Een fietstocht organiseren van route tot finish

Begin niet met uitnodigingen, maar met de route. Bepaal eerst afstand, start- en rustplaats en controleer of de route geschikt is voor de verwachte groep. Daarna leg je deelnemersinformatie, materiaal en catering vast. In de laatste week draait alles om bevestigen, weersverwachting en een tweede routecontrole. Zo voorkom je dat routepijlen, reserveonderdelen of dieetwensen pas op de ochtend zelf aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand bepalen
2 personen
2
Route digitaal uitwerken
3
Rustplaatsen controleren
2 personen
4
Startlocatie reserveren
5
Rustplaats reserveren
6
Deelnemerslijst aanmaken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemersinformatie versturen
11
Weersverwachting controleren
12
Route opnieuw controleren
2 personen
13
Boodschappenlijst afronden
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Fietsen en materialen controleren
2 personen
16
Routekaarten printen
17
Pijlborden voorbereiden
2 personen
18
Deelnemers bevestigen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Sandwiches voorbereiden
3 personen
21
Fruit en snacks klaarzetten
2 personen
22
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
23
Partytenten opbouwen
4 personen
24
Inschrijftafel inrichten
2 personen
25
Routeborden plaatsen
2 personen
26
EHBO- en reparatiepunt klaarzetten
2 personen
27
Vrijwilligers instrueren

Event

28
Deelnemers registreren
3 personen
29
Startpakket uitdelen
2 personen
30
Fietsveiligheid controleren
2 personen
31
Veiligheidsinstructie geven
32
Groep laten vertrekken
3 personen
33
Routegroep begeleiden
4 personen
34
Rustpunt bemannen
3 personen
35
Dranken en snacks serveren
3 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Aankomst registreren
2 personen
38
Sandwiches en fruit serveren
3 personen
39
Servies afwassen
2 personen

Nazorg

40
Routeborden ophalen
2 personen
41
Materialen innemen
3 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
43
Partytenten afbreken
4 personen
44
Afval verzamelen
2 personen
45
Locatie schoonmaken
3 personen
46
Overgebleven eten koelen
47
Materialen terugbrengen
2 personen
48
Koelboxen en servies reinigen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Inschrijftafel

Sportmateriaal

Veiligheidshesjesaantal 8
Fietshelmenaantal 6
Pompaantal 2
Bandenplaksetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 8
Fietsgereedschapsetsaantal 3
Spanbandenaantal 6
Routepijlenaantal 30
Routekaartenaantal 50
Startnummersaantal 50
Pennenaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Thermodekensaantal 4

Apparatuur

Megafonenaantal 2
Powerbanksaantal 4
Verlengkabelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 2

Catering

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerplateausaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermometer

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 4

Decoratie

Pijlbordstandaardsaantal 15

Tips

Plan de route vóór je de startlocatie reserveert. Controleer niet alleen afstand en fietspaden, maar ook waar de groep veilig kan stoppen en of de rustplaats genoeg ruimte heeft voor tafels, stoelen en fietsen.
Maak de deelnemerslijst direct bij de aanmeldingen compleet. Noteer per persoon dieetwensen en stuur de praktische informatie uiterlijk 3 dagen vooraf, inclusief startuur, afstand, rustplaats en wat deelnemers zelf meenemen.
Controleer fietsen en hulpmateriaal uiterlijk 1 week vooraf. Test de pomp, bandenplaksets en reservebinnenbanden en leg fietsgereedschap, EHBO-koffers en veiligheidshesjes op één duidelijk aangewezen plek.
Maak routekaarten en routepijlen uiterlijk 2 dagen vooraf klaar. Neem extra pijlen en bevestigingsmateriaal mee; een ontbrekend bord of een losgeraakte pijl is onderweg sneller opgelost als de reserve direct beschikbaar is.
Plan de catering op het aantal bevestigde deelnemers. Koel dranken vooraf, bereid sandwiches en zet fruit en snacks klaar voordat de eerste fietsers aankomen; houd koffie en water ook op de rustplaats beschikbaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fietstocht organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met route, startlocatie en rustplaats. Verstuur uitnodigingen daarna en plan de definitieve materiaal- en cateringcontrole in de laatste week.
Hoeveel drank heb je nodig voor een fietstocht?: Reken bij een tocht van enkele uren op minimaal 1 liter drinken per deelnemer, verdeeld over start en rustplaats. Voor warm weer of een langere route plan je extra voorraad en koelcapaciteit.
Wanneer controleer je de route van een fietstocht opnieuw?: Controleer de route eerst bij het uitwerken en nogmaals 1 tot 2 dagen voor vertrek. Let dan op wegwerkzaamheden, omleidingen, bereikbaarheid van de rustplaats en de plaats van alle routeborden.
Wat neem je mee voor pech onderweg tijdens een fietstocht?: Zorg minimaal voor een pomp, bandenplaksets, reservebinnenbanden en fietsgereedschap. Neem bij een grotere groep meerdere sets mee en wijs vooraf iemand aan die het materiaal beheert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.