Gezondheidspicknick organiseren: checklist en planning

Een gezondheidspicknick vraagt meer voorbereiding dan alleen eten en kleedjes meenemen. Leg eerst locatie, datum, budget en deelnemersaantal vast en regel daarna parkreservering, activiteiten en begeleiding. Verzamel dieetwensen vroeg, zodat de cateraar en etiketten voor dieetgerechten op tijd geregeld zijn. In de laatste week controleer je het weer, stuur je route en programma en verdeel je het vrijwilligersrooster. De dag ervoor bereid je salades en wraps voor en controleer je koelboxen, materialen en stroomvoorziening.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum vastleggen
2 personen
Parkreservering aanvragen
Programma en activiteiten bepalen
3 personen
Begroting en deelnemersaantal bepalen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Activiteitenbegeleiders vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
Leveranciers bevestigen
Weersvoorspelling controleren
Alternatief weerplan klaarzetten
2 personen
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
Dieetwensen met cateraar delen
Programma naar deelnemers sturen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Route en parkeerinformatie sturen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare boodschappen opslaan
2 personen
Verse producten controleren
2 personen
Fruit en groenten wassen
3 personen
Salades en wraps voorbereiden
4 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dieetmaaltijden apart verpakken
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Terrein controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Picknickkleedjes uitspreiden
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Activiteitenstations klaarzetten
4 personen
Infoborden plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Welkomstdrankjes uitdelen
3 personen
Welkomstwoord verzorgen
Gezondheidswandeling begeleiden
2 personen
Yoga en stretching begeleiden
2 personen
Gezonde leefstijltips presenteren
Buffet openen
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dieetgerechten aanwijzen
Fruitworkshop begeleiden
2 personen
Ontspanningssessie begeleiden
2 personen
Gezelschapsspellen begeleiden
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Licht rond terrein inschakelen
2 personen
Afscheid en bedankje verzorgen
2 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Buffet en keuken schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Locatieoplevering bevestigen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 90
Picknicktafelsaantal 6
Picknickkleedjesaantal 30

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 150
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 15
Serveertangenaantal 10
Waterkaraffenaantal 12

Catering

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Voedselbakkenaantal 20
Etiketten voor dieetgerechtenaantal 40
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Yoga mattenaantal 25
Stretchbandenaantal 20
Wandelroutebordenaantal 6
Pionnenaantal 20
Gezelschapsspellenaantal 8

Decoratie

Infobordenaantal 6
Programmapostersaantal 10
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 100
Pennenaantal 30

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegers en blikaantal 3
Desinfecterende handgelaantal 8
Eerste hulp kitaantal 2

Tips

Vraag de parkreservering minimaal 4 tot 6 weken vooraf aan. Controleer daarbij of partytenten, klaptafels en geluidsapparatuur zijn toegestaan en waar je mag opbouwen.
Stuur de uitnodiging uiterlijk 3 weken voor de picknick en sluit de aanmeldingen 7 dagen vooraf. Dan kun je de definitieve deelnemerslijst, dieetwensen en het vrijwilligersrooster maken.
Plan per activiteit minstens één begeleider en maak het rooster in blokken van 60 tot 90 minuten. Zo blijft er tijdens yoga, stretchen en andere onderdelen altijd iemand aanspreekbaar.
Controleer het weer 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet een alternatief klaar met partytenten of een binnenlocatie en informeer deelnemers direct als het programma wijzigt.
Was fruit en groenten en bereid salades en wraps uiterlijk de dag ervoor. Bewaar verse producten gekoeld in koelboxen, label dieetgerechten afzonderlijk en gebruik aparte serveertangen om vergissingen te voorkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een gezondheidspicknick organiseren?: Begin 6 weken vooraf met datum, locatie, parkreservering en budget. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken vooraf en leg leveranciers en activiteitenbegeleiders uiterlijk 2 weken voor de picknick vast.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een gezondheidspicknick verzamelen?: Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie 7 dagen vooraf. Deel de definitieve lijst daarna met de cateraar en gebruik etiketten voor dieetgerechten.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een gezondheidspicknick?: Plan minimaal één vrijwilliger voor ontvangst en één voor eten en drinken. Tel daarnaast per activiteit minstens één begeleider; bij groepen boven 20 deelnemers is een extra aanspreekpunt per activiteit praktisch.
Wanneer controleer ik het weer voor een gezondheidspicknick?: Controleer de voorspelling 3 dagen vooraf en opnieuw op de ochtend van het evenement. Beslis uiterlijk 24 uur vooraf over het alternatieve weerplan, zodat deelnemers tijdig route- en programma-informatie krijgen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.