Zo organiseer je een basketbaltoernooi zonder chaos

Begin met de datum, beschikbare basketbalvelden en het wedstrijdformat. Pas daarna open je de inschrijving, leg je officials vast en bepaal je hoeveel teams en wedstrijden haalbaar zijn binnen de beschikbare uren. De meeste problemen ontstaan doordat teams te laat worden bevestigd, het schema geen uitloop bevat of materiaal zoals wedstrijdklokken, scoreborden en reserveventielen ontbreekt. Werk daarom terug vanaf de toernooidag en stuur deelnemers uiterlijk één week vooraf alle praktische informatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2
Basketbalvelden reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
5
Toernooiregels opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Sponsoren benaderen
2 personen
9
Scheidsrechters vastleggen
10
Tafelaars vastleggen
11
Fotograaf vastleggen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Teams bevestigen
15
Wedstrijdschema maken
2 personen
16
Deelnemersinformatie versturen
17
Prijzen bestellen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Teamindeling afdrukken
21
Wedstrijdformulieren afdrukken
22
Boodschappen koelen
2 personen
23
Prijzen inpakken
2 personen
24
Weersverwachting controleren
25
Organisatieteam instrueren
2 personen

Event

26
Locatie openen
2 personen
27
Terrein inspecteren
2 personen
28
Basketbalvelden controleren
2 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
30
Tent en ontvangstbalie opbouwen
4 personen
31
Scoretafels inrichten
3 personen
32
Scoreborden ophangen
2 personen
33
Geluid testen
2 personen
34
Sportmateriaal klaarzetten
3 personen
35
EHBO-materiaal klaarleggen
36
Catering klaarzetten
3 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Wedstrijdmappen verdelen
2 personen
39
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
40
Scheidsrechters instrueren
2 personen
41
Tafelaars instrueren
2 personen
42
Teams registreren
3 personen
43
Polsbandjes uitdelen
2 personen
44
Openingsuitleg geven
45
Eerste wedstrijden begeleiden
6 personen
46
Scores registreren
3 personen
47
Wedstrijdfluitjes gebruiken
3 personen
48
Dranken serveren
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Hapjes aanvullen
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Wedstrijdschema bijwerken
53
Pauzetijd aankondigen
54
Finalisten bekendmaken
55
Finale begeleiden
5 personen
56
Prijzen uitreiken
2 personen
57
Afsluiting aankondigen
58
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

59
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
60
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
61
Tent afbreken
4 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Terrein schoonmaken
4 personen
65
Materialen controleren
2 personen
66
Geleende materialen retourneren
2 personen
67
Restvoorraad opruimen
2 personen
68
Wedstrijdresultaten versturen
69
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Ontvangstbalie
Tafelscorebordenaantal 3
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Basketballenaantal 12
Ballennettenaantal 3
Pionnenaantal 24
Markeerschijvenaantal 30
Trainingshesjesaantal 40
Fluitjesaantal 4
Scorebordenaantal 3
Teambeugelsaantal 8
Wedstrijdklokkenaantal 3
Balpompenaantal 2
Reserveventielenaantal 12
Meetlintenaantal 2
Sporttapeaantal 6

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 3
Tabletsaantal 3
Laptop
Printer
Fotocamera

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiebekersaantal 80
Waterkannenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Kurkentrekkersaantal 2
Flesopenersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Tangenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2

Decoratie

Teamvlaggenaantal 8
Feestvlaggenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Startnummersaantal 8
Podiumlint

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiegelaantal 4
Eerstehulpkoffersaantal 2
Koelelementenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de velden zodra de datum vaststaat en plan per wedstrijd extra wissel- en uitlooptijd in. Bij meerdere velden moet je per veld een wedstrijdklok, scorebord en tafelscorebord kunnen inzetten.
Bepaal vóór de uitnodigingen hoeveel teams je aankunt en welk format daarbij past. Leg ook regels vast voor speeltijd, time-outs, gelijke stand en te late teams, zodat de wedstrijdleiding niet ter plekke hoeft te improviseren.
Sluit de inschrijving op een vaste datum, bijvoorbeeld 10 tot 14 dagen voor het toernooi. Bevestig daarna de teams, verzamel dieetwensen en maak pas vervolgens het definitieve wedstrijdschema.
Regel scheidsrechters en tafelaars afzonderlijk en geef hen vooraf een korte instructie. Zorg op de wedstrijddag voor geprinte wedstrijdformulieren, teamindelingen, fluitjes, sporttape en een balpomp met reserveventielen.
Maak de ontvangst en communicatie zichtbaar met een ontvangstbalie, teambeugels en een draagbare speaker of microfoon. Controleer de dag ervoor de weersverwachting en test verlengkabels, stekkerdozen, tablets, printer en wedstrijdklokken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een basketbaltoernooi te organiseren?: Reken op minimaal 6 tot 8 weken voorbereiding. Reserveer velden en regel vergunningen eerst; open daarna de inschrijving en leg officials uiterlijk 3 weken vooraf vast.
Hoeveel teams kunnen meedoen aan een basketbaltoernooi?: Dat hangt af van het aantal velden, de speeltijd en het gekozen format. Met 8 teams en één veld lopen poule- en finalewedstrijden snel op; maak eerst een proefschema en plan 10 tot 15 minuten wisseltijd per ronde.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een basketbaltoernooi?: Maak het definitieve schema nadat de inschrijving is gesloten en de teams zijn bevestigd, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Stuur het daarna samen met aanvangstijd, route, regels en contactinformatie naar alle deelnemers.
Wat moet je een week voor een basketbaltoernooi controleren?: Controleer dan de veldreservering, vergunningen, officials, prijzen, boodschappen en materiaal. Print teamindelingen en wedstrijdformulieren uiterlijk de dag ervoor en instrueer het organisatieteam vóór de ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.