Hartfietstocht organiseren: checklist en planning

Een Hartfietstocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie fietsroute. Je regelt vooraf de route, locaties, meldingen, deelnemersinformatie en vrijwilligers, en bouwt op de dag zelf een duidelijk startgebied en rustpunt op. Controleer ook fietsen, gereedschap, routeborden en veiligheidsmateriaal voordat de eerste deelnemer vertrekt. Met deze checklist zie je welke onderdelen in welke volgorde geregeld moeten worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en afstand bepalen
2 personen
Start- en eindlocatie vastleggen
2 personen
Route controleren op veiligheid
2 personen
Vergunningen en meldingen regelen
Reserveringen bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Routekaart en deelnemerslijst maken
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Routewaarschuwingen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Fietsen en gereedschap controleren
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen

Event

Startgebied opbouwen
4 personen
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Rustpunt opbouwen
3 personen
Fietsparkeerplaats inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Fietsen in groepen indelen
2 personen
Deelnemers laten vertrekken
3 personen
Routepost bemannen
4 personen
Rustpunt bemannen
3 personen
Pechhulp onderweg verzorgen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks uitdelen
2 personen
Aankomst registreren
2 personen
Finishgebied begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Routeborden ophalen
4 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Meubilair afbreken
4 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen verwerken
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Fietsrekkenaantal 6
Tafelkleedaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbaar bestekaantal 70
Koffiekopjesaantal 60

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Oplaadbare portofoonsaantal 6

Sportmateriaal

Routebordenaantal 20
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Startnummersaantal 70
Veiligheidshesjesaantal 15
Fietspompenaantal 3
Bandenplaksetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 10
Multitools voor fietsenaantal 3
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 6

Verlichting

Buitenlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 4

Decoratie

Startfinishboog
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 50

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Schenkkannenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route, afstand, start- en eindlocatie uiterlijk enkele weken vooraf vast. Controleer de route daarna opnieuw op onveilige kruisingen, wegwerkzaamheden en routewaarschuwingen.
Stuur deelnemersinformatie minimaal 7 dagen voor de tocht. Vermeld daarin de route, starttijd, locatie, parkeer- en fietsvoorzieningen, benodigdheden en een telefoonnummer voor onderweg.
Plan per vrijwilliger een duidelijke post en taak. Zorg bij de start voor aparte bezetting van inschrijving, veiligheidsuitleg en routebegeleiding, zodat deelnemers niet in één rij blijven wachten.
Controleer fietsen en reparatiemateriaal vóór de opbouw: test fietspompen, bandenplaksets, reservebinnenbanden en multitools en leg ze op een vast, bereikbaar punt.
Zet drank en hapjes pas kort voor de start klaar, maar koel dranken vooraf. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en houd bij het rustpunt extra water achter de hand.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Hartfietstocht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met route, locaties, vergunningen of meldingen en reserveringen. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de tocht en sluit de deelnemerslijst enkele dagen vooraf.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Hartfietstocht?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger voor inschrijving, 1 voor de veiligheidsbriefing, 1 bij het rustpunt en extra begeleiders voor kruisingen of routeposten. Bij grotere groepen is 1 begeleider per 15 tot 20 fietsers een bruikbaar uitgangspunt.
Wat moet ik controleren op de dag voor een Hartfietstocht?: Controleer de weersverwachting en routewaarschuwingen, bevestig de vrijwilligersindeling en leg routekaarten, deelnemerslijst, startnummers en veiligheidsmateriaal klaar. Test ook portofoons, verlichting en reparatiesets uiterlijk de avond ervoor.
Hoeveel drinken moet ik voorzien voor een Hartfietstocht?: Voor het eerste uur kun je 2 tot 3 drankjes per deelnemer rekenen. Voorzie daarnaast extra water voor vrijwilligers en rustpunten, vooral bij warm weer, en zet gekoelde voorraad in koelboxen klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.