Zo organiseer je een dansworkshop

Begin met de twee zaken die je programma bepalen: de locatie en de dansdocent. Leg daarna de muziekstijl, groepsgrootte en tijdsindeling vast, zodat uitnodigingen en aanmeldingen duidelijke informatie bevatten. Controleer ruim vooraf de vloer, stroompunten en geluidsapparatuur; een dansruimte die op papier groot genoeg lijkt, kan door tafels en stoelen toch te krap worden. Op de dag zelf werk je van een lege zaal naar een gecontroleerde ontvangst, met offline muziek en een actuele deelnemerslijst bij de hand.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Dansdocent vastleggen
3
Programma en muziekstijl bepalen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vervoersbehoeften inventariseren
8
Deelnemerslijst bevestigen
9
Instructeurprogramma bevestigen
10
Muziek afspeellijst samenstellen
11
Locatie en vloer controleren
2 personen
12
Indeling van de zaal bepalen
2 personen
13
Benodigdheden inkopen
2 personen
14
Boodschappen ophalen
2 personen
15
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
16
Deelnemerslijst printen
17
Programma's printen
18
Apparatuur opladen
19
Muziek offline klaarzetten

Event

20
Zaal openen
2 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Dansruimte vrijmaken
3 personen
23
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
24
Geluids- en stroomtest uitvoeren
2 personen
25
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
26
Registratietafel inrichten
2 personen
27
Deelnemers ontvangen
3 personen
28
Welkomstuitleg geven
29
Veiligheidsinstructies geven
30
Eerste dansblok begeleiden
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Pauzehapjes serveren
3 personen
33
Tweede dansblok begeleiden
2 personen
34
Avondmaaltijd klaarzetten
3 personen
35
Avondmaaltijd serveren
4 personen
36
Servies verzamelen
2 personen
37
Derde dansblok begeleiden
2 personen
38
Afsluitende dans verzorgen
2 personen
39
Afscheid en uitgifte begeleiden
3 personen

Nazorg

40
Eten en afval opruimen
3 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Apparatuur uitschakelen
2 personen
43
Zaal schoonmaken
4 personen
44
Meubilair terugplaatsen
4 personen
45
Materialen controleren en opbergen
2 personen
46
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Laptop
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Timer
Telefoonhouder
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Serveerbladenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Theeglazenaantal 50
Drinkglazenaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50

Sportmateriaal

Dansmattenaantal 20
Weerstandsbandenaantal 20
Markeerschijvenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffer
Kabelgotenaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 50
Pijlbordenaantal 6

Kantoor

Klembordenaantal 3
Balpennenaantal 20
Watervaste stiftenaantal 4
Plakbandrollenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Stofblikkenaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de zaalindeling pas nadat je het maximale aantal deelnemers hebt bepaald. Houd de dansvloer volledig vrij en zet registratie, koffie en thee aan de rand, zodat deelnemers niet door de oefenruimte hoeven te lopen.
Bevestig het instructeurprogramma uiterlijk een week vooraf. Vraag de docent om de volgorde, benodigde materialen en muziekvoorkeuren, zodat je niet op de dag zelf nog een afspeellijst of extra hulpmiddelen moet regelen.
Test geluid en stroom voordat deelnemers arriveren. Sluit speakers, laptop, verlengkabels en stekkerdozen aan en controleer de muziek vanaf de plek waar de docent staat; zet de afspeellijst ook offline klaar.
Sluit aanmeldingen enkele dagen voor de workshop af en print daarna de deelnemerslijst, programma’s en naamkaartjes. Verzamel dieetwensen en vervoersbehoeften niet pas bij binnenkomst, maar tegelijk met de aanmelding.
Maak minstens 30 minuten voor de start ruimte voor ontvangst en voorbereiding. Laad apparatuur vooraf op, zet pijlborden neer en controleer kabels met kabelgoten; een losse kabel bij de dansvloer levert onnodige vertraging en risico op.

Veelgestelde vragen

Hoeveel ruimte heb je nodig voor een dansworkshop?: Reken als praktische richtlijn op ongeveer 2 tot 3 m² vrije dansruimte per deelnemer. Bij 20 deelnemers heb je dus circa 40 tot 60 m² nodig, naast ruimte voor registratie, stoelen en koffie.
Hoe lang van tevoren moet je een dansdocent boeken?: Boek de dansdocent bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf, zeker als je een specifieke dansstijl of datum wilt. Bevestig het programma en de muziekwensen uiterlijk 7 dagen voor de workshop.
Hoeveel eerder moet je de zaal klaarzetten voor een dansworkshop?: Reserveer minimaal 60 minuten voor het opbouwen en testen. Open de zaal bij voorkeur 30 minuten voor de start, zodat registratie, naamkaartjes en ontvangst klaarstaan voordat deelnemers binnenkomen.
Hoeveel drank heb je nodig bij een dansworkshop?: Zet voor de workshop minimaal 0,5 liter water per deelnemer klaar en vul tijdens actieve onderdelen bij. Voor een pauze van 20 tot 30 minuten kun je daarnaast per persoon één kop koffie of thee rekenen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.