Checklist para organizar una visita a un festival

Una visita a un festival con varias personas necesita más que comprar las entradas. Hay que cerrar horarios, transporte, contactos, preferencias alimentarias y un punto de salida antes de que llegue el día. Esta checklist reúne el orden práctico: primero confirmas la información y las inscripciones, después formas los grupos y preparas el material. En las últimas 24 horas solo deberían quedar la previsión meteorológica, las entradas descargadas, la compra y la confirmación del conductor.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Comprobar la fecha y los horarios del festival
Crear lista de participantes
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar contactos de emergencia
Comprobar las normas del festival
Reservar las entradas
Reservar transporte
Fijar el lugar de salida
Enviar información a los participantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la ruta de transporte
Crear la lista final de participantes
Descargar las entradas
Dividir a los participantes en grupos
Designar personas de contacto por grupo
Preparar la ropa para el mal tiempo
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Cargar los powerbanks
Reenviar la información del festival
Preparar el paquete del festival
2 personas
Comprobar los billetes de acceso
Informar brevemente a los participantes
2 personas
Confirmar transporte y conductor
Preparar el punto de encuentro
2 personas

Evento

Registrar la asistencia
2 personas
Repartir pulseras e información
2 personas
Salir hacia el festival
2 personas
Entrar en grupo
4 personas
Acordar el punto de encuentro en el recinto
2 personas
Compartir programa y plano
2 personas
Distribuir los grupos por el recinto
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Planificar una pausa para comer y beber
2 personas
Comprobar las necesidades dietéticas en los comedores
2 personas
Comprobar los contactos del grupo
4 personas
Informar la hora de salida a los participantes
2 personas
Reunir a los grupos
4 personas
Comprobar la asistencia antes de la salida
2 personas
Coordinar el regreso
2 personas

Seguimiento

Hacer que los participantes bajen con seguridad
2 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Retirar la basura del transporte
2 personas
Limpiar los materiales del festival
2 personas
Guardar los artículos reutilizables
2 personas
Devolver los objetos perdidos
Guardar las compras restantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Equipo

Baterías externascant. 6
Cables de cargacant. 8
Fundas para teléfono con cordóncant. 20

Comunicación

Walkie-talkiescant. 4
Programas plastificadoscant. 20
Planoscant. 20
Pegatinas con nombrecant. 25
Rotuladores permanentescant. 4

Objetos personales

Mochilascant. 6
Riñonerascant. 20
Colchonetas plegables para sentarsecant. 20
Botellas de agua reutilizablescant. 25
Gafas de solcant. 20

Ropa

Ponchos para la lluviacant. 25
Gorrascant. 20

Seguridad

Kits de primeros auxilios minicant. 3
Apósitos para ampollascant. 2
Silbatoscant. 6
Mantas de emergenciacant. 4

Material práctico

Cajas de almacenaje de plásticocant. 4
Bolsas ziplockcant. 30
Fundas impermeables para documentoscant. 6
Etiquetas de equipajecant. 25
Pinzas de basuracant. 2

Catering

Neveras portátilescant. 4
Acumuladores de fríocant. 12
Vasos reutilizablescant. 25
Porta-servilletascant. 2
Compras

Limpieza

Dispensadores de desinfectante de manoscant. 4
Bolsas de basuracant. 20

Consejos

Cierra la lista de participantes antes de reservar el transporte. Recoge también las preferencias dietéticas y los contactos de emergencia para no tener que perseguir datos el día anterior.
Envía un único mensaje con el lugar y la hora de salida, la ruta, las normas del festival y lo que debe llevar cada persona. Reenvíalo entre 24 y 48 horas antes para reducir preguntas de última hora.
Divide al grupo y asigna una persona de contacto a cada equipo. Comparte un plano y el programa; para grupos grandes, los walkie-talkies pueden ser más fiables que depender solo del móvil.
Prepara el paquete del festival la víspera: entradas descargadas, powerbanks cargados, cables, fundas impermeables para documentos, botiquines pequeños y bolsas ziplock. Guarda el material común en cajas para encontrarlo rápidamente.
Comprueba la previsión del tiempo y prepara ponchos, gorras, agua, protección solar y algo para sentarse. Lleva bolsas de basura y una nevera portátil con acumuladores de frío si vais a transportar comida o bebida.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar una visita a un festival?: Empieza al menos 4 semanas antes si vais en grupo. En la primera semana confirma la fecha, los horarios, las normas, las inscripciones y el transporte; deja la lista final cerrada como máximo 3 días antes.
¿Cuántas entradas necesito reservar para el festival?: Reserva una entrada por cada participante confirmado y añade solo las personas cuya asistencia esté realmente cerrada. Comprueba los nombres y descarga todas las entradas entre 24 y 48 horas antes de salir.
¿Qué hay que enviar a los participantes antes de ir al festival?: Envía el punto de salida, la hora, la ruta, el contacto de su grupo, las normas del festival y los objetos que deben llevar. Manda el aviso inicial varios días antes y un recordatorio final entre 24 y 48 horas antes.
¿Qué hacer el día antes de una visita a un festival?: Comprueba la previsión y la ruta, confirma el transporte y el conductor, descarga las entradas y termina la compra. Carga los powerbanks y prepara mochilas, ropa para la lluvia, agua, botiquines y el paquete común la víspera.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.