Checklist para organizar un mercado de artesanía
Un mercado de artesanía necesita más coordinación que una simple reunión de puestos. Primero debes cerrar la ubicación, la fecha y los horarios; después captar expositores, gestionar sus inscripciones y preparar la distribución. Durante las semanas previas conviene revisar permisos, promoción, compras y previsión meteorológica. Esta checklist también te ayuda a llegar al montaje con el plano, la señalización, los pagos, las bebidas y todo el material listo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la ubicación del mercado
Confirmar la fecha y los horarios
Reclutar a los expositores
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Preparar la promoción
Difundir la promoción
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la distribución de los puestos
2 personas
Informar a los expositores
Confirmar las reservas
Comprobar permisos
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de la compra
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Imprimir los números de stand
Imprimir el plano
Clasificar las pulseras
Preparar la caja registradora
Enfriar bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Colgar los números de los puestos
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
Indicar a los responsables de los puestos su ubicación
2 personas
Comprobar la distribución de los puestos
2 personas
Evento
Anunciar la apertura
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Proporcionar información
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Apoyar a los titulares de los puestos
Encender la iluminación
Anunciar la última ronda
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
Cerrar la caja
2 personas
Hacer el check-out de los expositores
2 personas
Desmontar los puestos
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Clasificar los materiales
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Cortar la electricidad
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Devolver las llaves del recinto
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas de mercadocant. 24
- Sillas plegablescant. 60
- Mesas de cervezacant. 4
- Manteles para puestocant. 24
- Taburetescant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Datáfonoscant. 2
- Baterías externascant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas LEDcant. 6
- Linternas a pilascant. 4
Decoración
- Cartel de bienvenida
- Carteles con número de standcant. 24
- Carteles direccionalescant. 10
- Fijaciones para guirnaldas de lucescant. 20
- Decoración de mesacant. 12
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 80
- Cucharillascant. 60
- Pinzas para servircant. 8
Cocina
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Guantes de cocinacant. 4
Catering
- Cajas isotérmicascant. 6
- Bandejas de servircant. 10
- Dispensadores de bebidascant. 2
- Cajas de cajacant. 2
- Cajitas para cambiocant. 2
- Portamenúscant. 6
- Pizarrascant. 4
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Pinzas para residuoscant. 2
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Escobas de manocant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Consejos
- Cierra la ubicación y los horarios antes de abrir las inscripciones. Así los expositores conocen desde el principio el espacio disponible, las horas de montaje y el momento exacto de apertura.
- No esperes a tener todos los puestos confirmados para preparar la distribución. Empieza el plano cuando tengas una primera lista y deja margen para pasillos, colas y conexiones eléctricas.
- Revisa los permisos y el pronóstico del tiempo al menos 7 días antes, y vuelve a comprobarlos entre 24 y 48 horas antes. Si usas carpas, mesas o iluminación exterior, decide entonces qué alternativa aplicarás si cambia el tiempo.
- Prepara la señalización y la información de los expositores con varios días de margen. Imprime los números de stand y el plano, y lleva algunas copias extra por si hay cambios el mismo día.
- Haz una inspección del recinto antes de abrir. Comprueba especialmente cables alargadores, regletas, datáfonos, baterías externas, bebidas enfriadas y la ubicación de termos, jarras y vasos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de artesanía?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si esperas reunir varios expositores. Reserva la ubicación y confirma la fecha primero; deja las inscripciones abiertas durante 3 o 4 semanas para poder preparar la distribución con datos reales.
- ¿Cuándo debo confirmar a los expositores de un mercado de artesanía?
- Envía una confirmación inicial al cerrar la inscripción y la información definitiva entre 7 y 10 días antes. Incluye el número de stand, el plano, los horarios de montaje y cualquier indicación sobre permisos o necesidades eléctricas.
- ¿Cuándo hay que revisar el tiempo para un mercado al aire libre?
- Consulta la previsión 7 días antes para tomar decisiones sobre carpas y mobiliario, y vuelve a revisarla entre 24 y 48 horas antes. Guarda una última comprobación el mismo día antes de abrir el recinto.
- ¿Qué bebidas debo calcular para un mercado de artesanía?
- Como referencia, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por cada hora posterior, ajustando según la duración y el calor. Enfría las bebidas con antelación y prepara también agua, café y té en termos y jarras.
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