Zo organiseer je een beachvoetbaltoernooi

Begin met de datum, het speelveld en het wedstrijdformat; die drie keuzes bepalen hoeveel teams en vrijwilligers je nodig hebt. Controleer daarna vergunningen, leg de regels vast en open de inschrijving. Plan scheidsrechters, maak het wedstrijdschema en stuur deelnemers uiterlijk één week vooraf alle praktische informatie. Op de toernooidag draait alles om een gecontroleerd veld, compleet sportmateriaal, gekoelde drank en een duidelijke taakverdeling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum bevestigen
2
Speelveld reserveren
3
Vergunning controleren
4
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
5
Toernooiregels opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Aanmeldingen bevestigen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Scheidsrechters vastleggen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Wedstrijdschema maken
2 personen
13
Prijzengeld of bekers regelen
14
Weersverwachting controleren
15
Deelnemersinformatie versturen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Sportmateriaal controleren
2 personen
19
Koelboxen vullen
2 personen
20
Wedstrijdformulieren printen
21
Startnummers klaarleggen
22
EHBO-set controleren
23
Telefoonnummers verzamelen
24
Auto's met materiaal laden
3 personen
25
Locatie inspecteren
2 personen
26
Speelvelden uitzetten
4 personen
27
Doelen monteren
4 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Partytenten opzetten
4 personen
30
Aanmeldbalie inrichten
2 personen
31
Dranken koud zetten
2 personen
32
Catering klaarzetten
3 personen
33
Muziek aansluiten
2 personen
34
Borden ophangen
2 personen
35
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
36
Scheidsrechters instrueren
2 personen
37
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

38
Teams ontvangen
3 personen
39
Teams registreren
3 personen
40
Startnummers uitdelen
2 personen
41
Openingsuitleg geven
42
Voorronde begeleiden
6 personen
43
Uitslagen registreren
2 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Fruit en snacks serveren
3 personen
46
Afval verzamelen
2 personen
47
Velden tussentijds controleren
2 personen
48
Pauzedranken serveren
3 personen
49
Finalisten bekendmaken
50
Finaleronde begeleiden
6 personen
51
Muziek verzorgen
52
Publiek informeren
53
Eindstanden controleren
2 personen
54
Prijzen uitreiken
2 personen
55
Afsluiting aankondigen
56
Laatste dranken serveren
2 personen
57
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
58
Eet- en drinkpunten sluiten
3 personen

Nazorg

59
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
60
Doelen demonteren
4 personen
61
Velden opruimen
4 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Partytenten afbreken
4 personen
64
Servies afwassen
2 personen
65
Afval naar containers brengen
3 personen
66
Locatie schoon achterlaten
4 personen
67
Materiaal naar opslag brengen
3 personen
68
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
69
Geleend materiaal controleren
2 personen
70
Materiaal retourneren
2 personen
71
Restproducten opslaan
2 personen
72
Uitslagen publiceren
73
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Mini voetbaldoelenaantal 4
Beachvoetballenaantal 8
Wedstrijdfluitjesaantal 4
Scheidsrechtershorlogesaantal 4
Pionnenaantal 40
Veldmarkeerlijnenaantal 4
Markeerhamersaantal 16
Reservebalnettenaantal 4
Teamhesjes blauwaantal 10
Teamhesjes geelaantal 10
Teamhesjes roodaantal 10
Teamhesjes groenaantal 10
Reservevetersaantal 12
Handdoekenaantal 12

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 24
Barkrukkenaantal 6
Picknickbankenaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Klapkistenaantal 6
Parasolvoetenaantal 4
Parasolsaantal 4

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 4
Megafonenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Luidsprekerstandaardsaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Bouwlampenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 12
Soeplepelsaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Koelelementenaantal 24
Waterkokersaantal 2
Tangetjesaantal 6
Maatbekersaantal 2
Opbergbakkenaantal 12

Catering

Waterdispensersaantal 3
Drankdispensersaantal 4
Koelkrattenaantal 6
Isolatiehoezenaantal 6
Boodschappen

Decoratie

Toernooivlaggenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Startnummerbordjesaantal 80
Richtingbordenaantal 8
Prijzen en bekersaantal 4
Statafelhoezenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12
Handschoenenaantal 12
Toiletpapierhouderaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4
Eerste hulp koffer

Tips

Reserveer het speelveld voordat je teams uitnodigt en controleer meteen of een vergunning nodig is. Noteer ook wie toegang heeft tot het terrein en hoe laat je kunt opbouwen.
Leg het wedstrijdformat vast vóór de inschrijving sluit. Vermeld het aantal spelers, de speelduur, rusttijd, puntentelling en wat er gebeurt bij gelijke stand, zodat je later geen discussies aan de zijlijn krijgt.
Plan per speelveld minimaal één scheidsrechter en wijs vrijwilligers toe voor ontvangst, wedstrijdformulieren, materiaal en EHBO. Maak het schema pas definitief nadat je het aantal bevestigde teams hebt gecontroleerd.
Controleer sportmateriaal minstens 48 uur vooraf: doelen, beachvoetballen, pionnen, markeerlijnen, hesjes, fluitjes en reservebalnetten. Vul koelboxen en laad auto’s pas nadat je de boodschappen- en materiaallijst hebt afgevinkt.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de aftrap met starttijd, locatie, route, teamindeling, regels, dieetwensen en contactnummer. Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw op de ochtend zelf; leg vooraf vast wanneer je uitstelt of afgelast.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een beachvoetbaltoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, veld en vergunning. Open de inschrijving daarna en leg scheidsrechters, vrijwilligers en materiaal uiterlijk 3 weken voor het toernooi vast.
Hoeveel scheidsrechters heb je nodig voor een beachvoetbaltoernooi?: Reken op minimaal één scheidsrechter per speelveld plus één reserve voor pauzes of uitval. Bij twee velden plan je dus 3 scheidsrechters; controleer het aantal opnieuw zodra het wedstrijdschema klaar is.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor beachvoetbal?: Maak een voorlopig schema zodra de inschrijving opent en een definitieve versie zodra alle teams zijn bevestigd, meestal 7 tot 10 dagen voor de speeldag. Houd daarna nog tijd over om wijzigingen door te voeren.
Wat moet je doen bij slecht weer tijdens een beachvoetbaltoernooi?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en opnieuw op de ochtend van het toernooi. Spreek uiterlijk 24 uur vooraf een besluitmoment af en communiceer bij uitstel of afgelasting direct de nieuwe informatie naar alle teams en vrijwilligers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.