Checklist voor een goed georganiseerde eilandfietstocht
Bij een eilandfietstocht moet niet alleen de route kloppen: ook start- en eindlocatie, rustpunten, fietsen en terugreis vragen voorbereiding. Leg eerst afstand en route vast en werk daarna toe naar deelnemersinformatie, materialen en catering. Controleer in de laatste dagen het weer en de fietsconditie. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke starttafel, herkenbare routepijlen en een korte veiligheidsuitleg voordat iedereen vertrekt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Route en afstand vastleggen
2 personen
Start- en eindlocatie bevestigen
Fietsroute controleren
2 personen
Rustpunten en toiletten bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Fietsen en materialen controleren
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Routekaarten printen
Noodcontacten verzamelen
Starttafel klaarzetten
2 personen
Fietsenstalling afzetten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Versiering ophangen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Rustpunt inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Routepijlen plaatsen
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Route en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
Groepen laten vertrekken
3 personen
Achterrijder aanwijzen
Rustpunt bemannen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Fietspech ondersteunen
2 personen
Binnenkomende fietsers registreren
2 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Verlichting inschakelen
Laatste deelnemers opvangen
2 personen
Fietsenstalling controleren
2 personen
Nazorg
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Routepijlen verwijderen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten opruimen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 40
- Barkrukkenaantal 4
- Fietsenrekkenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Bordenaantal 50
- Messenaantal 50
- Vorkenaantal 50
- Lepelsaantal 50
- Serveerschalenaantal 8
- Koffiekannenaantal 3
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Tangenaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkannenaantal 6
Apparatuur
- Waterkokersaantal 2
- Oplaadbare portofoonsaantal 6
- Powerbanksaantal 4
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Sportmateriaal
- Reservefietsenaantal 2
- Fietspompenaantal 4
- Fietsreparatiesetsaantal 3
- Reservebinnenbandenaantal 12
- Fietsverlichtingaantal 20
- Reflecterende hesjesaantal 12
- Routekaartenaantal 60
- Kompasaantal 3
- Pionnenaantal 20
- Afzetlintaantal 4
- Fietsslotenaantal 8
- EHBO-koffersaantal 2
- Warmtedekensaantal 6
- Nooddekensaantal 6
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Welkomstbord
- Routebordenaantal 20
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Afwasteiltjesaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan rustpunten op basis van de afstand en controleer vooraf of er toiletten en beschutting zijn. Reken voor de inrichting op partytenten, tafels, stoelen, waterkannen en koelboxen.
- Verstuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Zet daarin de starttijd, routeafstand, verwachte duur, kledingadvies, contactnummer en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
- Controleer fietsen en reservemateriaal minimaal 1 week vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Leg per groep een fietspomp, reparatieset en reservebinnenbanden klaar en zorg voor reservefietsen.
- Maak routekaarten en routepijlen uiterlijk de dag ervoor klaar. Neem naast geprinte kaarten ook opgeladen portofoons, powerbanks en fietsverlichting mee voor communicatie en onverwachte vertraging.
- Zet de starttafel minstens 45 minuten voor vertrek klaar. Registreer aanwezigheid, deel routekaarten uit en geef vóór vertrek uitleg over veiligheidsregels, rustpunten en wat te doen bij pech.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een eilandfietstocht organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met route, start- en eindlocatie en uitnodigingen. Controleer de route en materialen opnieuw in de laatste week en verstuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor vertrek.
- Hoeveel rustpunten plan je tijdens een eilandfietstocht?
- Plan minimaal één rustpunt per 20 tot 25 kilometer en voeg een extra stop toe bij warm weer of een groep met verschillende niveaus. Controleer per rustpunt vooraf toiletten, beschutting en ruimte voor water en hapjes.
- Hoeveel reservefietsen en fietsreparatiesets heb ik nodig?
- Houd bij een groep tot 20 deelnemers minimaal één reservefiets en twee complete fietsreparatiesets achter de hand. Neem daarnaast minstens twee reservebinnenbanden en één fietspomp per begeleidend team mee.
- Wanneer controleer ik de weersverwachting voor de fietstocht?
- Bekijk de verwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van vertrek. Neem bij kans op regen of felle zon extra partytenten, water en passende informatie voor deelnemers mee.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!