Zo organiseer je een fietstocht met afsluitende borrel

Begin niet met de borrel, maar met de route en de logistiek eromheen. Rijd de route volledig voor, leg het rustpunt vast en bepaal hoeveel groepen en begeleiders je nodig hebt. Daarna regel je de inschrijvingen, noodcontacten en dieetwensen, zodat je catering en begeleiding op aantallen kunt afstemmen. Op de dag zelf draait alles om duidelijke bewegwijzering, een snelle registratie en een goed voorbereide overgang van fietsen naar borrelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route bepalen
2 personen
2
Route volledig voorrijden
2 personen
3
Startlocatie reserveren
4
Rustpunt reserveren
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst bijwerken
9
Route digitaal delen
10
Groepen en begeleiders indelen
2 personen
11
Noodcontacten verzamelen
12
Weersverwachting controleren
13
Deelnemers definitief bevestigen
14
Startlocatie bevestigen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Fietsen en materialen controleren
2 personen
17
Accu's en telefoons opladen
18
Routekaarten printen
19
Richtingborden voorbereiden
2 personen
20
Reparatiemateriaal samenstellen
2 personen
21
Registratietafel voorbereiden
22
Catering gekoeld opslaan
2 personen

Event

23
Fietsenstalling markeren
2 personen
24
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
25
Richtingborden plaatsen
2 personen
26
Inschrijfpunt inrichten
2 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
3 personen
29
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
30
Deelnemers registreren
3 personen
31
Routekaarten uitdelen
2 personen
32
Fietsgroepen laten vertrekken
3 personen
33
Voorste groep begeleiden
2 personen
34
Achterste groep begeleiden
2 personen
35
Rustpunt bevoorraden
3 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Technische hulp verlenen
2 personen
38
Eerste hulp verlenen
39
Deelnemers bij terugkomst verwelkomen
3 personen
40
Buffet en hapjes serveren
3 personen
41
Koffie en thee serveren
2 personen
42
Servies afruimen
2 personen
43
Afval tussentijds verzamelen
2 personen

Nazorg

44
Materialen afbouwen
4 personen
45
Fietsenstalling opruimen
2 personen
46
Servies afwassen
2 personen
47
Locatie schoonmaken
3 personen
48
Routeborden verwijderen
2 personen
49
Gevonden voorwerpen verzamelen
50
Materialen laten drogen
51
Geleende materialen retourneren
2 personen
52
Reparatiemateriaal aanvullen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 12
Fietsenrekkenaantal 8
Partytentaantal 2

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 4
Fietsreparatiesetsaantal 4
Reserve binnenbandenaantal 12
Bandenlichtersaantal 8
Fietsverlichtingaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 12
Fietshelmenaantal 4
Verkeerskegelsaantal 20
Spanbandenaantal 8
Fietsslotenaantal 10

Apparatuur

Smartphonesaantal 4
Powerbanksaantal 4
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 4
IJsblokkenaantal 12
Megafon

Servies

Drinkglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerbladenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Messen voor voedselbereidingaantal 4
Scharenaantal 3

Decoratie

Startfinishbanner
Routepijlenaantal 30
Informatiebordenaantal 6
Tafelkledenaantal 6

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Eerstehulpkoffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Rijd de route minstens één keer volledig voor en noteer waar groepen kunnen wachten, waar fietsers veilig kunnen stoppen en waar bereikbaarheid lastig is. Deel de digitale route vooraf en houd ook geprinte routekaarten achter de hand.
Plan de deelnemersadministratie uiterlijk één week voor vertrek af. Verwerk aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten in één actuele lijst en bevestig de definitieve deelnemers kort voor het evenement.
Maak groepen klein genoeg om overzicht te houden en wijs per groep een begeleider aan. Spreek vooraf af wie achteraan rijdt en wie bij pech de reparatieset, fietspomp en reserve binnenbanden gebruikt.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Laad smartphones en powerbanks op, controleer fietsverlichting en leg reflecterende hesjes klaar voor deelnemers die minder goed zichtbaar zijn.
Richt de startlocatie al vóór aankomst van de deelnemers in: registratietafel, fietsenstalling, richtingborden en een duidelijke plek voor materialen. Zet gekoelde catering in koelboxen met ijsblokken en houd koffie, thee en borrelservies apart van de fietsuitrusting.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fietstocht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de route, startlocatie en het rustpunt. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je uiterlijk één week voor vertrek de deelnemerslijst, dieetwensen en noodcontacten kunt afronden.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig bij een fietstocht?: Reken minimaal één begeleider per groep en wijs daarnaast iemand aan die achteraan rijdt of als centraal aanspreekpunt fungeert. Bij groepen van ongeveer 10 tot 15 fietsers blijft de route meestal goed overzichtelijk.
Wanneer moet ik de fietstocht definitief bevestigen?: Controleer 48 uur vooraf de weersverwachting en bevestig de startlocatie, route en verzameltijd aan alle deelnemers. Doe op de ochtend zelf nog één laatste controle van routekaarten, richtingborden, telefoons en fietsreparatiemateriaal.
Hoeveel drank heb ik nodig voor de afsluitende borrel?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, naast water en koffie of thee. Stem de inkoop af op het definitieve aantal deelnemers en houd extra glazen, ijsblokken en gekoelde opslag klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.