Familiepicknick organiseren: checklist en planning

Een familiepicknick loopt vooral mis op praktische details: een locatie zonder reservering, warme drank, vergeten dieetmaaltijden of te weinig zitplek. Werk daarom terug vanaf de picknickdag. Leg eerst locatie, gasten en slechtweeralternatief vast; regel daarna boodschappen, vervoer en materiaal. Op de dag zelf houd je gekoelde producten apart, richt je het buffet pas op locatie in en controleer je de plek voordat iedereen aankomt. Met deze checklist zie je welke voorbereiding je niet tot het laatste moment moet uitstellen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Picknicklocatie reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Slechtweeralternatief bevestigen
Voorraad controleren
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Groenten wassen
2 personen
Fruit portioneren
2 personen
Salades bereiden
3 personen
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
Desserts portioneren
2 personen
Dieetmaaltijden apart verpakken
2 personen
Route en transport controleren
Koelboxen inladen
3 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Picknickplek inspecteren
2 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Picknickkleedjes uitleggen
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Dranken en ijs klaarzetten
2 personen
Spelmateriaal klaarleggen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Lunchbuffet openen
3 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Spellen begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afvalpunten tussentijds legen
2 personen
Dessertbuffet serveren
2 personen
Verlichting inschakelen
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
Buffet afsluiten
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Eten en dranken opruimen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies en bestek afwassen
3 personen
Tafels en stoelen inklappen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 44
Picknickkleedjesaantal 12
Buffettafelsaantal 2
Tafelkleedjesaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Waterkannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Kurkentrekkersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2

Apparatuur

Verlengsnoerenaantal 2

Verlichting

Batterijlantaarnsaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Tafeldecoratieaantal 8
Naamkaartjesaantal 50

Sportmateriaal

Frisbeesaantal 3
Voetballenaantal 2
Badmintonsetsaantal 2
Touwtrektouw
Buitenspellenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handdesinfectieaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasbakkenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Eerstehulpset

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de picknicklocatie zodra de datum vaststaat en bevestig het slechtweeralternatief uiterlijk één week vooraf. Controleer ook waar auto’s kunnen parkeren en stuur die informatie tegelijk met de uitnodiging.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en sluit de inventarisatie ongeveer 10 dagen voor de picknick. Verpak dieetmaaltijden apart en label ze, zodat ze niet tussen de algemene salades en desserts verdwijnen.
Koel dranken minimaal enkele uren vooraf met voldoende koelelementen. Laad koelboxen als laatste in en zet ze tijdens het vervoer niet in een warme, afgesloten auto.
Maak een aparte materiaallijst voor zitplaatsen en buffet: tel klapstoelen, picknickkleedjes, tafels, borden, bekers en bestek per gast. Neem daarnaast serveerschalen, serveertangen en waterkannen mee; die worden vaak pas gemist wanneer het eten klaarstaat.
Plan het opbouwen met minstens 60 minuten speling. Zet eerst partytenten en tafels neer, controleer de picknickplek op glas of afval en richt daarna het buffet en de spelmaterialen in.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een familiepicknick organiseren?: Leg de locatie en datum bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken van tevoren en sluit de aanmeldingen 10 dagen voor de picknick, zodat je boodschappen en dieetmaaltijden kunt plannen.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een familiepicknick?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Neem daarnaast extra water mee en houd gekoelde dranken in koelboxen met koelelementen.
Wanneer moet ik het slechtweeralternatief voor een familiepicknick regelen?: Bevestig het alternatief uiterlijk 7 dagen vooraf, bijvoorbeeld een overdekte plek of binnenlocatie. Controleer de weersverwachting opnieuw 48 uur en op de ochtend van de picknick.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een familiepicknick op te bouwen?: Reserveer minimaal 60 minuten voor het opbouwen op locatie. Reken extra tijd als je partytenten, klaptafels, stoelen, buffettafels en verlichting moet meenemen en plaatsen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.