Checklist historische rondleiding organiseren

Een historische rondleiding vraagt meer voorbereiding dan alleen een interessante route en een gids. Leg eerst het thema, de route, start- en eindlocatie vast en reserveer op tijd gidsen en een restauranttafel. Daarna volgen aanmeldingen, vergunningen, routekaarten en praktische zaken zoals megafoon, naamstickers en deelnemersmappen. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde te doen, inclusief een alternatief bij slecht weer en de ontvangst van de groep.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en thema vastleggen
Gidsen reserveren
Startlocatie reserveren
Eindlocatie reserveren
Restauranttafel reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Deelnemerslijst bijhouden
Dieetwensen verzamelen
Routevergunning controleren
Weersverwachting controleren
Alternatieve route voorbereiden
Deelnemers bevestigen
Route en tijden doorsturen
Boodschappen doen
2 personen
Route nogmaals nalopen
2 personen
Infomateriaal afdrukken
Deelnemersmappen samenstellen
2 personen
Dranken koelen
Snacks en lunch verpakken
2 personen
Startpunt klaarzetten
2 personen
Materialen naar startpunt brengen
2 personen

Event

Gidsen ontvangen
Deelnemers registreren
2 personen
Welkomstinformatie geven
Groep indelen
2 personen
Historische rondleiding begeleiden
3 personen
Dranken en snacks uitdelen
2 personen
Groepsfoto maken
Pauzeplek begeleiden
2 personen
Dinerlocatie begeleiden
2 personen
Diner en dieetwensen controleren
Deelnemers naar vertrekpunt begeleiden
2 personen
Afscheid en laatste vragen verzorgen
2 personen

Nazorg

Materialen verzamelen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Materialen schoonmaken
2 personen
Geleende spullen retourneren
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatietafel
Klapstoelenaantal 6

Apparatuur

Draagbare megafoonaantal 2
Powerbanksaantal 4
Telefoonsaantal 3
Oplaadkabelsaantal 5
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Fotocamera

Documenten

Deelnemersmappenaantal 35
Routekaartenaantal 35
Programma'saantal 35
Historische informatiebladenaantal 35
Deelnemerslijstaantal 3
Noodcontactlijstaantal 3
Pennenaantal 40
Naamstickersaantal 40
Klembordenaantal 6
Waterbestendige routekaartenaantal 6
Dossiermappenaantal 4

Verlichting

Zaklampenaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Kleding

Herkenbare hesjesaantal 6
Regenponcho'saantal 35

Catering

Herbruikbare drinkbekersaantal 40
Herbruikbare koffiebekersaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Servetdispensersaantal 3
Picknickdekensaantal 4
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handdesinfectieaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 8

Tips

Reserveer gidsen, startlocatie en eindlocatie zodra de route vaststaat. Plan daarnaast de restauranttafel pas definitief nadat je een realistische deelnemerslimiet hebt bepaald.
Stuur route en tijden uiterlijk 7 dagen vooraf door. Vermeld ook het startpunt, de verwachte looptijd, bereikbaarheid en wat deelnemers bij regen moeten meenemen.
Controleer de routevergunning en loop de route nogmaals na in de laatste week. Test onderweg de draagbare megafoon en controleer of routekaarten en historische informatiebladen leesbaar zijn.
Verwerk dieetwensen uiterlijk 3 dagen voor de rondleiding. Pak snacks, lunch en dranken per groep of stopmoment in, zodat uitdelen met koelboxen en thermoskannen snel gaat.
Zet het startpunt minimaal 45 minuten voor aanvang klaar. Richt de informatietafel in, leg deelnemersmappen, naamstickers en pennen klaar en houd een noodcontactlijst bij de registratie beschikbaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een historische rondleiding organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met thema, route, gidsen en locaties. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de rondleiding, zodat je deelnemers en dieetwensen tijdig kunt verwerken.
Hoeveel tijd moet ik uittrekken voor een historische rondleiding?: Plan naast de wandelduur ongeveer 30 minuten voor registratie en uitleg bij de start. Reserveer ook 15 minuten speling voor vertragingen en trek na afloop minstens 30 minuten uit voor de overgang naar de eindlocatie of lunch.
Wanneer controleer ik het weer en de alternatieve route?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Werk de alternatieve route uiterlijk 1 dag vooraf uit en informeer deelnemers direct als starttijd of route verandert.
Hoeveel routekaarten en deelnemersmappen moet ik afdrukken?: Maak voor iedere aangemelde deelnemer één map en druk daarnaast 5 tot 10 procent extra exemplaren af. Neem voor routekaarten minstens twee reservekaarten mee, plus waterbestendige exemplaren wanneer regen wordt verwacht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.