Checklist voor een fietskampeerweekend organiseren

Een fietskampeerweekend vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en een tent. Je moet tegelijk rekening houden met fietsafstand, kampeerplaatsen, tentcapaciteit, bagage, maaltijden en pech onderweg. Begin met de route en reserveringen, werk daarna de deelnemersinformatie en materiaalverdeling uit. Deze checklist helpt je om niets te laat te regelen en zorgt dat iedereen weet waar hij moet zijn, wat hij meeneemt en hoe het weekend verloopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Fietsroute selecteren
2 personen
Kampeerplaatsen reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Noodcontacten verzamelen
Fietsroute vooraf verkennen
2 personen
Fietsroute aanpassen
2 personen
Routebestanden maken
Routekaarten afdrukken
Fietsenmakers controleren
2 personen
Tentcapaciteit controleren
2 personen
Tentindeling maken
Boodschappenlijst afronden
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Groepsmateriaal verzamelen
3 personen
Kampeeruitrusting inpakken
3 personen

Event

Routekaarten verdelen
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Fietsen veilig stallen
2 personen
Tentplaatsen aanwijzen
2 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Gemeenschappelijke tent opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Kampkeuken inrichten
3 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Ontbijt voorbereiden
3 personen
Ontbijt serveren
3 personen
Fietslunch inpakken
3 personen
Dagtocht begeleiden
4 personen
Fietspech ondersteunen
2 personen
Lunch uitdelen
2 personen
Tenten afbreken
6 personen

Nazorg

Terrein opruimen
5 personen
Servies en kookmateriaal afwassen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Kampeerplaats opleveren
2 personen
Materiaal schoonmaken
3 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytent
Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 24
Fietsenrekkenaantal 10

Kamperen

Tweepersoonstentenaantal 10
Grondzeilenaantal 10
Haringenaantal 60
Tentharinghamersaantal 3
Fleeceplaidsaantal 12
Opvouwbare afvalbakkenaantal 3

Apparatuur

Kooktoestellenaantal 3
Gasflessenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Hoofdlampenaantal 6

Keuken

Kookpannenaantal 4
Koekenpannenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 24
Herbruikbare kommenaantal 24
Herbruikbare bekersaantal 30
Besteksetsaantal 24

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 3
Reparatiesetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 10
Reflecterende hesjesaantal 8
Routebordjesaantal 20
Stuurtasjesaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Herbruikbare vaatdoekenaantal 12
Handdoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route minimaal 4 weken vooraf vast en verken lastige stukken eerder met de fiets. Maak daarna routebestanden én gedrukte routekaarten; telefoonbatterijen zijn onderweg niet gegarandeerd.
Controleer per deelnemer of er een slaapplaats is voordat je de uitnodiging definitief maakt. Bij tweepersoonstenten heb je voor 10 deelnemers bijvoorbeeld 5 bruikbare tenten nodig, plus grondzeilen, haringen en een hamer per opbouwgroep.
Vraag dieetwensen en noodcontacten uiterlijk 2 weken voor vertrek op. Gebruik die informatie bij de boodschappenlijst en stuur deelnemers daarna één overzicht met route, vertrekuren, kampeeradres en wat zij zelf moeten meenemen.
Plan fietscontrole niet pas op de vertrekdag. Laat deelnemers minstens 7 dagen vooraf remmen, banden en verlichting nakijken en neem als groep fietspompen, reparatiesets en reservebinnenbanden mee.
Regel de avondindeling vóór aankomst op de camping: wijs tentplaatsen aan, zet fietsenrekken klaar en bouw de gemeenschappelijke tent op. Met ledlampen, hoofdlampen en thermoskannen voorkom je dat koken en opruimen in het donker stilvalt.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een fietskampeerweekend organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met de route en kampeerplaatsen, vooral als je met een groep reist. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit aanmeldingen ongeveer 3 weken voor vertrek, zodat je tentcapaciteit en boodschappen kunt afronden.
Hoeveel drinken neem je mee tijdens een fietskampeerweekend?: Reken tijdens het fietsen op ongeveer 0,5 tot 0,75 liter drinken per persoon per uur, afhankelijk van temperatuur en inspanning. Voor de avond en ochtend plan je daarnaast minimaal 1 liter per persoon per dag, naast kookwater.
Wat moet ik meenemen voor pech onderweg met een groep fietsers?: Neem minstens één fietspomp en één reparatieset per 4 à 5 fietsers mee, plus minimaal twee passende reservebinnenbanden voor de groep. Controleer vooraf welke ventielen en bandmaten de fietsen hebben.
Wanneer moet ik dieetwensen en noodcontacten verzamelen?: Vraag beide gegevens uiterlijk 2 weken voor vertrek op en verwerk wijzigingen tot ongeveer 7 dagen vooraf. Bewaar de noodcontacten ook offline, zodat je ze zonder bereik kunt raadplegen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.