Zo organiseer je een danspicknick

Begin niet met hapjes of muziek, maar met het park, de datum en de regels voor gebruik van de locatie. Leg daarna leveranciers, materiaal en vervoer vast, zodat je weet wat er op de dag beschikbaar is. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen voordat je boodschappen doet en werk het muziek- en dansprogramma uit. Plan in de laatste week een weerbesluit, controleer accu’s en batterijen en wijs per onderdeel een verantwoordelijke aan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Parklocatie reserveren
2
Vergunningen controleren
3
Leveranciers vastleggen
4
Datum en locatie bevestigen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
9
Dansactiviteiten plannen
2 personen
10
Weersvoorspelling volgen
11
Materiaal reserveren
12
Vervoer regelen
13
Draaiboek afmaken
2 personen
14
Contactlijst controleren
15
Vrijwilligers inplannen
16
Allergenenkaart maken
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Muziek afspeellijsten downloaden
22
Accu's en batterijen laden
23
Weerplan communiceren
24
Locatie inspecteren
2 personen
25
Materialen naar locatie brengen
4 personen
26
Partytenten opbouwen
4 personen
27
Picknickkleden uitspreiden
3 personen
28
Tafels opstellen
3 personen
29
Stoelen plaatsen
3 personen
30
Buffet inrichten
3 personen
31
Drankenstation inrichten
2 personen
32
Muziekinstallatie plaatsen
2 personen
33
Muziek testen
2 personen
34
Verlichting ophangen
3 personen
35
Decoratie ophangen
3 personen
36
Route en ingang markeren
2 personen
37
Afvalpunten plaatsen
2 personen
38
Toiletten controleren
39
Allergeneninformatie klaarleggen
40
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

41
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
42
Bezoekers verwelkomen
2 personen
43
Programma aankondigen
44
Dansworkshop begeleiden
2 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Buffet aanvullen
2 personen
48
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
49
Muziekprogramma bedienen
50
Dansvloer vrijhouden
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Picknicktafels schoonhouden
2 personen
53
Avondprogramma aankondigen
54
Verlichting controleren
55
Afscheid aankondigen
56
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

57
Muziek uitschakelen
58
Eten en drinken veilig opbergen
3 personen
59
Decoratie verwijderen
3 personen
60
Tenten afbreken
4 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Locatie schoonmaken
4 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Koelboxen leegmaken
2 personen
66
Overgebleven eten controleren
2 personen
67
Apparatuur reinigen
2 personen
68
Materialen terugbrengen
3 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Vermiste spullen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Picknickkledenaantal 15
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Muziektablet
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 3
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Handmegafonen

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 70
Herbruikbare bekersaantal 100
Wijnglazenaantal 50
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 12
Broodmandenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
IJslepelsaantal 3
Waterkannenaantal 8
Flessenopenersaantal 3
Koelelementenaantal 20
Isolatiedekensaantal 2
Bewaardozenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Koeltas voor dieetetenaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Papieren waaiersaantal 20
Tafelkledenaantal 8
Menubordenaantal 4
Krijtbordenaantal 3
Naamkaartjeshoudersaantal 4

Sportmateriaal

Draagbare dansvloer
Danslintenaantal 20
Bluetooth afstandsbediening

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 3
Blikvangersaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Afwasteilenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 4
EHBO-kit

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het park en controleer vergunningen zodra je een datum hebt; regel dit bij voorkeur minimaal 6 weken vooraf. Zo voorkom je dat een dansprogramma en leveranciers klaarstaan voor een locatie die niet gebruikt mag worden.
Maak de indeling op papier: houd ruimte vrij voor dansen en zet partytenten, tafels en buffetten zo dat deelnemers niet door de danszone hoeven te lopen. Plan ook een droge plek voor muziekapparatuur en materialen.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf. Maak een allergenenkaart en pas daarna je boodschappenlijst aan; losse informatie aan de buffettafel leidt snel tot vergissingen.
Test muziek, microfoon en Bluetoothspeakers vóór vertrek en laad accu’s, powerbanks en batterijen volledig op. Neem verlengkabels, stekkerdozen en reservebatterijen mee, want in een park is een stopcontact meestal niet vanzelfsprekend.
Maak 24 tot 48 uur vooraf een concreet weerplan en communiceer dat aan iedereen. Plan vrijwilligers voor opbouw, ontvangst, buffet, muziek en opruimen; laat hen op de dag zelf minstens 60 minuten voor de start aanwezig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een danspicknick organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met parkreservering, vergunningen en leveranciers. Verstuur uitnodigingen zodra datum en locatie bevestigd zijn en sluit aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de picknick.
Hoeveel drank moet ik meenemen naar een danspicknick?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Neem extra water mee bij warm weer en koel de dranken uiterlijk de avond ervoor.
Wanneer moet ik het weerplan voor een danspicknick communiceren?: Volg de voorspelling vanaf 5 dagen vooraf en neem 24 tot 48 uur voor de start een besluit. Communiceer dan direct of de picknick doorgaat, wordt aangepast of een andere locatie of tijd krijgt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een danspicknick?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor elke 10 tot 15 deelnemers, met aparte aanspreekpunten voor muziek, buffet, ontvangst en opruimen. Laat de opbouwploeg 60 minuten voor aanvang starten en houd een contactlijst bij.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.