Zo organiseer je een grensfietstocht

Begin niet met de uitnodiging, maar met de route en de grensovergangen. Leg eerst vast welke landen en trajecten je aandoet, welke documenten deelnemers nodig hebben en waar rust- en noodpunten komen. Reserveer daarna de start- en finishlocatie, controleer vergunningen en regel fietsreparatie onderweg. Pas wanneer afstand, capaciteit en veiligheidsinformatie duidelijk zijn, open je de aanmelding. De laatste week draait om routecontrole, materiaal, deelnemersgegevens en een werkbaar plan voor pech of slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en grensovergangen vastleggen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
3
Start- en finishlocatie reserveren
4
Rustpunten reserveren
2 personen
5
Fietsreparateur reserveren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Routebestanden publiceren
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Noodcontacten registreren
12
Deelnemerslijst afdrukken
13
Polsbandjes en startnummers maken
2 personen
14
Routebordjes voorbereiden
2 personen
15
Pijlen op route controleren
2 personen
16
Grensdocumenten controleren
17
Fietsen en materiaal controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Koelboxen vullen
2 personen
20
Startpakketten samenstellen
3 personen
21
Weersverwachting controleren
22
Telefoonnummers uitdelen

Event

23
Startterrein afzetten
3 personen
24
Partytenten opbouwen
4 personen
25
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
26
Informatiebord plaatsen
27
Registratietafel inrichten
2 personen
28
Rustpunten bevoorraden
4 personen
29
Routebordjes uitzetten
3 personen
30
Fietsparkeerplaats markeren
2 personen
31
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
32
Eerstehulpmateriaal klaarleggen
33
Deelnemers ontvangen
4 personen
34
Startnummers uitdelen
3 personen
35
Route en veiligheidsregels toelichten
2 personen
36
Fietsers gefaseerd laten starten
3 personen
37
Verkeerspunten bemannen
4 personen
38
Rustpunt één bemannen
2 personen
39
Rustpunt twee bemannen
2 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
42
Fietsreparaties uitvoeren
2 personen
43
Deelnemers telefonisch ondersteunen
2 personen
44
Binnenkomende fietsers registreren
2 personen
45
Hapjes en soep serveren
3 personen
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Verlichting inschakelen
48
Laatste deelnemers binnenhalen
2 personen
49
Routebordjes ophalen
3 personen

Nazorg

50
Startterrein opruimen
4 personen
51
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
52
Servies en materialen afwassen
3 personen
53
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
54
Locatie schoonmaken
3 personen
55
Geleende materialen retourneren
2 personen
56
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
57
Routebordjes schoonmaken
2 personen
58
Verkeersmaterialen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 24
Fietsrekkenaantal 8
Afzethekkenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Mobiele telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 6
Verlengsnoerenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Sportmateriaal

Routebordjesaantal 45
Pijlenstickersaantal 80
Startnummersaantal 100
Reflecterende hesjesaantal 15
Fietspompenaantal 4
Bandenlichtersaantal 8
Reservebinnenbandenaantal 20
Fietsreparatiesetsaantal 4
Fietskettingenaantal 4
Tie-wrapsaantal 100
Verkeerskegelsaantal 12
Routekaartenaantal 100
Waterdichte routehoezenaantal 100
Startpolsbandjesaantal 100

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Soepkommenaantal 80
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 80

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Soepketelsaantal 2
Opscheplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Informatiebordenaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Routevlaggenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 8
Afwasborstelsaantal 4
Handvegersaantal 3
Stofblikkenaantal 3
Dweilenaantal 4
Eerstehulpkoffersaantal 3
Brandblussersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route in twee controles: controleer de gekozen grensovergangen bij de start van de voorbereiding en rijd of fiets de route uiterlijk enkele dagen vooraf na. Pijlen, routebordjes en waterdichte routekaarten moeten dan nog overeenkomen met de gepubliceerde routebestanden.
Regel rustpunten op basis van afstand, niet alleen op basis van beschikbare locaties. Plan bij een tocht van 60 kilometer bijvoorbeeld minimaal twee vaste rustmomenten en geef per punt aan waar water, eten en eventuele dieetwensen worden afgehandeld.
Verzamel noodcontacten en grensdocumenten tijdens de aanmelding. Sluit de deelnemerslijst uiterlijk 48 uur voor vertrek af, druk een actuele versie af en deel telefoonnummers uit aan de organisatie, fietsreparateur en begeleiders.
Controleer fietsen en reparatiemateriaal vóór het startterrein wordt opgebouwd. Leg fietspompen, bandenlichters, reservebinnenbanden, tie-wraps en fietsreparatiesets op één herkenbare plek en spreek af wie pechgevallen registreert en opvolgt.
Maak de startlocatie de avond ervoor uitvoerbaar: zet afzethekken, fietsrekken, partytenten, tafels en verlichting klaar. Vul koelboxen pas zo laat mogelijk, laad powerbanks en telefoons volledig op en controleer de weersverwachting opnieuw op de ochtend zelf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een grensfietstocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan heb je tijd om route en grensovergangen vast te leggen, vergunningen te controleren, locaties en rustpunten te reserveren en deelnemersinformatie te verzamelen. Plan de laatste route- en materiaalcontrole in de week voor vertrek.
Welke documenten hebben deelnemers nodig voor een grensfietstocht?: Dat hangt af van de landen en grensovergangen op je route. Vermeld bij de aanmelding welk identiteitsdocument nodig is en laat deelnemers dit uiterlijk 7 dagen voor vertrek controleren. Neem als organisatie een deelnemerslijst en noodcontacten mee, maar bewaar geen onnodige kopieën van documenten.
Hoeveel rustpunten heb je nodig tijdens een grensfietstocht?: Plan doorgaans één rustpunt per 20 tot 30 kilometer, afhankelijk van hoogteverschil, weer en deelnemersniveau. Bij 60 kilometer kom je daarmee uit op twee tot drie punten. Reserveer ze vooraf en noteer per locatie water, eten, toiletten en een plan voor pech.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een grensfietstocht?: Sluit de inschrijving uiterlijk 48 uur voor de start, of eerder als rustpunten en catering een vaste capaciteit hebben. Gebruik de definitieve aanmeldingen daarna voor startnummers, polsbandjes, dieetwensen, noodcontacten en de afgedrukte deelnemerslijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.