Checklist voor een goed georganiseerd damtoernooi

Een damtoernooi vraagt om meer dan damstellen en een wedstrijdschema. Je moet vooraf het format en de inschrijving vastleggen, deelnemersinformatie verzamelen en prijzen regelen. Op de dag zelf bepalen een duidelijke ontvangst, genummerde damborden en een werkende uitslagenregistratie het tempo. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in logische stappen af te werken en voorkom dat spelmateriaal, printwerk of catering pas op het laatste moment wordt geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Toernooiformat bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Prijzen en herinneringen bestellen
Wedstrijdindeling voorbereiden
2 personen
Spelregels afdrukken
Deelnemerslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen controleren
Spelmateriaal controleren
2 personen
Locatie en sleutels ophalen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Damtafels inrichten
3 personen
Inschrijvingstafel klaarzetten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Techniek en verlichting testen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Inschrijving en betaling verwerken
2 personen
Startuitleg geven
Wedstrijden begeleiden
3 personen
Uitslagen registreren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzetafels opruimen
2 personen
Finalisten bekendmaken
Finale begeleiden
2 personen
Winnaars huldigen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Damtafels afbreken
3 personen
Meubilair terugzetten
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies en materiaal afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslagen en foto’s versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Inschrijvingstafel
Afvalbakkenaantal 4

Sportmateriaal

Damstellenaantal 24
Dambordenaantal 24
Damstenenaantal 24
Dambordzakkenaantal 24
Dambordnummersaantal 24
Wedstrijdklokkenaantal 12
Reserve damstenenaantal 4
Reserve dambordenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 2
Tafelmicrofoon

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 60
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Welkomstbord
Ronde tafelkaartjesaantal 24
Pijlbordjesaantal 6
Prijsbekersaantal 3
Medaillelintenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Vuilnisgrijper
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het toernooiformat en de uiterste aanmelddatum vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo weet je hoeveel rondes, tafels en damborden je nodig hebt en kun je de wedstrijdindeling voorbereiden.
Print de deelnemerslijst, spelregels en wedstrijdindeling uiterlijk de dag vóór het toernooi. Houd daarnaast reserve-exemplaren achter de inschrijvingstafel voor wijzigingen of zoekgeraakte papieren.
Controleer per speelplek een dambord, damset, bordnummer en wedstrijdklok. Leg reserve-damstenen en reserve-damborden apart klaar, zodat een ontbrekend onderdeel geen ronde ophoudt.
Plan de opbouw ruim vóór de ontvangst: tafels en stoelen plaatsen, damtafels inrichten, inschrijving klaarzetten en techniek testen. Controleer laptop, printer, verlengsnoeren en stekkerdozen voordat deelnemers binnenkomen.
Zet dranken tijdig koud en verdeel catering over een aparte plek, weg van de damborden. Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en controleer prijzen en herinneringen voordat de eerste wedstrijd start.

Veelgestelde vragen

Hoeveel damtafels heb ik nodig voor een damtoernooi?: Reken per gelijktijdige wedstrijd op één damtafel met één dambord en één damset. Bepaal het aantal na het vastleggen van het format en de deelnemerslijst; plan daarnaast reserveborden en reserve-damstenen.
Wanneer moet ik de wedstrijdindeling voor een damtoernooi maken?: Maak de eerste indeling zodra de aanmeldingen zijn verwerkt en controleer haar uiterlijk de dag vóór het toernooi. Print dan ook de deelnemerslijst en spelregels, zodat je op de dag zelf alleen laatste wijzigingen hoeft te verwerken.
Hoe lang van tevoren moet ik een damtoernooi voorbereiden?: Regel datum, locatie, format en uitnodigingen eerst en verzamel aanmeldingen en dieetwensen vóór je boodschappen en prijzen definitief maakt. Plan de opbouw op de toernooidag ruim vóór de ontvangst, zodat techniek en verlichting nog getest kunnen worden.
Wat moet ik klaarzetten bij de inschrijving van een damtoernooi?: Zet de inschrijvingstafel klaar met de deelnemerslijst, wedstrijdinformatie en eventuele betaalregistratie. Leg laptop, printer en een stroomvoorziening binnen bereik en houd een reservekopie van de lijst beschikbaar voor wijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.