DJ-workshop organiseren: complete checklist
Een DJ-workshop staat of valt met een goede technische voorbereiding en duidelijke communicatie met deelnemers. Reserveer eerst de locatie, docent en apparatuur; werk daarna het programma, de deelnemerslimiet en de uitnodigingen uit. Verzamel vooraf muziekvoorkeuren, dieetwensen en technische wensen, zodat je op de dag zelf niet hoeft te improviseren. Plan bovendien een apparatuurtest en houd tijd vrij om de ruimte te ventileren, tafels en stoelen te plaatsen en de DJ-set aan te sluiten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
DJ-apparatuur reserveren
Docent vastleggen
Programma uitwerken
2 personen
Deelnemerslimiet bepalen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Route en tijden versturen
Muziekvoorkeuren verzamelen
Afspraakkaders opstellen
2 personen
Technische wensen controleren
2 personen
Boodschappenlijst maken
Naamkaartjes voorbereiden
Werkbladen afdrukken
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Apparatuurtest plannen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Event
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
DJ-apparatuur uitladen
3 personen
DJ-set aansluiten
2 personen
Speakers positioneren
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Registratietafel inrichten
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
Huisregels toelichten
DJ-basis demonstreren
Deelnemers laten oefenen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzesnacks serveren
2 personen
Mixtechnieken uitleggen
Individuele oefenrondes begeleiden
3 personen
Avondmaaltijd klaarzetten
3 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Setopbouw uitleggen
Deelnemerssets begeleiden
3 personen
Afsluitende sets presenteren
2 personen
Feedback en certificaten uitdelen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
DJ-apparatuur inpakken
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Geleende materialen terugbrengen
Gevonden voorwerpen controleren
Deelnemersfoto's versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 36
- Registratietafel
- Krukkenaantal 6
Apparatuur
- DJ-controllersaantal 6
- Laptopsaantal 6
- Muzieksoftwarelicentiesaantal 6
- DJ-mixersaantal 2
- Monitorluidsprekersaantal 2
- Hoofdmicrofoonsaantal 2
- Hoofdtelefoonsaantal 8
- Actieve speakersaantal 2
- Luidsprekerstatievenaantal 2
- DI-boxenaantal 2
- Audio- en stroomkabelsaantal 24
- Stekkerdozenaantal 8
- Verlengkabelsaantal 8
- USB-sticksaantal 8
- Laptopstandaardsaantal 6
- Reservebatterijenaantal 12
Verlichting
- LED-lichtbalkenaantal 4
- Verlichtingsstatievenaantal 2
Servies
- Glazenaantal 40
- Koffiekopjesaantal 36
- Bordenaantal 40
- Besteksetsaantal 40
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 2
- Keukenmessenaantal 3
- Serveerkommenaantal 8
- Serveertangenaantal 4
- Schaaltjesaantal 8
- Waterkaraffenaantal 6
- Koelelementenaantal 12
Materialen
- Naamkaartjesaantal 36
- Pennenaantal 40
- Werkbladenaantal 36
- Klembordenaantal 36
- A4-papier
- Certificatenaantal 36
Decoratie
- Welkomstbord
- Tafelkledenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Afwasteilenaantal 2
- Afwasborstelsaantal 3
- Vuilniszakhoudersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de apparatuurtest minimaal 7 dagen voor de workshop. Controleer per deelnemer een laptop, hoofdtelefoon en beschikbare aansluiting; test ook DJ-controllers, mixers, monitorluidsprekers en actieve speakers.
- Stuur route, begintijd en praktische afspraken uiterlijk 3 dagen vooraf. Vraag muziekvoorkeuren en technische wensen tegelijk uit, zodat je muziekbestanden en software vooraf kunt verzamelen.
- Maak de deelnemerslimiet afhankelijk van het aantal werkplekken en de begeleiding. Houd de registratietafel bij de ingang vrij en leg naamkaartjes en werkbladen vóór de start klaar.
- Regel catering niet pas op de workshopdag: verzamel dieetwensen bij de aanmelding en koel dranken minimaal 2 uur vooraf. Zet koffie, thee en water klaar met koffiezetapparaten, waterkokers of thermoskannen.
- Reserveer op de dag zelf minstens 90 minuten voor openen, ventileren, opstellen en aansluiten. Leg audio- en stroomkabels, stekkerdozen, verlengkabels, USB-sticks en reservebatterijen apart klaar voordat de deelnemers binnenkomen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een DJ-workshop organiseren?
- Leg locatie, docent en DJ-apparatuur bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna direct, zodat je uiterlijk 2 weken voor de workshop het deelnemersaantal kunt bevestigen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een DJ-workshop op te bouwen?
- Plan minimaal 90 minuten voor het openen van de locatie, ventileren, tafels en stoelen plaatsen en de DJ-set aansluiten. Voeg 30 minuten toe als je meerdere werkplekken of lichtstatieven moet testen.
- Welke apparatuur heb ik per deelnemer nodig voor een DJ-workshop?
- Reken per deelnemer op een werkplek met toegang tot een laptop, muzieksoftware, hoofdtelefoon en een DJ-controller of mixer. Test alle aansluitingen uiterlijk 7 dagen vooraf en leg minstens één reserve-USB-stick en reservebatterijen klaar.
- Wanneer moet ik deelnemers aan een DJ-workshop bevestigen?
- Verwerk aanmeldingen doorlopend en stuur de definitieve bevestiging uiterlijk 3 dagen voor de workshop. Vermeld daarin route, tijden, praktische afspraakkaders en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!