Golfdag organiseren: een praktische checklist

Een golfdag vraagt meer voorbereiding dan alleen een baan en starttijd reserveren. Je moet deelnemers indelen, vervoer en catering afstemmen en wedstrijdmateriaal op tijd klaarzetten. Begin met de golfbaan en het programma, verzamel daarna aanmeldingen en dieetwensen en werk toe naar een definitieve startlijst. Op de dag zelf draait alles om een snelle registratie, duidelijke uitleg en een controle van materiaal, buffet en weersomstandigheden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Golfbaan reserveren
Golfprogramma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Starttijden indelen
2 personen
Vervoer afstemmen
Catering bestellen
Prijzen voor wedstrijd regelen
Weersverwachting controleren
Definitieve deelnemerslijst maken
Startlijst en scorekaarten printen
Boodschappen doen
2 personen
Golfmateriaal controleren
2 personen
Prijzen en materialen verpakken
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Buffet voorbereiden
3 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Scorekaarten klaarleggen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Spelregels en programma uitleggen
2 personen
Golfgroepen laten starten
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tussendoortjes uitdelen
2 personen
Tussenstanden verzamelen
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Diner serveren
4 personen
Servies en glazen verzamelen
2 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen

Nazorg

Restanten verpakken
2 personen
Meubilair afbreken
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Golfmateriaal retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Statafelsaantal 4
Tafelkleedjesaantal 6

Sportmateriaal

Golfclubsaantal 40
Golfballenaantal 120
Golfteesaantal 300
Pitchforksaantal 40
Potlodenaantal 50
Scorekaartenaantal 60
Golfparaplu'saantal 10
Wedstrijdmarkeringenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeaker

Servies

Bordenaantal 50
Kommetjesaantal 50
Besteksetsaantal 50
Glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Schaaltjesaantal 12
Serveerschalenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Golfvlaggenaantal 4
Ballonnenaantal 40
Welkomstbord
Wedstrijdprijzentafel

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Schoonmaaksponzenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de golfbaan en leg het programma minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast. Zo houd je ruimte voor starttijden, vervoer, catering en eventuele wedstrijdonderdelen.
Verwerk aanmeldingen uiterlijk 10 dagen voor de golfdag in een definitieve deelnemerslijst. Gebruik die lijst voor de starttijden, dieetwensen, vervoer en het aantal scorekaarten.
Controleer golfclubs, golfballen, tees, potloden en scorekaarten minstens 3 dagen vooraf. Leg per deelnemer een scorekaart klaar en neem extra potloden en ballen mee voor verlies of vergeten materiaal.
Plan de catering op basis van het definitieve aantal deelnemers en koel dranken enkele uren vóór ontvangst. Zet koffie, water en het welkomstdrankje klaar voordat de eerste deelnemers arriveren.
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Leg golfparaplu's klaar, controleer de locatie en zorg dat registratie, uitleg en scorekaarten minstens 30 minuten vóór de start gereed zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een golfdag organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met het reserveren van de golfbaan en het vastleggen van het programma. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 10 dagen voor de golfdag de starttijden en catering kunt definitief maken.
Wanneer moet ik de starttijden voor een golfdag indelen?: Maak de startlijst ongeveer 10 dagen vooraf, zodra de aanmeldingen zijn gesloten. Controleer de lijst nog één keer 2 tot 3 dagen voor de golfdag en print daarna de startlijst en scorekaarten.
Hoeveel scorekaarten en potloden heb ik nodig voor een golfdag?: Leg minimaal 1 scorekaart en 1 potlood per deelnemer klaar. Neem daarnaast ongeveer 10 procent extra mee; bij 40 deelnemers zijn dat 44 scorekaarten en 44 potloden.
Wanneer controleer ik het golfmateriaal en de weersverwachting?: Controleer het golfmateriaal 3 dagen vooraf en herhaal de controle op de ochtend van de golfdag. Bekijk de weersverwachting 24 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf, zodat je paraplu's en andere voorbereidingen kunt aanpassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.