Heggenplantdag organiseren: checklist en planning
Een heggenplantdag vraagt meer voorbereiding dan alleen planten bestellen en vrijwilligers uitnodigen. Je moet de plantlocatie inmeten, plantvakken en gaten voorbereiden en per ploeg voldoende gereedschap klaarzetten. Regel ook op tijd de ontvangst en vorstvrije opslag van de planten, de veiligheidsvoorzieningen en de maaltijd. Met deze checklist werk je van locatie en aanmeldingen naar een overzichtelijke start- en werkdag.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Plantlocatie vastleggen
2 personen
Grond en plantafstand meten
2 personen
Heggenplanten bestellen
Locatie reserveren
Vrijwilligers uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Plantvakken uitzetten
3 personen
Plantgaten voorbewerken
4 personen
Gereedschap controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Heggenplanten ontvangen
3 personen
Planten vorstvrij opslaan
2 personen
Vrijwilligers herinneren
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Broodmaaltijd voorbereiden
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Werkstations inrichten
3 personen
Veiligheidsborden plaatsen
2 personen
Gereedschap per ploeg verdelen
3 personen
Event
Inschrijftafel bemannen
2 personen
Vrijwilligers registreren
2 personen
Welkomstinstructie geven
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Planten uitdelen
4 personen
Heggenplanten zetten
30 personen
Planten aangieten
6 personen
Plantwerk controleren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Broodmaaltijd serveren
4 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afsluiting voor vrijwilligers
2 personen
Nazorg
Gereedschap verzamelen
4 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Tenten en meubilair afbreken
6 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Nieuwe aanplant nalopen
2 personen
Nieuwe aanplant water geven
3 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Biertafelsaantal 6
Gereedschap
- Spadesaantal 20
- Scheppenaantal 10
- Harkenaantal 8
- Kruiwagensaantal 6
- Snoeischarenaantal 6
- Rubberen hamersaantal 6
- Meetlintenaantal 4
- Plantlijnenaantal 6
- Emmersaantal 20
- Gietersaantal 12
- Waterslangenaantal 2
- Houten plantpalenaantal 300
- Bindbandaantal 4
Catering
- Heggenplantenaantal 250
- Compostaantal 20
- Houtsnippersaantal 10
- Boodschappen
Veiligheid
- Werkhandschoenenaantal 60
- Veiligheidsbrillenaantal 20
- EHBO-koffersaantal 2
- Veiligheidsvestenaantal 10
- Afzetlintaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Serveerbladenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Soepthermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 6
Apparatuur
- Acculampenaantal 8
- Verlengkabelsaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Afwasbakkenaantal 3
Tips
- Meet de grond en plantafstand voordat je de heggenplanten bestelt. Zo voorkom je dat je op de plantdag planten tekortkomt of met een overschot zit.
- Maak de plantgaten en plantvakken vooraf klaar en zet de plantlijnen uit. Op de dag zelf kunnen vrijwilligers dan direct planten in plaats van wachten op meetwerk.
- Verdeel spades, scheppen, harken, kruiwagens en gieters per ploeg vóór de registratie begint. Plan per werkstation ook emmers en toegang tot een waterslang.
- Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en bouw partytenten alleen op een geschikte, veilige plek op. Planten moeten na ontvangst vorstvrij worden opgeslagen.
- Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en bereid koffie, thee en de broodmaaltijd vooraf voor. Reken op een aparte inschrijftafel, veiligheidsvesten, werkhandschoenen en een bereikbare EHBO-koffer.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een heggenplantdag organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de plantlocatie, reservering en bestelling van de heggenplanten. Nodig vrijwilligers daarna uit en verwerk de aanmeldingen uiterlijk 2 weken voor de plantdag.
- Wanneer moet ik heggenplanten bestellen voor een plantdag?
- Bestel de planten zodra de plantafstand en het benodigde aantal zijn vastgesteld, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Controleer bij ontvangst direct de kwaliteit en bewaar ze vorstvrij tot het planten.
- Hoeveel gereedschap heb ik nodig per ploeg?
- Zorg per ploeg voor minimaal één spade en schep per twee personen, plus één hark, kruiwagen en gieter per 4 tot 6 personen. Leg extra handschoenen, emmers en snoeischaren klaar voor schade of uitval.
- Wat moet ik op de ochtend van een heggenplantdag klaarzetten?
- Zet minstens 60 minuten voor de start de inschrijftafel, werkstations, veiligheidsborden, tafels, stoelen en partytenten klaar. Verdeel daarna het gereedschap en registreer vrijwilligers voordat de ploegen naar de plantvakken gaan.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!