Zo organiseer je een architectuurfietstocht

Een architectuurfietstocht staat of valt met een route die inhoudelijk interessant én praktisch fietsbaar is. Begin daarom met de architectuurstops en controleer daarna verkeersveiligheid, afstand, rustmomenten en bereikbaarheid van start en finish. Regel vervolgens toestemming, begeleiders en inschrijvingen, zodat je weet hoeveel fietsen, lunchpakketten en route-informatie nodig zijn. In de laatste week controleer je het weer en wegwerkzaamheden; op de dag zelf draait alles om duidelijke registratie, zichtbare routepijlen en een reparatieplan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en architectuurstops bepalen
2 personen
2
Route op verkeersveiligheid controleren
2 personen
3
Start- en eindlocatie reserveren
4
Rustlocatie reserveren
5
Benodigde toestemming controleren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst bijwerken
10
Deelnemersbevestiging versturen
11
Weersverwachting controleren
12
Route opnieuw op wegwerkzaamheden controleren
2 personen
13
Fietsbegeleiders indelen
14
Fietsbegeleiders instrueren
15
Routekaarten en deelnemerslijsten printen
16
Infoborden voor stops voorbereiden
2 personen
17
Fietsen en reservefietsen controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Hapjes en lunchpakketten voorbereiden
3 personen
20
Dranken koelen
21
EHBO- en reparatieset controleren
22
Startlocatie schoonmaken
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
24
Registratietafel inrichten
2 personen
25
Routeborden plaatsen
2 personen
26
Infopunten bij stops klaarzetten
3 personen
27
Techniek en verlichting testen

Event

28
Deelnemers ontvangen
3 personen
29
Aanwezigheid registreren
2 personen
30
Routekaarten uitdelen
2 personen
31
Fietsverlichting en fietsveiligheid controleren
2 personen
32
Veiligheidsbriefing geven
33
Groepen en vertrekvolgorde indelen
2 personen
34
Eerste fietsgroep begeleiden
2 personen
35
Architectuurtoelichting bij stop geven
36
Tweede fietsgroep begeleiden
2 personen
37
Deelnemers tussen stops begeleiden
4 personen
38
Architectuurtoelichtingen verzorgen
3 personen
39
Rustpunt openen
2 personen
40
Hapjes en dranken serveren
3 personen
41
Dranken bijvullen
42
Fietspech onderweg ondersteunen
2 personen
43
Achterblijvers begeleiden
2 personen
44
Aankomst bij eindlocatie begeleiden
3 personen
45
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
49
Vertrek van deelnemers begeleiden
2 personen

Nazorg

50
Routeborden en infoborden verwijderen
2 personen
51
Overgebleven eten veilig verpakken
2 personen
52
Servies en materialen verzamelen
3 personen
53
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
54
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
55
Eindlocatie schoonmaken
3 personen
56
Fietsen en materialen terugbrengen
2 personen
57
Geleende spullen retourneren
58
Verloren voorwerpen registreren
59
Deelnemers informeren over gevonden spullen
60
Bedankbericht aan deelnemers versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Klaptafelsaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Mobiele telefoonsaantal 4

Verlichting

Oplaadbare fietslampenaantal 8
Lichtslingersaantal 3

Sportmateriaal

Reservefietsenaantal 2
Fietspompenaantal 3
Fietsreparatiesetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 12
Fietshelmenaantal 8
Fietsslotenaantal 8
Routepijlenaantal 20
Routebevestigingsbandenaantal 30

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Thermoskannenaantal 4

Catering

Waterkannenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Koelelementenaantal 16
Drankdispensersaantal 2
Boodschappen

Decoratie

Infobordenaantal 8
Krijtbordenaantal 4
Tafelkledenaantal 6
Naamstickersaantal 60
Stiftenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Eerstehulpkoffersaantal 2
Brandblussersaantal 2

Tips

Plan niet alleen de stops, maar ook de fietstijd ertussen. Houd per stop een vast tijdsblok aan en reserveer minimaal één rustlocatie voor de groep.
Controleer de route twee keer: eerst op verkeersveiligheid en later opnieuw op wegwerkzaamheden. Doe die laatste controle uiterlijk 2 dagen voor vertrek, zodat je nog kunt omleiden.
Laat deelnemers bij de aanmelding dieetwensen en fietsbehoeften doorgeven. Werk de deelnemerslijst daarna bij en neem voor elke begeleider een actuele lijst en routekaart mee.
Wijs per groep fietsbegeleiders aan en geef hen vooraf duidelijke instructies over tempo, kruispunten en verdwalen. Zorg dat zij mobiele telefoons, reflecterende hesjes en de reparatieset kunnen gebruiken.
Bereid lunchpakketten en gekoelde dranken de dag ervoor voor. Test op de startlocatie ook de registratie, routeborden en verlichting en zet reservefietsen, fietspompen en reservebinnenbanden klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een architectuurfietstocht organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met route, stops en start- en eindlocatie. Verstuur de uitnodigingen daarna uiterlijk 3 weken voor vertrek, zodat je aantallen, dieetwensen en begeleiding kunt plannen.
Hoeveel fietsbegeleiders heb ik nodig voor een architectuurfietstocht?: Reken op 1 begeleider per groep van ongeveer 10 tot 15 deelnemers. Plan daarnaast minstens 1 persoon als achterrijder of reserve wanneer de groep groter is dan 30 deelnemers.
Wanneer moet ik de route van een architectuurfietstocht controleren?: Controleer de route eerst tijdens het plannen en fiets haar daarna uiterlijk 2 dagen voor het evenement opnieuw. Kijk dan specifiek naar wegwerkzaamheden, tijdelijke afsluitingen, gevaarlijke kruisingen en de plaats van de routepijlen.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig per deelnemer?: Voorzie per deelnemer een lunchpakket en reken voor een tocht van enkele uren op minimaal 1,5 liter drinken. Koel de dranken vooraf en neem extra water mee voor warm weer of een langere route.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.