Zo organiseer je een fietschallenge

Begin niet met de catering, maar met de datum, route en locaties. Reserveer start en finish zodra je weet hoeveel deelnemers je verwacht en controleer de route meerdere weken vooraf op wegwerkzaamheden, kruisingen en rustpunten. Daarna regel je inschrijvingen, vrijwilligers en duidelijke deelnemersinformatie. Op de dag zelf draait alles om een snelle registratie, een zichtbare route, een fietscontrole en een reparatieplan voor pech onderweg.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Fietsroute controleren
2 personen
4
Route en veiligheidsplan uitwerken
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Deelnemersinformatie versturen
10
Catering bestellen
11
Routeborden voorbereiden
2 personen
12
Fietsen en gereedschap controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Start- en finishgebied opbouwen
4 personen
16
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
17
Registratietafel inrichten
2 personen
18
Routeborden plaatsen
4 personen
19
Rustpunt inrichten
3 personen
20
Veiligheidsmaterialen klaarzetten
2 personen
21
Finishcatering voorbereiden
3 personen
22
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

23
Deelnemers ontvangen
3 personen
24
Startnummers uitdelen
2 personen
25
Fietscontrole uitvoeren
2 personen
26
Startbriefing geven
27
Deelnemers laten starten
3 personen
28
Rustpunt bemannen
3 personen
29
Route en kruispunten bewaken
5 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Finishers registreren
2 personen
32
Fietspech ondersteunen
2 personen
33
Hapjes en maaltijd serveren
4 personen
34
Afval en lege flessen verzamelen
2 personen
35
Finishmoment begeleiden
2 personen
36
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

37
Routeborden verwijderen
4 personen
38
Meubilair afbreken
4 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Locatie schoonmaken
4 personen
41
Materialen inventariseren
2 personen
42
Geleende materialen retourneren
2 personen
43
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Statafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Routebordenaantal 24
Pionnenaantal 20
Startnummersaantal 70
Polsbandjesaantal 70
Fietspompenaantal 4
Reserve binnenbandenaantal 12
Bandenlichtersaantal 8
Inbussleutelsetsaantal 3
Fietsreparatiestandaardsaantal 2

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Mobiele telefoonsaantal 3
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Schenk kannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Serveerschalenaantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de routecontrole uiterlijk 3 weken voor de fietschallenge en fiets het volledige traject na. Noteer waar routeborden en pijlen nodig zijn en bepaal vooraf minstens één duidelijk rustpunt.
Stuur deelnemersinformatie minimaal 7 dagen vooraf. Vermeld starttijd, routeafstand, locatie, parkeerinformatie, wat ze zelf meenemen en hoe de startnummers en polsbandjes worden uitgedeeld.
Maak een vrijwilligersindeling met ten minste één persoon voor registratie, één voor de fietscontrole en één aanspreekpunt per rustpunt. Gebruik portofoons of mobiele telefoons en spreek vooraf af wie beslist bij pech of onveilig weer.
Controleer fietsen voordat deelnemers vertrekken: remmen, banden en verlichting. Leg per reparatiepunt een fietspomp, reserve binnenbanden, bandenlichters, inbussleutelsets en een reparatiestandaard klaar; juist gereedschap wordt vaak pas gemist bij de eerste lekke band.
Bouw start en finish minstens 2 uur voor de eerste start op. Richt de registratietafel, bewegwijzering, veiligheidsmaterialen en catering eerst in; koelboxen en thermoskannen zet je pas als laatste klaar, zodat drinken koud en koffie warm blijft.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een fietschallenge organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, route en locaties. Reserveer start en finish uiterlijk 4 weken vooraf en verstuur de uitnodigingen zodra route en starttijd definitief zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een fietschallenge?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger voor elke 25 tot 30 deelnemers, plus aparte mensen voor registratie, fietscontrole en de finish. Bij 60 deelnemers kom je zo uit op ongeveer 5 tot 7 vrijwilligers.
Wanneer controleer je de fietsroute voor een fietschallenge?: Doe een eerste controle 3 weken vooraf en fiets de route nogmaals 2 tot 3 dagen voor de start. Controleer dan vooral wegwerkzaamheden, ontbrekende routeborden, gevaarlijke kruisingen en bereikbaarheid van het rustpunt.
Wat moet je regelen bij pech tijdens een fietschallenge?: Leg bij de start en elk rustpunt een fietspomp en basisgereedschap klaar, waaronder reserve binnenbanden, bandenlichters en inbussleutelsets. Wijs vooraf één vrijwilliger aan die pechmeldingen verzamelt en spreek een maximale reactietijd van 15 minuten af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.