Handwerkmarkt organiseren: checklist en planning
Een handwerkmarkt vraagt vooral om strakke afstemming tussen locatie, kraamhouders en praktische voorzieningen. Leg eerst de datum, tijden en marktlocatie vast en open daarna de aanmeldingen. Zodra bekend is hoeveel deelnemers komen, maak je de kraamindeling en informeer je iedereen over nummer, opbouw en bereikbaarheid. In de laatste week controleer je vergunningen, voorraad en weersverwachting. Op de marktdag zelf draait alles om een goed voorbereide opening: terrein controleren, kramen klaarzetten, betalingen testen en dranken koelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Marktlocatie vastleggen
Datum en tijden bevestigen
Kraamhouders werven
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie opstellen
Promotie verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Kraamindeling maken
2 personen
Kraamhouders informeren
Reserveringen bevestigen
Vergunningen controleren
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Kraamnummers printen
Plattegrond printen
Polsbandjes sorteren
Kassa voorbereiden
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Kraamnummers ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Kraamhouders ontvangen
3 personen
Kraamhouders naar plek wijzen
2 personen
Kraamopstellingen controleren
2 personen
Event
Opening aankondigen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Informatie verstrekken
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Kraamhouders ondersteunen
Verlichting inschakelen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Nazorg
Kassa afsluiten
2 personen
Kraamhouders uitchecken
2 personen
Kramen afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Materialen sorteren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Stroom uitschakelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Locatiesleutels terugbrengen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Markttafelsaantal 24
- Klapstoelenaantal 60
- Biertafelsaantal 4
- Kraamkledenaantal 24
- Krukkenaantal 6
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Pinapparatenaantal 2
- Powerbanksaantal 4
Verlichting
- Lichtslingersaantal 8
- Ledlampenaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 4
Decoratie
- Welkomstbord
- Kraamnummerbordenaantal 24
- Pijlbordenaantal 10
- Prikkabelbevestigingenaantal 20
- Tafeldecoratieaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 120
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 80
- Theelepelsaantal 60
- Opscheptangenaantal 8
Keuken
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkannenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Keukenhandschoenenaantal 4
Catering
- Koelkrattenaantal 6
- Serveerschalenaantal 10
- Drankdispensersaantal 2
- Kassaboxenaantal 2
- Wisselgeldbakjesaantal 2
- Menuhoudersaantal 6
- Krijtbordenaantal 4
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalgrijpersaantal 2
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Handvegersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Handzeepdispensersaantal 4
Tips
- Open het aanmeldformulier pas nadat datum, tijden en locatie definitief zijn. Vraag meteen naar contactgegevens, benodigde ruimte en dieetwensen, zodat je later niet tientallen losse berichten hoeft na te sturen.
- Maak de kraamindeling uiterlijk 7 dagen vooraf. Nummer de kramen, print een plattegrond en stuur iedere kraamhouder zijn plek en praktische instructies afzonderlijk toe.
- Controleer vergunningen en afspraken met de locatie minimaal 4 weken voor de markt. Vraag ook na hoe laat je mag opbouwen, waar stroom beschikbaar is en waar afval blijft.
- Test pinapparaten, verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks uiterlijk de avond ervoor. Neem per betaalpunt een alternatief mee, want een lege accu of slechte verbinding merk je pas als de eerste bezoekers willen afrekenen.
- Plan op de marktdag minstens 60 minuten voor openen in. Gebruik die tijd voor een terreincontrole, kraamnummers, verlichting, dranken, koffievoorziening en het klaarleggen van polsbandjes en plattegronden.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een handwerkmarkt organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Leg in de eerste 2 weken de locatie, datum en tijden vast; gebruik daarna minimaal 4 weken voor werving en verwerking van aanmeldingen.
- Wanneer moet ik kraamhouders uitnodigen voor een handwerkmarkt?
- Stuur de uitnodiging 6 tot 8 weken voor de markt. Sluit de aanmeldingen ongeveer 3 weken vooraf, zodat je nog tijd hebt voor reserveringen, de kraamindeling en persoonlijke instructies.
- Hoe laat moet ik aanwezig zijn op de dag van de handwerkmarkt?
- Plan je aanwezigheid minstens 60 minuten voor opening. Bij veel kramen, meerdere partytenten of beperkte stroomvoorziening is 90 minuten praktischer.
- Wanneer controleer ik de weersverwachting voor een handwerkmarkt?
- Controleer het weer 7 dagen vooraf en nogmaals de avond voor de markt. Neem bij buitengebruik dan direct een besluit over partytenten, bevestigingen, bescherming van materialen en eventuele aanpassingen in de opbouw.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!