Zo organiseer je een balletworkshop zonder last-minute gedoe

Begin met de studio, de docent en het niveau van de deelnemers; die drie bepalen de rest van je planning. Leg daarna de dagindeling, inschrijving, betaling en deelnemersinformatie vast. Plan extra tijd voor het klaarzetten van barres, matten, muziek en registratie. Op de workshopdag draait het vooral om een veilige dansvloer, goed geluid, voldoende water en een ontvangst die vóór de start klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Studio en docent bevestigen
2
Programma en dagindeling maken
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen openen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bijwerken
8
Betaalgegevens controleren
9
Muziek voor de workshop selecteren
10
Muziekbestanden klaarzetten
11
Deelnemersinformatie versturen
12
Boodschappenlijst controleren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Materialen verzamelen
2 personen
15
Apparatuur opladen
16
Dranken koelen
17
Deelnemers herinneren

Event

18
Studio openen
2 personen
19
Ruimte ventileren
20
Dansvloer controleren
2 personen
21
Barres en matten plaatsen
3 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
2 personen
23
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
24
Registratietafel inrichten
25
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
26
Ontvangsttafel met snacks vullen
2 personen
27
Deelnemers registreren
2 personen
28
Workshop welkom heten
29
Warming-up begeleiden
2 personen
30
Balletoefeningen begeleiden
2 personen
31
Pauzedranken serveren
2 personen
32
Dranken bijvullen
33
Techniek tijdens oefeningen bedienen
34
Choreografie instuderen
2 personen
35
Avondmaaltijd klaarzetten
3 personen
36
Maaltijd serveren
3 personen
37
Servies verzamelen
2 personen
38
Afsluitende dansronde begeleiden
2 personen
39
Bedankwoord geven
40
Deelnemers uitchecken
41
Restanten veilig verpakken
2 personen

Nazorg

42
Barres en matten afbouwen
3 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
44
Servies afwassen
2 personen
45
Afval verzamelen
2 personen
46
Studio schoonmaken
3 personen
47
Geluidsapparatuur uitschakelen
48
Materialen terugbrengen
2 personen
49
Geleende spullen retourneren
2 personen
50
Restanten opruimen
51
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Registratietafel
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Draagbare balletbarresaantal 6
Yoga- en oefenmattenaantal 30
Weerstandsbandenaantal 30
Foamrollersaantal 10
Handdoekenaantal 36

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Tablet voor muziek
Oplaadkabelsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 36
Bordenaantal 36
Besteksetsaantal 36
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 36
Tafelkleedjesaantal 6
Bloemstukkenaantal 4
Programmapostersaantal 4

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de studio en docent eerst en leg meteen de maximale groepsgrootte, het niveau en de beschikbare uren vast. Zo weet je hoeveel barres, matten en stoelen je nodig hebt.
Open de aanmeldingen pas nadat programma, prijs en betaalgegevens gecontroleerd zijn. Sluit de inschrijving uiterlijk 2 tot 3 dagen voor de workshop, zodat je de deelnemerslijst en dieetwensen nog kunt verwerken.
Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld daarin het startuur, aankomsttijd, kledingadvies, wat ze zelf meenemen en waar ze zich bij binnenkomst registreren.
Test muziek, tablet, Bluetoothspeaker en stroomvoorziening minimaal 24 uur eerder. Zet de muziekbestanden offline klaar en neem oplaadkabels, verlengsnoeren en stekkerdozen mee.
Kom minstens 90 minuten voor de start in de studio. Ventileer de ruimte, controleer de dansvloer, plaats barres en matten, richt de registratietafel in en zet koffie, thee en gekoeld water klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een balletworkshop te organiseren?: Reken op 3 tot 6 weken voorbereiding. Reserveer de studio en docent eerst; open daarna de inschrijving en plan de laatste controle van deelnemers, betalingen, muziek en materialen 2 tot 3 dagen voor de workshop.
Hoeveel tijd heb je nodig om een balletstudio klaar te zetten?: Plan minimaal 90 minuten voor het openen, ventileren en inrichten van de ruimte. Trek extra tijd uit als je meerdere draagbare balletbarres, matten, tafels en geluidsapparatuur moet plaatsen.
Wanneer stuur je deelnemersinformatie voor een balletworkshop?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 dagen voor de workshop. Vermeld start- en aankomsttijd, kleding, route, registratie, eventuele dieetwensen en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Hoeveel water en drank heb je nodig voor een balletworkshop?: Zet per deelnemer minimaal 1 drinkglas en een eigen drinkpunt klaar. Voor een workshop van 3 uur kun je rekenen op ongeveer 1 tot 1,5 liter water per persoon, naast koffie en thee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.