Zo organiseer je een beachvoetbaltoernooi

Begin niet met de boodschappen, maar met de strandlocatie, datum en vergunningen. Daarna leg je het wedstrijdformat vast, regel je teams, scheidsrechters en EHBO en maak je een planning die deelnemers begrijpen. Reserveer sport- en huurmaterialen op tijd: beachvoetbaldoelen, ballen, hesjes en veldmarkering zijn niet altijd direct beschikbaar. Controleer in de laatste week het weer en bevestig een alternatief plan, zodat regen of harde wind je toernooi niet stillegt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2 personen
2
Strandlocatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
5
Toernooiregels opstellen
2 personen
6
Aanmeldformulier maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Sponsoren benaderen
2 personen
9
Scheidsrechters vastleggen
10
EHBO-contact regelen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
14
Teams bevestigen
2 personen
15
Prijzen bestellen
16
Huurmaterialen reserveren
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Deelnemersinformatie versturen
19
Weersverwachting controleren
20
Alternatief weerplan bevestigen
2 personen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Prijzen en materialen ophalen
2 personen
24
Ballen oppompen
2 personen
25
Wedstrijdformulieren printen
26
Teamindeling printen
27
Koelboxen vullen
3 personen
28
Locatie inspecteren
2 personen
29
Velden uitzetten
6 personen
30
Doelen plaatsen
4 personen
31
Wedstrijdballen klaarleggen
2 personen
32
Registratietafel opstellen
2 personen
33
Cateringstafel opstellen
3 personen
34
Partytenten opbouwen
6 personen
35
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
36
Geluid en stroom testen
2 personen
37
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
38
Prijzen uitstallen

Event

39
Startregistratie openen
3 personen
40
Teams ontvangen
3 personen
41
Toernooiregels toelichten
2 personen
42
Openingswedstrijd begeleiden
4 personen
43
Wedstrijden fluiten
4 personen
44
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
45
Muziek verzorgen
46
Dranken serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Snacks uitdelen
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Wedstrijdballen controleren
51
Kwartfinales begeleiden
4 personen
52
Halve finales begeleiden
4 personen
53
Finale begeleiden
4 personen
54
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
55
Laatste consumptieronde serveren
2 personen
56
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

57
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
58
Catering opruimen
3 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
60
Partytenten afbreken
6 personen
61
Afval verzamelen
4 personen
62
Strand schoon achterlaten
5 personen
63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
64
Geleende materialen retourneren
2 personen
65
Koelboxen schoonmaken
2 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Materialen droog opbergen
2 personen
68
Restanten sorteren
2 personen
69
Locatiebeheer informeren
70
Uitslagen publiceren
71
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Bankenaantal 8
Tafelkleedhoezenaantal 8
Registratiekist

Sportmateriaal

Beachvoetbaldoelenaantal 4
Beachvoetballenaantal 8
Wedstrijdhesjesaantal 40
Pionnenaantal 40
Veldmarkeringstapeaantal 8
Grensvlaggenaantal 16
Balpompenaantal 3
Reserveventielenaantal 20
Scheidsrechtersfluitjesaantal 4
Scheidsrechterskaartenaantal 8
Stopwatchesaantal 4
Hesjes voor vrijwilligersaantal 12
Pionnenzakaantal 4
Scorebordaantal 2
Scorebordstiftenaantal 12

Apparatuur

Accuspeaker
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Telefoonladersaantal 4
Powerbanksaantal 4
Laptop
Printer
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 250
Herbruikbare koffiebekersaantal 100
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Opscheplepelsaantal 8
Schenkkannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 30
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Tangenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 4
Opbergbakkenaantal 12
Flesopenersaantal 4
Waterkannenaantal 8
IJslepelsaantal 4

Decoratie

Toernooibanner
Vlaggenlijnenaantal 8
Teamtafelnummersaantal 16
Wegwijzerbordenaantal 8
Krijtbordenaantal 4
Teamstickersaantal 40
Naamkaartjesaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsaantal 4
Bliktrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 8
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20
Werkhandschoenenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 6

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformat vast voordat je teams uitnodigt. Bepaal hoeveel teams meedoen, hoeveel velden je gebruikt, de speelduur en hoeveel rusttijd nodig is; pas daarna kun je een betrouwbaar wedstrijdschema maken.
Reserveer de strandlocatie en controleer vergunningen vroeg. Vraag uiterlijk enkele weken vooraf na of je doelen, partytenten, geluidsapparatuur en veldmarkering op het strand mag plaatsen.
Plan de opbouw met een aparte materiaalcontrole. Pomp alle beachvoetballen vooraf op, neem reserveventielen mee en controleer of doelen, pionnen, grensvlaggen, fluitjes en stopwatches compleet zijn voordat teams arriveren.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor het toernooi. Zet daarin de aanvangstijd, teamindeling, wedstrijdregels, locatie, wat deelnemers zelf meenemen en hoe je omgaat met wijzigingen door het weer.
Maak één aanspreekpunt voor wedstrijdleiding en één voor veiligheid. Deel vrijwilligers in met herkenbare hesjes, regel een EHBO-contact en gebruik een accuspeaker met draadloze microfoon voor schemawijzigingen en omroepberichten.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren organiseer je een beachvoetbaltoernooi?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de datum, strandlocatie, vergunningen en het wedstrijdformat. Reserveer materialen, scheidsrechters en EHBO uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf, omdat die in het zomerseizoen snel bezet zijn.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor beachvoetbal?: Bepaal eerst het aantal teams, velden, speelduur en wisseltijd. Reken per wedstrijd naast de speeltijd minimaal 5 minuten voor wisselen en noteer het schema op wedstrijdformulieren én een groot zichtbaar overzicht.
Wat regel je bij slecht weer voor een beachvoetbaltoernooi?: Controleer vanaf 7 dagen vooraf dagelijks de weersverwachting en neem uiterlijk 48 uur vooraf een besluit over doorgaan, verplaatsen of afgelasten. Bevestig vooraf een alternatief, bijvoorbeeld een aangepaste locatie of datum, en communiceer dat uiterlijk de avond ervoor.
Welke materialen vergeet je vaak bij een beachvoetbaltoernooi?: Reserveventielen, een balpomp, verlengkabels, stekkerdozen, powerbanks en papieren wedstrijdformulieren worden vaak te laat gecontroleerd. Maak 1 dag vooraf een afvinklijst en leg reserveonderdelen, opladers en markeermateriaal in een aparte wedstrijdbak.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.