Checklist voor een historisch festival organiseren

Een historisch festival vraagt meer voorbereiding dan alleen acts en decoratie. Je regelt vergunningen, een logische terreinindeling, ambachtsdemonstraties, catering en vrijwilligers voordat je aan de aankleding begint. Bezoekers moeten snel zien waar het programma, de route, toiletten en uitgiftepunten zijn. Plan bovendien tijd voor historische controle, kostuumpassen en een laatste voorraadronde. Met deze checklist werk je van datum en locatie naar uitvoering, zonder de praktische details van de festivaldag te vergeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en thema vastleggen
2 personen
Locatie en terreinindeling bepalen
3 personen
Vergunningen en meldingen aanvragen
Historische acts reserveren
Ambachtsdemonstraties reserveren
Catering reserveren
Drankvoorraad berekenen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotieposters verspreiden
3 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
Programma en tijden afdrukken
Historische informatie controleren
2 personen
Kostuums passen en verdelen
4 personen
Decoratie voorbereiden
4 personen
Infoborden maken
3 personen
Routebordjes maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad houdbare producten kopen
2 personen
Servies en materiaal controleren
2 personen
Koelboxen voorbereiden
2 personen
Verse boodschappen doen
3 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Terrein afzetten
3 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Historische marktkramen opbouwen
6 personen
Ambachtsmaterialen klaarzetten
4 personen
Decoratie ophangen
4 personen
Infoborden plaatsen
3 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Ingang en ontvangsttafel inrichten
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Buffet en uitgiftepunt inrichten
4 personen
Hapjes en broodjes klaarzetten
4 personen
Koffie- en theepunt klaarmaken
2 personen

Event

Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Programma aan bezoekers uitdelen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Historische rondleidingen begeleiden
3 personen
Ambachtsdemonstraties begeleiden
4 personen
Historische spellen begeleiden
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Optredens aankondigen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Afvalpunten legen
2 personen
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Dieetmaaltijden apart uitgeven
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Decoratie verwijderen
4 personen
Marktkramen afbreken
6 personen
Tenten afbreken
6 personen
Tafels en stoelen verzamelen
5 personen
Materiaal sorteren
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Kostuums wassen en opbergen
3 personen
Overgebleven voedsel verwerken
2 personen
Leveranciersfacturen verzamelen
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Marktkramenaantal 8
Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120
Afvalbakkenaantal 12

Decoratie

Historische vlaggenaantal 24
Stoffen banierenaantal 10
Houten kistenaantal 12
Houten tonnenaantal 6
Strobalenaantal 20
Kunstleren schildenaantal 12
Kunstzwaardenaantal 12
Lantaarnsaantal 18
Tafellopersaantal 18
Houten naambordenaantal 16
Krijtbordenaantal 10
Historische kostuumsaantal 20
Kinderschortenaantal 20
Vilten mutsenaantal 20

Apparatuur

Mobiele geluidsboxenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Kassa'saantal 2
Pinapparatenaantal 2
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 10
Batterijlantaarnsaantal 12
Reservebatterijenaantal 48

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 24
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksbindersaantal 8
Keukenmessenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Opslagbakkenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 6
Vershoudfolieaantal 6
Servettenhoudersaantal 12

Sportmateriaal

Houten ringwerpenaantal 2
Houten kegelsaantal 12
Touwtrektouwenaantal 2
Houten hoefijzersaantal 8
Jute zakkenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de terreinindeling uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf vast. Teken daarop de partytenten, marktkramen, catering, geluidsboxen, routebordjes, afvalbakken en een duidelijk informatiepunt.
Reserveer historische acts, ambachtsdemonstraties en catering voordat je promotie verspreidt. Vraag bij de catering meteen naar dieetwensen en sluit de inventarisatie daarvan uiterlijk 2 weken voor het festival.
Maak één vrijwilligersrooster met blokken van 3 tot 4 uur. Plan aparte mensen voor ontvangst, garderobe, kassa’s, begeleiding van acts en het aanvullen van afvalbakken; zo blijft de publieksroute bemand.
Controleer historische informatie en kostuums minimaal 2 weken vooraf. Geef infoborden, houten naamborden en programmabladen daarna nog één inhoudelijke controle, zodat namen, tijden en jaartallen niet op het laatste moment wijzigen.
Doe houdbare boodschappen en controle van servies en materiaal 3 tot 5 dagen vooraf. Koop verse producten pas op de dag ervoor, bereid koelboxen voor en test geluidsboxen, microfoons, pinapparaten en verlichting vóór de opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een historisch festival organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, thema, locatie en vergunningen. Reserveer acts, demonstrateurs en catering uiterlijk 3 maanden voor het festival, omdat populaire partijen dan al bezet kunnen zijn.
Wanneer vraag ik een vergunning aan voor een historisch festival?: Controleer de regels van je gemeente zodra de locatie en datum bekend zijn, idealiter 4 tot 6 maanden vooraf. Dien de aanvraag in vóór je publiciteit start; de behandeling kan meerdere weken duren en aanvullende terrein- of veiligheidsinformatie vragen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een historisch festival?: Reken als basis op 1 vrijwilliger per 25 tot 40 bezoekers voor ontvangst, route, publieksvragen en toezicht. Voeg per gelijktijdige act of demonstratie minstens 1 begeleider toe en plan diensten van 3 tot 4 uur.
Wanneer moet ik drank en eten inkopen voor een historisch festival?: Koop houdbare voorraad 3 tot 5 dagen vooraf en controleer dan ook servies, koelboxen en uitgiftemateriaal. Haal verse boodschappen de dag vóór het festival; bereken drank per tijdsblok en houd extra voorraad achter de hand voor de laatste uren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.