Checklist voor een fietstocht met afsluitende borrel
Een fietstocht met borrel vraagt om meer voorbereiding dan alleen een mooie route. Je regelt vooraf de startlocatie, het rustpunt, deelnemersinformatie en noodcontacten. Op de dag zelf moeten routeborden, reparatiemateriaal, fietsenstalling en registratie klaarstaan voordat de eerste fietsers komen. Daarna verschuift de aandacht naar gekoelde catering, zitplaatsen en een borrel die ook bij wisselvallig weer door kan gaan. Deze checklist zet de voorbereiding in een logische volgorde.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Route bepalen
2 personen
Route volledig voorrijden
2 personen
Startlocatie reserveren
Rustpunt reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Route digitaal delen
Groepen en begeleiders indelen
2 personen
Noodcontacten verzamelen
Weersverwachting controleren
Deelnemers definitief bevestigen
Startlocatie bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Fietsen en materialen controleren
2 personen
Accu's en telefoons opladen
Routekaarten printen
Richtingborden voorbereiden
2 personen
Reparatiemateriaal samenstellen
2 personen
Registratietafel voorbereiden
Catering gekoeld opslaan
2 personen
Event
Fietsenstalling markeren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Richtingborden plaatsen
2 personen
Inschrijfpunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Routekaarten uitdelen
2 personen
Fietsgroepen laten vertrekken
3 personen
Voorste groep begeleiden
2 personen
Achterste groep begeleiden
2 personen
Rustpunt bevoorraden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Technische hulp verlenen
2 personen
Eerste hulp verlenen
Deelnemers bij terugkomst verwelkomen
3 personen
Buffet en hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Servies afruimen
2 personen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Nazorg
Materialen afbouwen
4 personen
Fietsenstalling opruimen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Routeborden verwijderen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen laten drogen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Reparatiemateriaal aanvullen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 12
- Fietsenrekkenaantal 8
- Partytentaantal 2
Sportmateriaal
- Fietspompenaantal 4
- Fietsreparatiesetsaantal 4
- Reserve binnenbandenaantal 12
- Bandenlichtersaantal 8
- Fietsverlichtingaantal 6
- Reflecterende hesjesaantal 12
- Fietshelmenaantal 4
- Verkeerskegelsaantal 20
- Spanbandenaantal 8
- Fietsslotenaantal 10
Apparatuur
- Smartphonesaantal 4
- Powerbanksaantal 4
- Bluetoothspeaker
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokkenaantal 12
- Megafon
Servies
- Drinkglazenaantal 60
- Bordenaantal 60
- Messenaantal 60
- Vorkenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 50
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Serveerbladenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Messen voor voedselbereidingaantal 4
- Scharenaantal 3
Decoratie
- Startfinishbanner
- Routepijlenaantal 30
- Informatiebordenaantal 6
- Tafelkledenaantal 6
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 4
- Batterijlantaarnsaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Emmersaantal 3
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
- Eerstehulpkoffersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Rijd de volledige route vooraf, niet alleen het eerste deel. Controleer onderweg kruisingen, wegwerkzaamheden, smalle passages en een plek waar een groep veilig kan stoppen.
- Verzamel dieetwensen en noodcontacten uiterlijk één week voor vertrek. Zo kun je de catering aanpassen en weten begeleiders wie ze moeten bellen als iemand onderweg uitvalt.
- Bevestig deelnemers en startlocatie twee tot drie dagen vooraf. Vermeld daarbij de digitale route, vertrektijd, groepsindeling en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
- Laad telefoons, powerbanks en eventuele fietsverlichting de avond ervoor volledig op. Print daarnaast routekaarten en leg richtingborden klaar, zodat je bij slecht bereik niet afhankelijk bent van één smartphone.
- Koel drank en borrelproducten pas op locatie met koelboxen en ijsblokken als er geen vaste koeling beschikbaar is. Zet tafels, stoelen en de fietsenstalling vóór de start klaar; na afloop wil je niet nog moeten sjouwen.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een fietstocht organiseren?
- Begin ongeveer vier tot zes weken vooraf met route, startlocatie en rustpunt. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk drie weken voor de tocht en leg deelnemers, dieetwensen en noodcontacten in de laatste week vast.
- Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een fietstocht?
- Plan minimaal één begeleider per groep en houd groepen bij voorkeur op 10 tot 15 fietsers. Bij meerdere groepen wijs je daarnaast één centrale contactpersoon aan voor routeproblemen of pech.
- Wanneer controleer ik de weersverwachting voor de fietstocht?
- Bekijk de verwachting zeven dagen vooraf om scenario’s te bepalen en controleer opnieuw 48 en 24 uur voor vertrek. Neem bij regen of harde wind uiterlijk de avond ervoor een besluit over aanpassingen of uitstel.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor de afsluitende borrel?
- Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en vul aan met water en koffie. Koel alles uiterlijk op de ochtend van de tocht en houd extra voorraad achter de hand voor warm weer.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!