Organiser une soirée d’idées vertes, étape par étape

Commencez par réserver le lieu, fixer la date et construire un programme réaliste avant de contacter les intervenants. Prévoyez ensuite les inscriptions, la communication et les besoins alimentaires, puis verrouillez le matériel technique et l’accueil. Pour cette soirée, le vidéoprojecteur, le micro sans fil, les tables de travail et les supports nominatifs doivent être testés et installés avant l’arrivée du public. Le jour J, gardez au moins une heure pour aérer la salle, aménager les espaces et briefer les bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date et le programme
2 personnes
3
Contacter les intervenants
2 personnes
4
Rassembler les présentations
5
Créer le formulaire d’inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Installer la promotion
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Planifier les bénévoles
2 personnes
11
Imprimer le déroulé
12
Créer la signalisation
2 personnes
13
Préparer les feuilles de travail
2 personnes
14
Préparer les badges nominatifs
15
Vérifier la liste des inscriptions
16
Faire les courses
2 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Préparer les en-cas
3 personnes
19
Envoyer le briefing des intervenants
20
Ouvrir le lieu
2 personnes
21
Aérer la salle
2 personnes
22
Installer les tables
4 personnes
23
Installer les chaises
4 personnes
24
Aménager la table d'accueil
2 personnes
25
Installer la table traiteur
3 personnes
26
Préparer le café et le thé
2 personnes
27
Brancher le projecteur
2 personnes
28
Tester les présentations
2 personnes
29
Tester le microphone
2 personnes
30
Vérifier l'éclairage
2 personnes
31
Suspendre la décoration
3 personnes
32
Installer les points de collecte des déchets
2 personnes
33
Vérifier les toilettes
34
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
35
Briefer rapidement l’équipe
3 personnes

Événement

36
Accueillir les visiteurs
4 personnes
37
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
38
Servir le café et le thé
2 personnes
39
Présenter le programme
40
Annoncer l’orateur
41
Animer les présentations
2 personnes
42
Recueillir les questions de la salle
43
Servir les en-cas de pause
3 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Animer les tables de discussion
6 personnes
46
Noter les idées sur des paperboards
6 personnes
47
Ouvrir le buffet
2 personnes
48
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
49
Rassembler la vaisselle
2 personnes
50
Animer le tour de vote
2 personnes
51
Présenter les points d’action
2 personnes
52
Animer les échanges informels
3 personnes
53
Servir le dernier tour
2 personnes
54
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

55
Réfrigérer les restes
2 personnes
56
Trier les déchets
3 personnes
57
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
58
Faire la vaisselle
3 personnes
59
Éteindre l’équipement
2 personnes
60
Nettoyer l’espace
3 personnes
61
Retirer la décoration
2 personnes
62
Fermer le lieu
2 personnes
63
Sécher et ranger le matériel
2 personnes
64
Rendre les articles empruntés
2 personnes
65
Distribuer les restes
2 personnes
66
Archiver les photos et les idées
67
Envoyer un message de remerciement
68
Partager les points d’action par e-mail

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 70
Porte-manteauxqté 2
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 70
Verres à théqté 70
Pichets de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Thermos à eau chaudeqté 2
Machine à caféqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Louchesqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portable
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câbles HDMIqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Décoration

Plantes d’intérieurqté 8
Guirlande de fanions réutilisableqté 4
Nappesqté 10
Présentoirs pour cartes nominativesqté 10

Bureau

Chevaletsqté 6
Marqueursqté 24
Post-itqté 20
Stylos à billeqté 40
Badges nominatifsqté 80
Autocollants de voteqté 400
Rouleaux de ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez les horaires d’arrivée, les interventions, les échanges et une pause, puis transmettez un déroulé détaillé aux intervenants au moins 3 jours avant.
Fermez les inscriptions 48 heures avant la soirée pour vérifier les noms, préparer les badges et ajuster les quantités d’en-cas, de gobelets et de boissons.
Demandez les besoins alimentaires dans le formulaire d’inscription et relisez les réponses au plus tard 3 jours avant les courses. Gardez une solution clairement identifiée pour chaque régime signalé.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, le micro et l’enceinte avant l’ouverture. Prévoyez au moins 2 rallonges et 2 multiprises si les tables sont éloignées des prises.
Organisez l’accueil avec la liste des inscrits, les badges, la signalisation et un déroulé imprimé. Arrivez 60 minutes avant le début pour installer les chaises, les tables, le buffet et le matériel de présentation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée d’idées vertes ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Réservez le lieu et fixez le programme dès la première semaine, puis confirmez les intervenants et lancez les inscriptions au moins 3 semaines avant la date.
Quand envoyer les invitations pour une soirée d’idées vertes ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant l’événement, dès que la date, le lieu et les premiers horaires sont confirmés. Faites un rappel 5 à 7 jours avant et clôturez les inscriptions 48 heures avant.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Comptez au moins 1 heure avant l’ouverture, davantage si les tables doivent être déplacées ou si la technique est complexe. Gardez les 15 dernières minutes pour tester le son, l’image et l’accueil.
Que faut-il vérifier la veille d’une soirée d’idées vertes ?: Vérifiez la liste des inscrits, les besoins alimentaires, le déroulé des intervenants et les clés du lieu. Contrôlez aussi les câbles HDMI, les rallonges, les multiprises, les boissons à refroidir et les supports nominatifs.

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