Zo organiseer je een golfwedstrijd

Een golfwedstrijd organiseren begint niet met de catering, maar met de baan, wedstrijdformule en deelnemerslijst. Leg eerst vast hoeveel spelers meedoen en hoeveel startgroepen nodig zijn. Daarna plan je de communicatie, starttijden, scorekaarten en voorzieningen voor ontvangst en nazorg. In de laatste week controleer je golfmateriaal, dieetwensen, prijzen en de praktische indeling van de locatie. Zo voorkom je dat spelers wachten, scorekaarten ontbreken of prijzen nog gelabeld moeten worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Golfbaan reserveren
2
Wedstrijdformule vastleggen
2 personen
3
Deelnemerslijst opstellen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Aanmeldingen bevestigen
8
Wedstrijdreglement versturen
9
Starttijden indelen
2 personen
10
Prijzen bestellen
11
Catering bestellen
12
Golfmateriaal controleren
2 personen
13
Scorekaarten voorbereiden
2 personen
14
Startlijst afdrukken
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Catering klaarzetten
3 personen
17
Golfballen en tees sorteren
2 personen
18
Prijzen en trofeeën labelen
19
Locatie openen
2 personen
20
Registratietafel opstellen
2 personen
21
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
22
Buffet klaarzetten
3 personen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Scorekaarten en pennen klaarleggen
25
Baaninformatie ophangen
2 personen
26
Golfballen en tees uitdelen
2 personen
27
Techniek en microfoon testen
2 personen

Event

28
Registratiebalie bemannen
2 personen
29
Deelnemers ontvangen
3 personen
30
Startuitleg geven
2 personen
31
Golfwedstrijd starten
2 personen
32
Scorekaarten uitgeven
2 personen
33
Koffie en thee serveren
2 personen
34
Tussendoortjes aanvullen
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Afval en lege flessen verzamelen
2 personen
37
Deelnemers bij de finish ontvangen
2 personen
38
Scorekaarten innemen
2 personen
39
Eindscores controleren
2 personen
40
Diner serveren
4 personen
41
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
42
Winnaars fotograferen

Nazorg

43
Servies verzamelen
3 personen
44
Buffet en keuken schoonmaken
3 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
46
Golfmateriaal verzamelen
3 personen
47
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
48
Locatie afsluiten
2 personen
49
Materialen retourneren
2 personen
50
Uitslagen en foto's versturen
51
Facturen en borg afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Partytentenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbestekaantal 12

Sportmateriaal

Golfballenaantal 144
Golfteesaantal 300
Scorekaartenaantal 90
Potlodenaantal 100
Scorebord
Wedstrijdvlaggenaantal 4
Markeringspionnenaantal 20

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Microfoon
Luidspreker

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Kurkentrekkersaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Startnummersaantal 24
Prijzentafelbord
Trofeeënaantal 6
Medaillelintenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de golfbaan zodra je het verwachte aantal deelnemers kent en leg de wedstrijdformule meteen vast. Houd rekening met het aantal spelers per startgroep, zodat je later geen starttijden hoeft te verschuiven.
Stuur het wedstrijdreglement uiterlijk één week voor de wedstrijd mee met de bevestiging. Vermeld daarin de starttijd, registratie, baaninformatie, scoreverwerking en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Maak de startlijst pas definitief nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn gecontroleerd. Print op de wedstrijddag extra scorekaarten en leg voor elke startgroep potloden klaar, plus een kleine reserve.
Plan de ontvangst vóór de eerste starttijd: zet een registratietafel klaar, hang baaninformatie op en leg startnummers, scorekaarten en pennen in vaste volgorde neer. Zo kan de registratie doorlopen zonder dat spelers bij één tafel ophopen.
Bestel catering en prijzen niet op het laatste moment. Controleer enkele dagen vooraf of drank koud kan worden gezet, koffie en thee kunnen worden geschonken en elke prijs of trofee al van de juiste naam is voorzien.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een golfwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het reserveren van de golfbaan en het vastleggen van de wedstrijdformule. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken voor de wedstrijddatum, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen en starttijden.
Hoe deel je de starttijden van een golfwedstrijd in?: Maak de startlijst nadat de inschrijving is gesloten en deel spelers in vaste startgroepen in. Plan registratie minimaal 30 minuten vóór de eerste starttijd en houd ruimte voor wijzigingen of late aankomsten.
Hoeveel golfballen en tees heb je nodig voor een wedstrijd?: Reken per deelnemer op minimaal 2 golfballen en 4 tees als praktische voorraad voor de ronde. Leg daarnaast ongeveer 10 procent extra klaar voor verlies, beschadiging of onverwachte deelnemers.
Wanneer regel je catering voor een golfwedstrijd?: Bestel de catering ongeveer 1 tot 2 weken vooraf, nadat het deelnemersaantal en de dieetwensen zijn bevestigd. Controleer 2 dagen voor de wedstrijd de levering, koeling, servies en het tijdstip waarop het buffet klaar moet staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.