Checklist historische rondleiding met afsluitend diner

Een historische rondleiding met afsluitend diner vraagt om meer voorbereiding dan alleen een gids en een restaurant reserveren. Je legt eerst thema, route en locaties vast, daarna regel je rondleiding, eetlocatie en deelnemers. Controleer ook toegankelijkheid, vervoer en een alternatieve route bij slecht weer. In de laatste week draait alles om bevestigingen, routekaarten, boekjes, catering en een duidelijke ontvangst op het startpunt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Thema en route vastleggen
2 personen
Historische locaties selecteren
2 personen
Rondleiding reserveren
Eetlocatie reserveren
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoersbehoeften inventariseren
Deelnemerslijst bijwerken
Route op toegankelijkheid controleren
2 personen
Alternatieve route vastleggen
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemers definitief bevestigen
Boekjes en routekaarten printen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Eten gekoeld opslaan
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Routebordjes voorbereiden
2 personen
Rugzakken voor begeleiders vullen
2 personen

Event

Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel opstellen
2 personen
Locatie en route markeren
3 personen
Begeleiders instrueren
2 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Rondleiding begeleiden
5 personen
Groep veilig oversteken
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzeplek inrichten
2 personen
Deelnemers naar diner begeleiden
4 personen
Buffet opstellen
4 personen
Diner serveren
4 personen
Koffie en dessert serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Routebordjes verwijderen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Overgebleven eten controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Routekaarten en notities archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 48
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 60
Dinerbordenaantal 50
Dessertbordjesaantal 50
Messenaantal 50
Vorkenaantal 50
Lepelsaantal 50
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Draagbare microfoon
Draagbare speaker

Routebenodigdheden

Routekaartenaantal 50
Historische boekjesaantal 50
Routebordjesaantal 12
Klembordenaantal 5
Pennenaantal 20
Naamkaartjesaantal 50
Rugzakkenaantal 5
Paraplu'saantal 6
Reflecterende hesjesaantal 6

Veiligheid

EHBO-doos
Zaklampenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Tafelbordjesaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Serveerbladenaantal 4
Broodmessenaantal 3

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 12
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de rondleiding en eetlocatie zodra je een eerste deelnemersaantal hebt; controleer uiterlijk 2 weken vooraf de tijden, groepsgrootte en overgang van de route naar het diner.
Verzamel dieetwensen en vervoersbehoeften bij de aanmelding en sluit de deelnemerslijst uiterlijk 7 dagen vooraf. Geef de eetlocatie daarna het definitieve aantal en de menu-informatie door.
Loop de route vooraf volledig na en controleer hellingen, trappen, rustpunten en sanitaire voorzieningen. Leg minimaal 1 alternatieve route vast voor regen, wegwerkzaamheden of een ontoegankelijke locatie.
Print per deelnemer 1 routekaart en 1 historisch boekje, plus enkele reserve-exemplaren. Maak routebordjes, naamkaartjes en klemborden uiterlijk de dag vóór de rondleiding klaar.
Plan de opbouw met minstens 2 begeleiders: één voor ontvangst en één voor de groep. Zet koffie en thee klaar, vul begeleidersrugzakken met routebenodigdheden en neem paraplu's, een EHBO-doos en zaklampen mee.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een historische rondleiding reserveren?: Reserveer bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf, vooral wanneer een gids, monument of grotere groep betrokken is. Bevestig 2 weken voor de datum de route, starttijd en groepsgrootte.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst voor de rondleiding definitief maken?: Sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen vooraf. Dan kun je het diner, de routeboekjes, naamkaartjes en eventuele vervoersbehoeften op het juiste aantal afstemmen.
Hoeveel routekaarten en historische boekjes moet ik printen?: Print voor iedere deelnemer 1 routekaart en 1 boekje, plus 5 tot 10 procent reserve. Bij 30 deelnemers zijn dat bijvoorbeeld 33 exemplaren van elk.
Wat regel ik bij slecht weer tijdens een historische rondleiding?: Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Leg minimaal 1 kortere of overdekte alternatieve route vast en informeer deelnemers direct als de planning wijzigt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.