Zo organiseer je een geslaagde Burendag

Begin met de datum, locatie en een realistisch maximumaantal deelnemers. Controleer daarna vergunningen en regel vroeg de uitnodiging, aanmeldingen en vrijwilligers. Werk met een eenvoudig programma en verzamel dieetwensen voordat je eten en drinken bestelt. In de laatste week bevestig je leveringen, controleer je materiaal en maak je de weersafhankelijke opbouw concreet. Zo voorkom je dat partytenten, koeling, stroom of helpende handen pas op de dag zelf worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Buurtbewoners uitnodigen
3 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Programma maken
2 personen
7
Reserveringen maken
8
Spelmateriaal inventariseren
2 personen
9
Vrijwilligers werven
2 personen
10
Taken verdelen
2 personen
11
Buurtbrief verspreiden
3 personen
12
Weersverwachting controleren
13
Definitief aantal gasten bepalen
14
Leveringen bevestigen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
18
Houdbare boodschappen klaarzetten
2 personen
19
Servies en materiaal controleren
2 personen
20
Locatie inspecteren
2 personen
21
Partytenten opbouwen
4 personen
22
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
23
Buffettafels inrichten
3 personen
24
Decoratie ophangen
3 personen
25
Verlichting ophangen
3 personen
26
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
27
Spelmaterialen klaarzetten
3 personen
28
Koffiehoek inrichten
2 personen
29
Koelboxen vullen
2 personen
30
Hapjes voorbereiden
4 personen
31
Salades voorbereiden
3 personen
32
Broodjes beleggen
3 personen
33
Barbecue voorbereiden
3 personen
34
Allergenen markeren
35
Afvalpunten plaatsen
2 personen
36
Toiletruimte controleren
37
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
38
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

39
Bezoekers ontvangen
3 personen
40
Programma toelichten
41
Koffie en thee serveren
2 personen
42
Hapjes serveren
3 personen
43
Kinderspellen begeleiden
4 personen
44
Buurtquiz begeleiden
2 personen
45
Muziek verzorgen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Buffet aanvullen
3 personen
48
Barbecue aansteken
2 personen
49
Barbecuegerechten bereiden
3 personen
50
Barbecue serveren
4 personen
51
Vegetarische gerechten serveren
2 personen
52
Tafels schoon en veilig houden
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toiletten tussentijds controleren
55
Avondprogramma begeleiden
2 personen
56
Laatste ronde aankondigen
57
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

58
Eten en dranken opruimen
3 personen
59
Barbecue veilig doven
2 personen
60
Servies verzamelen
3 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Locatie schoonmaken
4 personen
63
Tafels en stoelen afnemen
2 personen
64
Partytenten afbreken
4 personen
65
Decoratie verwijderen
2 personen
66
Geluidsapparatuur opruimen
2 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
69
Spelmateriaal schoonmaken
2 personen
70
Restanten sorteren
2 personen
71
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
72
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
73
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
74
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 10

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Aluminium barbecuebakjesaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Slingerverlichtingaantal 4
Ledlampenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Naamkaartjesaantal 100
Stiftenaantal 12

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Frisbeesaantal 4
Springtouwenaantal 6
Kegelsaantal 12
Bordspellenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 3
Blikvangersaantal 3
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag bewoners uiterlijk twee weken vooraf om zich aan te melden en noteer meteen dieetwensen, zodat je het definitieve aantal gasten en de boodschappen daarop kunt afstemmen.
Verdeel vrijwilligers per tijdsblok: reken op aparte hulp voor opbouw, buffet, koffie en opruimen. Zonder indeling blijven tafels, partytenten en eten vaak liggen tot het laatste moment.
Controleer een week vooraf alle materialen, van herbruikbaar servies en serveerschalen tot barbecues, koelboxen, verlengkabels en stekkerdozen. Test apparatuur vóór de opbouw als er stroom of geluid nodig is.
Plan de opbouw minstens twee uur vóór de ontvangst. Zet eerst partytenten, tafels en stoelen neer, richt daarna het buffet in en hang pas als laatste decoratie en verlichting op.
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en bepaal wie bij regen de partytenten, tafelkleden en spullen verplaatst. Zet gekoelde dranken pas kort voor de start in koelboxen of ijscontainers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je Burendag organiseren?: Begin ongeveer vier tot zes weken van tevoren met datum, locatie, uitnodigingen en vergunningen. Regel vrijwilligers, reserveringen en materiaal uiterlijk twee weken vooraf.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor Burendag?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger per 10 tot 15 deelnemers, plus één coördinator. Plan daarnaast minstens twee mensen voor de opbouw en twee voor het opruimen.
Wanneer doe je de boodschappen voor Burendag?: Bepaal het definitieve aantal gasten ongeveer vijf tot zeven dagen vooraf en controleer dan de boodschappenlijst. Koop houdbare producten eerder; haal gekoelde producten en ijs zo kort mogelijk voor de start.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van Burendag?: Plan minimaal twee uur voor de opbouw van partytenten, tafels, stoelen, buffet en verlichting. Reserveer na afloop nog ongeveer één uur voor afwas, opruimen en het controleren van de locatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.