Checklist voor een historische stadswandeling organiseren

Een historische stadswandeling staat of valt met een route die haalbaar is voor de hele groep en verhalen die op vaste plekken passen. Leg eerst thema, start- en eindlocatie vast en controleer daarna vergunningen, meldingen en toegankelijkheid. Plan voldoende tijd voor een proefwandeling, het indelen van gidsen en het verzamelen van aanmeldingen. Op de dag zelf heb je niet alleen routekaarten nodig, maar ook duidelijke bewegwijzering, naambadges, geluidsapparatuur en een eenvoudige ontvangst met koffie, thee en hapjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en thema vastleggen
2 personen
Startlocatie reserveren
Eindlocatie reserveren
Vergunningen en meldingen controleren
Historische bronnen verzamelen
2 personen
Route vooraf verkennen
2 personen
Haltes en verteltijden bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bevestigingen versturen
Gidsen en begeleiders indelen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Routekaarten afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes en broodjes klaarmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Infopunt inrichten
2 personen
Routebebording plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Veiligheidsmaterialen controleren

Event

Gidsen ontvangen en instrueren
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Groepen en gidsen indelen
3 personen
Welkomstwoord geven
Historische wandeling begeleiden
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzeplek gereedmaken
2 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Aanwezigheid opnieuw controleren
3 personen
Avondprogramma begeleiden
5 personen
Licht en zichtbaarheid controleren
2 personen
Afsluitende consumpties serveren
2 personen
Bedankwoord uitspreken
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Routebebording verwijderen
2 personen
Locatie opruimen
3 personen
Servies en materialen afwassen
2 personen
Afval verzamelen en wegbrengen
2 personen
Materialen reinigen en drogen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 6
Inklapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Draagbare geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Reservebatterijenaantal 12
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Zaklampenaantal 6
Lichtgevende armbandenaantal 50

Printwerk

Routekaartenaantal 50
Historische infobladenaantal 50
Deelnemerslijstenaantal 5
Naambadgesaantal 50
Pennenaantal 20

Routeaanduiding

Pionnenaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Afzetlintaantal 2
Kabelbindersaantal 100

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Veiligheid

EHBO-setaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 8
Noodcontactkaartenaantal 50

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handdesinfectieaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Verken de route minimaal twee weken vooraf op loopafstand, wegwerkzaamheden en veilige oversteekplaatsen. Noteer per halte een verteltijd en houd de totale wandeling haalbaar voor deelnemers die minder snel lopen.
Leg start- en eindlocatie uiterlijk vier weken vooraf vast. Controleer meteen of je voor de route, tijdelijke routebebording of het gebruik van openbare ruimte een vergunning of melding nodig hebt.
Sluit aanmeldingen ongeveer zeven dagen voor de wandeling en vraag daarbij dieetwensen uit. Druk daarna de deelnemerslijst, routekaarten en naambadges; neem enkele extra exemplaren en pennen mee.
Test de draagbare geluidsset en draadloze microfoons uiterlijk de dag ervoor op de volledige route. Leg reservebatterijen klaar en controleer of verlengkabels en stekkerdozen alleen op de locaties worden gebruikt waar stroom beschikbaar is.
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en richt het infopunt vóór aankomst van de groep in. Zet routepijlen en pionnen op tijd neer, koel dranken en bereid koffie, thee, broodjes en hapjes zo dat de ontvangst direct kan beginnen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een historische stadswandeling?: Reken voor een wandeling met meerdere historische haltes op ongeveer 90 tot 120 minuten. Plan per halte meestal 8 tot 12 minuten verteltijd en voeg bij een grote groep extra tijd toe voor verzamelen en oversteken.
Wanneer moet ik een historische stadswandeling aanmelden of een vergunning regelen?: Controleer dit zodra de route en startlocatie vaststaan, bij voorkeur minimaal vier weken vooraf. Voor routebebording, afzettingen of gebruik van openbare ruimte kan een melding of vergunning nodig zijn; de termijn verschilt per gemeente.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een historische stadswandeling?: Plan bij voorkeur één gids of begeleider per 15 tot 20 deelnemers. Voeg bij een grotere groep een voorloper en achterloper toe, zodat niemand bij kruisingen of haltes achterblijft.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst en routekaarten afdrukken?: Druk de definitieve deelnemerslijst en routekaarten één dag vooraf af, nadat de aanmeldingen zijn gesloten. Neem ongeveer 5 tot 10 procent extra kaarten en naambadges mee voor last-minute wijzigingen of beschadigde exemplaren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.