Hardloopwedstrijd organiseren: checklist van start tot finish

Een hardloopwedstrijd organiseren vraagt meer dan een route uitzetten en deelnemers inschrijven. Je regelt ook vergunningen, verkeersmaatregelen, tijdregistratie, vrijwilligers en een werkbare start- en finishlocatie. Begin enkele maanden vooraf met het wedstrijdconcept, de route en de aanvraagprocedures. In de laatste weken verschuift de aandacht naar startnummers, routeborden, deelnemerslijsten en de indeling van de wedstrijddag. Deze checklist helpt je om niets op het laatste moment te moeten oplossen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
Hardlooproute uitzetten
3 personen
Vergunning aanvragen
Start- en finishlocatie reserveren
Verkeersmaatregelen aanvragen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Startnummers bestellen
Medailleontwerp bestellen
Tijdregistratie regelen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Route opnieuw controleren
3 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Startnummerpakket samenstellen
3 personen
Medaille- en prijzentafel inrichten
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
EHBO-materialen controleren

Event

Startnummerbalie klaarzetten
3 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Start- en finishboog plaatsen
3 personen
Route markeren
6 personen
Afzethekken plaatsen
4 personen
Waterpost inrichten
3 personen
EHBO-tafel inrichten
2 personen
Tijdregistratie testen
2 personen
Startnummers uitdelen
4 personen
Deelnemers aanmelden
2 personen
Bagage-inname openen
2 personen
Omroepinstallatie testen
2 personen
Deelnemersbriefing geven
2 personen
Startvak indelen
3 personen
Hardloopwedstrijd starten
4 personen
Routepost bemannen
8 personen
Finishers registreren
3 personen
Medaille aan finishers geven
3 personen
Water en fruit uitdelen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Finishmuziek afspelen
Bagage teruggeven
2 personen
Deelnemers informeren over uitslagen

Nazorg

Routeborden verwijderen
5 personen
Afzethekken afbreken
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Wedstrijdmateriaal inventariseren
2 personen
Uitslagen publiceren
Foto's met deelnemers delen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 20
Afzethekkenaantal 30
Kledingrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Startnummersaantal 180
Startnummerbandjesaantal 200
Veiligheidsspeldenaantal 400
Finishlint
Verkeerspionnenaantal 40
Routepijlenaantal 35
Kilometerbordjesaantal 10
Drinkbekersaantal 600
Hardloopmedaillesaantal 180
Startpistool
Stopwatchesaantal 4
Klembordenaantal 10
Markeerstiftenaantal 20
EHBO-koffersaantal 3
IJscompreszakkenaantal 12
Reddingsdekensaantal 10
Wegwerphandschoenenaantal 100

Apparatuur

Omroepinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Koelboxenaantal 6
Handmegafonenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 20
Podiumlintenaantal 3
Informatiebordenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de vergunning en verkeersmaatregelen ruim vóór de wedstrijddag aan. Neem in je planning minstens 8 tot 12 weken op voor afstemming met gemeente en betrokken wegbeheerders.
Controleer de route twee keer: eerst na het uitzetten en nogmaals in de laatste week. Markeer bochten, kilometerpunten en oversteekplaatsen zichtbaar met routepijlen, pionnen en kilometerbordjes.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk 7 dagen vooraf. Plan aparte mensen voor de startnummerbalie, routeposten, tijdregistratie, verzorgingspunten en de finish, met per onderdeel ten minste één reserve.
Stel startnummerpakketten niet op de wedstrijddag samen. Leg ze 1 tot 2 dagen eerder klaar op volgnummer en houd veiligheidsspelden, startnummerbandjes en deelnemerslijsten bij de balie.
Test tijdregistratie, omroepinstallatie en microfoons vóór de opbouw klaar is. Leg daarnaast powerbanks, verlengkabels en stekkerdozen klaar; zonder stroom of een reserveoplossing valt de communicatie snel stil.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een hardloopwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Regel in de eerste 8 tot 12 weken de route, vergunning, verkeersmaatregelen en locatie, zodat je nog tijd hebt voor aanpassingen.
Welke vergunning heb ik nodig voor een hardloopwedstrijd?: Dat hangt af van de route en de gemeente, maar bij een wedstrijd op de openbare weg is meestal toestemming of een evenementenvergunning nodig. Vraag dit minimaal 8 tot 12 weken vooraf na en regel verkeersmaatregelen tegelijk.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een hardloopwedstrijd?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger per routepost of oversteekpunt, plus aparte bezetting voor startnummerbalie, start, finish en tijdregistratie. Voeg voor elke kritieke post 1 reserve toe; het exacte aantal hangt af van route en deelnemersveld.
Wanneer moet ik startnummers en medailles bestellen?: Bestel startnummers en medailles zodra het ontwerp, de verwachte deelnemersaantallen en de inschrijfdeadline vaststaan. Houd minimaal 4 tot 6 weken levertijd aan en tel enkele reserve-exemplaren mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.