Festivalbezoek organiseren: checklist van voorbereiding tot vertrek

Een festivalbezoek met meerdere mensen loopt soepel als je eerst tickets, vervoer en contactgegevens vastlegt. Daarna verzamel je dieetwensen en noodcontacten, controleer je de festivalregels en deel je deelnemers in kleine groepen in. Vlak voor vertrek draait alles om downloaden, opladen en een praktisch festivalpakket. Deze checklist helpt je om niet pas bij de ingang te ontdekken dat een ticket, route of telefoonbatterij ontbreekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Festivaldatum en tijden controleren
Deelnemerslijst aanmaken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Festivalregels controleren
Toegangsbewijzen reserveren
Vervoer reserveren
Vertreklocatie vastleggen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Vervoersroute controleren
Definitieve deelnemerslijst maken
Toegangsbewijzen downloaden
Deelnemers in groepen indelen
Contactpersonen per groep aanwijzen
Weerskleding klaarleggen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Powerbanks opladen
Festivalinformatie opnieuw versturen
Festivalpakket samenstellen
2 personen
Toegangsbewijzen controleren
Deelnemers kort informeren
2 personen
Vervoer en chauffeur bevestigen
Verzamelpunt klaarzetten
2 personen

Event

Aanwezigheid registreren
2 personen
Polsbandjes en informatie uitdelen
2 personen
Naar het festival vertrekken
2 personen
Groepsgewijs naar binnen gaan
4 personen
Verzamelpunt op het terrein afspreken
2 personen
Programma en plattegrond delen
2 personen
Groepen over het terrein verdelen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Eet- en drinkpauze plannen
2 personen
Dieetwensen bij eetlocaties controleren
2 personen
Groepscontacten controleren
4 personen
Vertrektijd aan deelnemers melden
2 personen
Groepen verzamelen
4 personen
Aanwezigheid voor vertrek controleren
2 personen
Terugreis begeleiden
2 personen

Nazorg

Deelnemers veilig laten uitstappen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Afval uit het vervoer halen
2 personen
Festivalmaterialen schoonmaken
2 personen
Herbruikbare spullen opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
Overgebleven boodschappen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Apparatuur

Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8
Telefoonhoesjes met koordaantal 20

Communicatie

Portofoonsaantal 4
Laminated programma'saantal 20
Plattegrondenaantal 20
Naamstickersaantal 25
Watervaste stiftenaantal 4

Persoonlijke spullen

Rugzakkenaantal 6
Heuptassenaantal 20
Opvouwbare zitmattenaantal 20
Herbruikbare waterflessenaantal 25
Zonnebrillenaantal 20

Kleding

Regenponcho'saantal 25
Petjesaantal 20

Veiligheid

Mini-EHBO-setsaantal 3
Blarenpleistersaantal 2
Fluitjesaantal 6
Nooddekensaantal 4

Praktisch materiaal

Plastic opbergboxenaantal 4
Ziplockzakkenaantal 30
Waterdichte documenthoezenaantal 6
Bagagelabelsaantal 25
Afvalknijpersaantal 2

Catering

Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 12
Herbruikbare bekersaantal 25
Servettenhoudersaantal 2
Boodschappen

Schoonmaak

Handdesinfectiehoudersaantal 4
Afvalzakkenaantal 20

Tips

Controleer de festivalregels zodra de datum vaststaat. Let vooral op wat wel en niet mee naar binnen mag, zodat je boodschappen en festivalpakket niet op het laatste moment moet aanpassen.
Leg vervoer en een vaste vertreklocatie vroeg vast. Bevestig chauffeur, route en vertrektijd opnieuw zodra de definitieve deelnemerslijst klaar is; wijzigingen in groepsgrootte hebben direct gevolgen voor het vervoer.
Maak groepen met één contactpersoon per groep. Geef iedereen vooraf de vertreklocatie, tijden en contactgegevens en gebruik naamstickers, portofoons of fluitjes als het terrein groot of druk is.
Laad powerbanks en telefoons de avond ervoor volledig op en stop oplaadkabels in een aparte ziplockzak. Download toegangsbewijzen ook offline; bij een lege batterij of slecht bereik wil je niet afhankelijk zijn van een app.
Stem kleding en inhoud van het festivalpakket af op de weersverwachting. Leg regenponcho's, zonnebrillen en petjes klaar en voeg waterflessen, blarenpleisters, mini-EHBO-sets en handdesinfectie toe.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik tickets voor een festivalbezoek regelen?: Reserveer toegangsbewijzen zodra de festivaldatum, tijden en deelnemerslijst voldoende duidelijk zijn. Controleer uiterlijk 24 uur voor vertrek of elk ticket is gedownload en leesbaar is.
Hoeveel groepen maak ik voor een festivalbezoek?: Houd groepen bij voorkeur op 4 tot 8 personen, afhankelijk van de grootte van de totale groep en het terrein. Wijs per groep één contactpersoon aan en deel de groepsindeling uiterlijk één dag vooraf.
Wat moet ik meenemen naar een festival bij wisselvallig weer?: Leg minimaal één regenponcho en één extra droge laag per persoon klaar; bij zonnig weer komen een petje en zonnebril van pas. Neem daarnaast een herbruikbare waterfles, blarenpleisters en een opgeladen powerbank mee.
Hoe laat moet ik de festivalinformatie opnieuw versturen?: Stuur de definitieve informatie 24 uur voor vertrek opnieuw, met vertreklocatie, tijden, route, groepsindeling en contactpersonen. Bevestig vervoer en chauffeur daarna nog een keer op de ochtend zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.