Checklist voor een goed georganiseerde damesfietstocht

Een damesfietstocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je regelt vooraf de deelnemers, dieetwensen, pauze- en eetlocatie, routebestanden en materiaal voor pech onderweg. Op de dag zelf moeten onder meer de start, fietsparkeerplaats, routeborden, lunch en drank klaarstaan. Deze checklist zet de voorbereiding in een praktische volgorde, zodat je minder snel iets vergeet of pas op het laatste moment moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Route uitwerken
2 personen
Route vooraf fietsen
2 personen
Pauzelocatie reserveren
Eetlocatie reserveren
Routebeschrijving maken
Routebestanden delen
Weersverwachting controleren
Deelnemers informeren over weer
Boodschappen doen
3 personen
Fietsen en materiaal verzamelen
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Startpakketjes samenstellen
3 personen
Dorstlessers koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Lunchbuffet voorbereiden
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Versiering ophangen
2 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
Fietsparkeerplaats inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Startpakketten uitdelen
2 personen
Fietsen kort controleren
2 personen
Route en verkeersregels uitleggen
Voorste groep begeleiden
2 personen
Achterste groep begeleiden
2 personen
Pauzepost bemannen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Foto's maken
Lunch en hapjes serveren
3 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Diner serveren
3 personen
Dranken bij het diner aanvullen
2 personen
Afsluiting en bedankje verzorgen

Nazorg

Servies afruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Routeborden verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Materiaal terugbrengen
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Fietsmateriaal controleren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Biertafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 6

Sportmateriaal

Routebordenaantal 20
Pionnenaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 8
Fietspompenaantal 3
Fietsreparatiesetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 10
Fluitjesaantal 6
Fietsstatievenaantal 2

Apparatuur

Draagbare speaker
Powerbanksaantal 4
Verlengsnoerenaantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Scharenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Koffiekopjesaantal 40

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Fiets de volledige route vooraf en controleer onderweg kruisingen, wegwerkzaamheden en plekken waar routeborden of pionnen nodig zijn. Deel de routebeschrijving en routebestanden uiterlijk enkele dagen voor vertrek met alle deelnemers.
Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en geef het aantal deelnemers door aan de pauze- en eetlocatie. Controleer de lijst opnieuw één week voor de tocht, omdat afmeldingen en extra aanmeldingen vaak laat binnenkomen.
Plan naast een fietspomp ook fietsreparatiesets en reservebinnenbanden bij de begeleiding. Neem per groep meerdere reflecterende hesjes mee en spreek vooraf af wie de pechhulp en routecontrole op zich neemt.
Koel dorstlessers en zet herbruikbare bekers, koelboxen en thermoskannen vóór de start klaar. Reken voor een tocht met lunch op extra drinken bij de pauze; dorst ontstaat vaak eerder dan de geplande eetstop.
Test de draagbare speaker, powerbanks, verlengsnoeren en eventuele verlichting de dag vóór het evenement. Bouw partytenten en tafels niet pas tijdens de ontvangst op, maar zorg dat de start- en lunchplek minstens 60 minuten vooraf bruikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een damesfietstocht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de uitnodigingen en route. Reserveer pauze- en eetlocatie zodra je een verwacht deelnemersaantal hebt; controleer de definitieve deelnemerslijst ongeveer 7 dagen voor vertrek.
Hoeveel drinken neem je mee voor een damesfietstocht?: Voor het eerste uur kun je rekenen op ongeveer 0,5 tot 0,75 liter drinken per deelnemer, afhankelijk van temperatuur en inspanning. Voorzie daarnaast drinken bij de pauze en houd extra voorraad achter de hand in koelboxen.
Wat neem je mee voor pech onderweg tijdens een fietstocht?: Neem per begeleidende groep minstens één fietspomp, één fietsreparatieset en meerdere reservebinnenbanden mee. Spreek vóór de start af wie deze spullen draagt en wie deelnemers bij pech begeleidt.
Wanneer controleer je het weer voor een damesfietstocht?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 3 tot 4 uur voor vertrek. Informeer deelnemers direct bij wijzigingen over kleding, regen, hitte of een aangepast programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.