Gasten informeren over eindtijd
65
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

66
Eten en dranken afdekken
3 personen
67
Apparatuur uitschakelen
2 personen
68
Afval verzamelen
4 personen
69
Servies verzamelen
3 personen
70
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
71
Partytenten afbreken
6 personen
72
Versiering verwijderen
3 personen
73
Servies afwassen
3 personen
74
Locatie schoonmaken
4 personen
75
Toiletten schoonmaken
2 personen
76
Materialen controleren
2 personen
77
Overgebleven eten verdelen
2 personen
78
Materialen terugbrengen
3 personen
79
Afval wegbrengen
2 personen
80
Gevonden voorwerpen verzamelen
81
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 110
Buffettafelsaantal 4
Statafelsaantal 6
Krukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 2
Kapstokkenaantal 4
Tafelkleedklemmenaantal 48

Servies

Bordenaantal 120
Diepe bordenaantal 40
Glazenaantal 140
Koffiekopjesaantal 80
Mokkenaantal 60
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Koffielepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 20

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 12
Bevrijdingsvlaggenaantal 8
Rood-wit-blauwe slingersaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballongewichtenaantal 12
Welkomstbord
Programmapostersaantal 8
Allergenenkaartjesaantal 20

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Audiokabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilmoppenaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 3

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Volleybalaantal 2
Ringwerpsetsaantal 3
Hoepelsaantal 8
Spelmarkeringenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf de locatie, reserveringen en eventuele vergunningen. Controleer meteen waar stroompunten zijn en of de route naar de ingang vrij blijft voor het uitladen.
Verstuur uitnodigingen minimaal 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 7 dagen voor het feest. Gebruik het definitieve aantal gasten daarna voor eten, servies, stoelen en drank.
Maak dieetwensen niet alleen mondeling bekend: zet allergenen duidelijk op kaartjes bij het buffet. Verzamel deze informatie uiterlijk 1 week vooraf, zodat je gerechten en serveerschalen kunt scheiden.
Leg het programma en de muziek uiterlijk 3 dagen vooraf vast. Hang programmaposters bij de ingang en wijs vrijwilligers per taak toe, zodat opbouw, buffet en opruimen niet bij één persoon terechtkomen.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bouw partytenten alleen op een stabiele ondergrond met voldoende verankering. Zet tafels, stoelen en buffet eerst neer voordat je vlaggen, slingers en tafeldecoratie aanbrengt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bevrijdingsfeest organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie, reserveringen en vergunningen. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor het feest en bepaal het definitieve aantal gasten 7 dagen vooraf.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een bevrijdingsfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Koop naast alcoholvrije dranken ook extra water in en koel de dranken uiterlijk de dag ervoor.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een buitenfeest controleren?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Gebruik die momenten om partytenten, tafelindeling, stroom en een beschutte plek voor het buffet aan te passen.
Hoeveel stoelen en servies heb ik nodig per gast?: Voor een zittend onderdeel heb je 1 stoel per gast nodig; bij een informeel buffet kun je een deel vervangen door statafels. Reken voor servies minimaal 1 bord, 1 glas, 1 vork, 1 mes en 1 lepel per persoon, plus 10 procent reserve.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.