Zo organiseer je een beachvolleybaltoernooi

Begin met de speelvelden, toernooivorm en maximale teamgrootte; die bepalen hoeveel wedstrijden, scheidsrechters en materiaal je nodig hebt. Open daarna de inschrijving en publiceer meteen de regels, speeldagindeling en deadline voor aanmelden. Verwerk dieetwensen en maak de deelnemerslijst pas definitief voordat je het wedstrijdschema en de catering afrondt. Plan op de wedstrijddag extra tijd voor terreincontrole, het opbouwen van netten en veldlijnen, materiaalcontrole en een duidelijke briefing.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Inschrijving openen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Toernooiregels publiceren
4
Speelvelden reserveren
5
Tenten en materialen reserveren
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst bijwerken
9
Wedstrijdschema maken
2 personen
10
Scheidsrechters indelen
11
Weersverwachting controleren
12
Deelnemers informeren
13
Boodschappenlijst controleren
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Huurmaterialen ophalen
2 personen
16
Wedstrijdformulieren printen
17
Programmaborden maken
2 personen
18
Teamnummers klaarmaken
2 personen
19
Sportmateriaal controleren
2 personen
20
Ballonnen en vlaggen bundelen
2 personen
21
Muziekapparatuur opladen
22
EHBO-set controleren
23
Koelboxen vullen
3 personen

Event

24
Locatie openen
2 personen
25
Terrein veilig inspecteren
3 personen
26
Afvalbakken plaatsen
2 personen
27
Tenten opbouwen
5 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen en banken plaatsen
4 personen
30
Netten monteren
6 personen
31
Veldlijnen uitzetten
4 personen
32
Scoreborden plaatsen
2 personen
33
Omroepinstallatie aansluiten
2 personen
34
Versiering ophangen
3 personen
35
Inschrijftafel inrichten
2 personen
36
Cateringtafel inrichten
3 personen
37
Koffie en thee zetten
2 personen
38
Deelnemers registreren
3 personen
39
Teamnummers uitdelen
2 personen
40
Scheidsrechters instrueren
2 personen
41
Openingsbriefing geven
42
Eerste wedstrijden starten
8 personen
43
Wedstrijden fluiten
8 personen
44
Wedstrijdscores registreren
3 personen
45
Standen bijwerken
2 personen
46
Wedstrijdschema omroepen
47
Snacks en lunch serveren
4 personen
48
Dranken bijvullen
3 personen
49
Koffie en thee bijvullen
2 personen
50
Terrein afvalvrij houden
3 personen
51
EHBO verlenen bij blessures
2 personen
52
Gevonden voorwerpen verzamelen
53
Finalisten bekendmaken
54
Finale begeleiden
4 personen
55
Prijzen uitreiken
2 personen
56
Afsluiting omroepen

Nazorg

57
Servies verzamelen
3 personen
58
Catering opruimen
3 personen
59
Nets en veldlijnen afbouwen
6 personen
60
Tenten afbouwen
5 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
62
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
63
Terrein schoonmaken
5 personen
64
Apparatuur loskoppelen
2 personen
65
Locatie afsluiten
2 personen
66
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
67
Sportmateriaal schoonmaken
3 personen
68
Uitslagen versturen
69
Deelnemers bedanken
70
Ongebruikte boodschappen opbergen
2 personen
71
Gevonden voorwerpen afhandelen
72
Uitrusting controleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Bierbankenaantal 4
Tafelkledenaantal 8

Sportmateriaal

Volleybalnettenaantal 4
Netpalenaantal 8
Veldlijnenaantal 8
Beachvolleyballenaantal 12
Scorebordenaantal 8
Scorekaartenaantal 100
Fluitjesaantal 10
Balpompenaantal 4
Naalden voor balpompenaantal 12
Drukmetersaantal 2
Markeerkegelsaantal 30
Zandharkenaantal 4
Meetlintenaantal 2
Medaillesaantal 12
Prijzenbekersaantal 3

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Megafoon
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Schenk kannenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Waterjerrycansaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Beachvolleybalbannersaantal 4
Ballonnenbundelsaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Programmapostersaantal 8

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
LED-lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Recyclingbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 10
Eerstehulpsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de speelvelden en netten vroeg en controleer vooraf of netpalen, veldlijnen en markeerkegels bij de reservering inbegrepen zijn. Plan minstens 30 minuten voor het nameten en veilig afzetten van elk veld.
Sluit de inschrijving op een vaste datum, bijvoorbeeld 7 dagen voor het toernooi. Gebruik de definitieve deelnemerslijst daarna voor teamnummers, het wedstrijdschema en de indeling van scheidsrechters.
Maak het schema niet pas op de ochtend zelf. Print wedstrijdformulieren en scorekaarten vooraf en hang programmaborden op, zodat deelnemers weten waar ze moeten spelen en waar uitslagen worden bijgehouden.
Controleer sportmateriaal één dag eerder: pomp de beachvolleyballen op, test balpompen en drukmeters en leg fluitjes, scoreborden en zandharken per veld klaar. Zo verlies je bij de start geen tijd aan ontbrekende kleine spullen.
Maak een apart weerbesluit met een tijdstip, bijvoorbeeld 24 uur vooraf. Informeer deelnemers vervolgens in één bericht over doorgaan, uitstel, kleding, drinken en de locatie; controleer op de dag zelf ook tenten, verlenghaspels, EHBO-set en koelboxen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een beachvolleybaltoernooi te organiseren?: Reken op 4 tot 6 weken voor een toernooi met meerdere velden. Reserveer de velden en materialen in de eerste week, sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen vooraf en maak het wedstrijdschema uiterlijk 2 dagen voor de speeldag.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een beachvolleybaltoernooi?: Maak het definitieve schema nadat de inschrijving is gesloten en de deelnemerslijst is gecontroleerd. Doe dat bij voorkeur 2 dagen vooraf, zodat je wedstrijdformulieren, scorekaarten en programmaborden nog kunt printen.
Hoeveel scheidsrechters heb je nodig bij een beachvolleybaltoernooi?: Plan minimaal 1 scheidsrechter of wedstrijdbegeleider per gelijktijdig gebruikt veld. Bij 4 velden heb je dus 4 mensen per speelronde nodig; maak daarnaast een kleine reservelijst voor pauzes en uitval.
Wanneer controleer je het weer voor een beachvolleybaltoernooi?: Controleer de weersverwachting 48 en 24 uur vooraf en neem uiterlijk 24 uur voor de start een besluit. Bij onweer, harde wind of hitte moet je deelnemers tijdig informeren en tenten, netten en andere materialen opnieuw beoordelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.