Concertbezoek organiseren: checklist van voorbereiding tot vertrek

Een concertbezoek met meerdere mensen staat of valt met een strakke voorbereiding. Controleer eerst de concertgegevens en toegangsbewijzen, regel daarna vervoer, parkeerplaatsen en zitplaatsen. Verzamel op tijd aanmeldingen, dieetwensen, noodcontacten en informatie over toegankelijkheid. Op de dag zelf draait het om een complete deelnemerslijst, opgeladen telefoons, eten en drinken, duidelijke documenten en een vast verzamelpunt. Met deze checklist zie je wat je wanneer moet regelen en wat vaak pas op het laatste moment wordt vergeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Concertgegevens controleren
Toegangsbewijzen reserveren
Vervoer reserveren
Parkeerplaatsen reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Toegankelijkheid inventariseren
Zitplaatsen controleren
Programma en route delen
Deelnemerslijst bijwerken
Begeleiders indelen
Weersverwachting controleren
Deelnemers bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Toegangsbewijzen printen
Documenten bundelen
Telefoons en powerbanks opladen
Eten en drinken koelen
Tassen inpakken
2 personen
Verzamelpunt klaarmaken
2 personen

Event

Aanwezigheid registreren
2 personen
Toegangsbewijzen uitdelen
2 personen
Groep naar vervoer begeleiden
3 personen
Groep naar ingang begeleiden
3 personen
Verzamelpunt na afloop aanwijzen
Plaatsen en garderobe controleren
2 personen
Programma-informatie uitdelen
Dranken uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Groep na concert verzamelen
3 personen
Aanwezigheid opnieuw controleren
2 personen
Groep naar vervoer begeleiden
3 personen

Nazorg

Achtergebleven spullen controleren
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Koelboxen leegmaken
Herbruikbare spullen schoonmaken
2 personen
Materialen opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
Onkosten en betaalbewijzen archiveren
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Documenten

Toegangsbewijzenaantal 12
Deelnemerslijstaantal 2
Noodcontactlijstaantal 2
Concertprogramma'saantal 12
Routebeschrijvingenaantal 12
Klembordenaantal 2
Balpennenaantal 6

Apparatuur

Mobiele telefoonsaantal 2
Powerbanksaantal 3
Oplaadkabelsaantal 4

Meubilair

Opvouwbare zitkussensaantal 12

Catering

Koelboxenaantal 2
Herbruikbare drinkflessenaantal 12
Lunchboxenaantal 12
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 12
Herbruikbare servettenaantal 12

Veiligheid

EHBO-kit
Reflecterende hesjesaantal 4
Gehoorbeschermersaantal 12

Verlichting

Zaklampenaantal 3

Kleding

Regenponcho'saantal 12
Paraplu'saantal 4

Schoonmaak

Handdesinfectiegelaantal 2
Afvalzakkenaantal 10
Desinfectiedoekjes

Tips

Plan een eerste controle uiterlijk 14 dagen vooraf: bevestig concertgegevens, toegangsbewijzen, vervoer, parkeerplaatsen en zitplaatsen. Controleer ook of de route en het programma met alle deelnemers zijn gedeeld.
Verzamel aanmeldingen, dieetwensen, noodcontacten en toegankelijkheidsinformatie uiterlijk 7 dagen voor vertrek. Werk daarna de deelnemerslijst bij en deel begeleiders in, zodat niemand bij het verzamelpunt ontbreekt.
Maak documenten de avond ervoor compleet: print de toegangsbewijzen, bundel deelnemerslijst, noodcontactlijst, routebeschrijvingen en concertprogramma's, en leg klemborden en balpennen klaar.
Laad telefoons en powerbanks volledig op en pak oplaadkabels, EHBO-kit, gehoorbeschermers en zaklampen in. Neem bij wisselvallig weer ook regenponcho's en paraplu's mee; dat voorkomt zoeken naar spullen vlak voor vertrek.
Koel eten en drinken vooraf en verdeel lunchboxen, herbruikbare drinkflessen en bekers voordat de groep vertrekt. Leg op het verzamelpunt een registratieplek klaar met de deelnemerslijst en deel de toegangsbewijzen pas uit nadat iedereen aanwezig is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een concertbezoek organiseren?: Begin minimaal 14 dagen vooraf met de concertgegevens, tickets, vervoer en parkeerplaatsen. Rond deelnemersgegevens en toegankelijkheidsvragen uiterlijk 7 dagen voor het concert af.
Wanneer moet ik de deelnemers voor een concert bevestigen?: Bevestig alle deelnemers uiterlijk 24 uur voor vertrek. Gebruik daarna de bijgewerkte deelnemerslijst bij de aanwezigheidsregistratie en controleer bij het verzamelpunt wie er werkelijk is.
Wat moet ik de avond voor een concert klaarleggen?: Leg toegangsbewijzen en documenten klaar, laad telefoons en powerbanks op en pak EHBO-materiaal, gehoorbeschermers en routebeschrijvingen in. Koel eten en drinken uiterlijk de avond ervoor.
Hoeveel tijd heb ik nodig bij het verzamelpunt?: Plan minimaal 30 minuten voor vertrek op het verzamelpunt. In die tijd registreer je aanwezigheid, deel je toegangsbewijzen uit en begeleid je de groep naar het vervoer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.