Zo organiseer je een groene ideeënavond
Een groene ideeënavond staat of valt met een strakke volgorde: leg eerst locatie, datum en programma vast en werk daarna pas aan promotie en catering. Plan sprekers, presentaties en werkbladen ruim vooraf, zodat je op de avond zelf niet hoeft te improviseren. Denk ook aan praktische details zoals dieetwensen, naambadges, techniek en bewegwijzering. Met een helder draaiboek weet iedereen wat er bij ontvangst, presentaties en pauzes moet gebeuren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 3
Sprekers benaderen
2 personen
- 4
Presentaties verzamelen
- 5
Aanmeldformulier maken
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Promotie plaatsen
2 personen
- 8
Aanmeldingen verwerken
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Vrijwilligers inplannen
2 personen
- 11
Draaiboek afdrukken
- 12
Bewegwijzering maken
2 personen
- 13
Werkbladen voorbereiden
2 personen
- 14
Naambadges voorbereiden
- 15
Aanmeldlijst controleren
- 16
Boodschappen doen
2 personen
- 17
Dranken koelen
2 personen
- 18
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 19
Sprekersbriefing versturen
- 20
Locatie openen
2 personen
- 21
Ruimte ventileren
2 personen
- 22
Tafels opstellen
4 personen
- 23
Stoelen opstellen
4 personen
- 24
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
- 25
Cateringtafel inrichten
3 personen
- 26
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 27
Projector aansluiten
2 personen
- 28
Presentaties testen
2 personen
- 29
Microfoon testen
2 personen
- 30
Verlichting controleren
2 personen
- 31
Versiering ophangen
3 personen
- 32
Afvalpunten klaarzetten
2 personen
- 33
Toiletten controleren
- 34
Hapjes uitstallen
3 personen
- 35
Team kort instrueren
3 personen
Event
- 36
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 37
Naambadges uitdelen
2 personen
- 38
Koffie en thee serveren
2 personen
- 39
Programma toelichten
- 40
Spreker aankondigen
- 41
Presentaties begeleiden
2 personen
- 42
Vragen uit de zaal verzamelen
- 43
Pauzehapjes serveren
3 personen
- 44
Dranken bijvullen
2 personen
- 45
Gesprekstafels begeleiden
6 personen
- 46
Ideeën op flip-overs noteren
6 personen
- 47
Buffet openen
2 personen
- 48
Buffet aanvullen
3 personen
- 49
Servies verzamelen
2 personen
- 50
Stemronde begeleiden
2 personen
- 51
Actiepunten presenteren
2 personen
- 52
Informele gesprekken begeleiden
3 personen
- 53
Laatste ronde serveren
2 personen
- 54
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 55
Restanten koelen
2 personen
- 56
Afval sorteren
3 personen
- 57
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 58
Servies afwassen
3 personen
- 59
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 60
Ruimte schoonmaken
3 personen
- 61
Versiering verwijderen
2 personen
- 62
Locatie afsluiten
2 personen
- 63
Materialen drogen en opbergen
2 personen
- 64
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 65
Overgebleven eten verdelen
2 personen
- 66
Foto's en ideeën archiveren
- 67
Bedankbericht versturen
- 68
Actiepunten per mail delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 70
- Kapstokkenaantal 2
- Buffettafelsaantal 3
- Krukkenaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Herbruikbare bordenaantal 80
- Herbruikbaar bestekaantal 80
- Koffiekopjesaantal 70
- Theeglazenaantal 70
- Schenk kannenaantal 8
- Serveerschalenaantal 12
Keuken
- Warmwaterurnaantal 2
- Koffiezetapparaataantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 8
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Draagbare speaker
- Draadloze microfoon
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- HDMI-kabelsaantal 2
Verlichting
- LED-lampenaantal 6
Decoratie
- Kamerplantenaantal 8
- Herbruikbare vlaggenlijnaantal 4
- Tafelkledenaantal 10
- Naamkaartstandaardsaantal 10
Kantoor
- Flip-oversaantal 6
- Stiftenaantal 24
- Plakbriefjesaantal 20
- Balpennenaantal 40
- Naamkaartjesaantal 80
- Stemstickersaantal 400
- Plakbandrollenaantal 4
- Scharenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezem en blikaantal 2
- Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het programma minimaal vier weken vooraf vast. Benader sprekers meteen daarna en vraag presentaties uiterlijk één week voor de avond aan, zodat je de beamer, het projectiescherm en HDMI-kabels kunt testen.
- Open de aanmeldingen zodra datum, locatie en programma definitief zijn. Vraag bij het formulier direct dieetwensen uit en controleer de aanmeldlijst 24 uur vooraf, zodat je catering en ontvangsttafel op aantallen kunt afstemmen.
- Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok: ontvangst, catering en techniek vragen elk een aanspreekpunt. Geef sprekers uiterlijk twee dagen vooraf een briefing met spreektijd, programma en praktische informatie over microfoon en presentatie.
- Richt de ruimte in deze volgorde in: eerst tafels en stoelen, daarna ontvangst- en cateringtafel, vervolgens techniek en bewegwijzering. Test beeld en geluid vóór de eerste gast binnenkomt en leg verlengsnoeren en stekkerdozen veilig buiten looproutes.
- Koel dranken en zet servies klaar voordat de deuren opengaan. Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en houd herbruikbare bekers, borden en bestek op één vaste plek bij de cateringtafel.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een groene ideeënavond organiseren?
- Begin minimaal zes weken vooraf met locatie, datum, programma en sprekers. Verstuur uitnodigingen ongeveer vier weken vooraf en rond presentaties, vrijwilligers en catering uiterlijk één week van tevoren af.
- Hoeveel drank heb je nodig voor een ideeënavond?
- Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon. Voor een avond van drie uur komt dat neer op ongeveer vier tot vijf drankjes per persoon, afhankelijk van pauzes en het aanbod van koffie en thee.
- Wanneer moet je de sprekersbriefing versturen?
- Stuur de briefing uiterlijk twee dagen vooraf. Vraag de presentaties al één week eerder op, zodat je de bestanden kunt controleren en de beamer, het projectiescherm en geluid kunt testen.
- Wat moet je op de dag zelf als eerste doen?
- Open de locatie minimaal 90 minuten voor de start. Ventileer de ruimte, zet tafels en stoelen klaar, richt ontvangst en catering in en test daarna beeld, geluid en microfoon voordat deelnemers arriveren.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!